Si vous utilisez Outlook depuis un certain temps, vous avez probablement mis en place quelques règles pour vous aider à gérer votre raz-de-marée d’e-mails. Si vous avez un nouvel ordinateur ou si vous réinstallez Windows, vous n’avez pas besoin de tous les configurer à nouveau, il suffit de les exporter.
Une règle dans Outlook est une série d’étapes que vous configurez pour effectuer automatiquement des actions spécifiques sur les messages électroniques à mesure qu’ils sont reçus. Par exemple, vous pouvez afficher automatiquement une notification lorsque vous recevez des e-mails importants, déplacer des e-mails similaires dans un dossier spécifique ou marquer un message pour un suivi à un moment précis.
Heureusement, Outlook a un moyen de sauvegarder ces règles. Cela est utile si vous devez réinstaller Windows, configurer Outlook sur un nouvel ordinateur ou partager vos règles avec d’autres personnes.
Comment exporter vos règles Outlook
Pour commencer, assurez-vous que l’onglet «Accueil» est actif. Dans la section «Déplacer», cliquez sur «Règles» et sélectionnez «Gérer les règles et alertes» dans le menu déroulant.
REMARQUE: Vous pouvez également accéder aux règles et alertes en cliquant sur l’onglet «Fichier», puis en cliquant sur le bouton «Gérer les règles et alertes» sur l’écran «Informations sur le compte».
La boîte de dialogue «Règles et alertes» s’affiche. Dans l’onglet «Règles de messagerie», cliquez sur «Options» dans la barre d’outils au-dessus de la liste des règles que vous avez créées.
REMARQUE: toutes les règles répertoriées ici seront sauvegardées, pas seulement les règles sélectionnées.
Dans la boîte de dialogue «Options», cliquez sur «Exporter les règles».
La boîte de dialogue «Enregistrer les règles exportées sous» s’affiche. Accédez au dossier dans lequel vous souhaitez enregistrer votre fichier de sauvegarde de règles. Entrez un nom pour votre fichier de sauvegarde dans la zone d’édition «Nom de fichier». Le type «Règles de l’assistant de règles (* .rwz)» est sélectionné par défaut dans la liste déroulante «Enregistrer sous le type» et l’extension .rwz est automatiquement ajoutée au fichier. Si vous partagez vos règles avec d’autres personnes utilisant la même version d’Outlook que vous, cliquez sur «Enregistrer». Si vous partagez votre fichier de règles avec une personne utilisant une ancienne version d’Outlook, vous devrez sélectionner un autre type de fichier de règles avant d’enregistrer le fichier, comme indiqué ci-dessous.
En plus du format de fichier de règles pour la version actuelle d’Outlook, la liste déroulante «Enregistrer sous le type» fournit trois formats supplémentaires pour le fichier de règles, pour les personnes qui utilisent encore Outlook 2002, 2000 ou 98. Sélectionnez l’un des ces options si nécessaire, puis cliquez sur «OK» pour enregistrer le fichier de règles.
REMARQUE: si vous partagez vos règles avec plusieurs personnes à l’aide de différentes anciennes versions d’Outlook, sélectionnez la version la plus ancienne, car les anciens fichiers de règles peuvent toujours être ouverts dans les versions plus récentes d’Outlook.
Une fois que vous avez exporté votre fichier de règles, cliquez sur «OK» dans les deux boîtes de dialogue «Options» et «Règles et alertes» pour revenir à l’écran principal de messagerie (ou à l’écran «Informations sur le compte», selon l’endroit où vous avez commencé).
Vous pouvez maintenant sauvegarder le fichier .rwz résultant sur n’importe quel lecteur externe ou réseau ou le partager avec d’autres personnes.
Comment importer vos règles Outlook
Maintenant, disons que vous avez configuré votre nouvel ordinateur, installé Office, importé le fichier de données Outlook que vous avez sauvegardé (les règles ne sont pas enregistrées dans les fichiers de données Outlook) à partir de votre ancien ordinateur et que vous êtes prêt à consulter vos e-mails. Importons les règles que vous avez créées et sauvegardées, afin qu’Outlook puisse automatiquement agir sur les e-mails dès leur réception. Ouvrez la boîte de dialogue «Règles et alertes» de l’une des deux manières évoquées précédemment. Notez que la liste des règles est vide. Pour résoudre ce problème et importer vos règles, cliquez sur «Options».
Dans la boîte de dialogue «Options», cliquez sur «Règles d’importation».
La boîte de dialogue «Importer les règles de» s’affiche. Accédez au dossier dans lequel vous avez enregistré votre fichier de sauvegarde de règles, sélectionnez le fichier .rwz, puis cliquez sur «Ouvrir».
Vous remarquerez que la liste des règles de la boîte de dialogue «Règles et alertes», derrière la boîte de dialogue «Options» encore ouverte, se remplit de vos règles personnalisées. Cliquez sur «OK» dans la boîte de dialogue «Options» pour la fermer et revenir à la boîte de dialogue «Règles et alertes».
Si vous avez vérifié les e-mails avant d’importer vos règles, vous pouvez les exécuter maintenant sur l’e-mail que vous avez déjà reçu. Pour ce faire, cliquez sur «Exécuter les règles maintenant» dans la barre d’outils au-dessus de la liste des règles de la boîte de dialogue «Règles et alertes».
Dans la boîte de dialogue «Exécuter les règles maintenant», sélectionnez les règles que vous souhaitez exécuter et cliquez sur «Exécuter maintenant». Une fois les règles exécutées, cliquez sur «Fermer» puis sur «OK» dans la boîte de dialogue «Règles et alertes» pour la fermer. Désormais, vos règles s’exécuteront automatiquement, en vérifiant les e-mails que vous recevez et en effectuant les actions que vous avez spécifiées, le tout dans les coulisses.
REMARQUE: certaines règles peuvent ne pas fonctionner sur d’autres ordinateurs si des dossiers, des personnes, etc. spécifiques sont utilisés dans les règles créées sur l’ordinateur d’origine, mais ne sont pas disponibles sur les autres ordinateurs.
