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Utilisez plutôt OHIO pour trier vos e-mails

NicoElNino / Shutterstock

Email n’est ni mort ni obsolète. Il augmente en fait de plus de 10 milliards d’e-mails par jour et trop de ceux-ci finiront dans votre boîte de réception. Voici comment prendre en main et ne pas les laisser vous submerger.

Si votre boîte de réception est un désert de blanc minimaliste et que vous traitez rapidement les e-mails occasionnels qui osent souiller la propreté immaculée, ce n’est probablement pas pour vous. Nous avons beaucoup plus de choses à lire qui vous intéresseront davantage. Mais si vous avez une boîte de réception contenant des centaines, des milliers, voire des dizaines de milliers d’e-mails, vous avez besoin d’un moyen de maîtriser les choses. «Inbox Zero», qui vise à garder votre boîte de réception vide, est à la mode, mais nous avons une solution supérieure.

Nous allons nous concentrer sur un système connu sous le nom d’OHIO, ou «Ne le manipuler qu’une seule fois», mais pas d’une manière que beaucoup de gens l’ont mal interprétée. OHIO est un principe de gestion de l’information qui dit simplement que vous ne devez traiter les informations que le plus petit nombre de fois nécessaire, idéalement une fois. En tant qu’aide à l’efficacité, cela est très utile. Mais, comme pour toutes les bonnes idées, certaines personnes l’ont poussé à l’extrême et ont prêché l’OHIO comme une règle d’or qui doit être prise à la lettre. C’est à la fois inutile et contre-productif, en particulier lorsqu’il s’agit de traiter les e-mails.

Que signifie «OHIO»?

« Ne le manipuler qu’une fois » ne signifie pas que vous devez lire un e-mail une fois et ne jamais le relire – cela n’a aucun sens. Parfois, vous devez lire un e-mail plusieurs fois pour le comprendre, surtout si la personne qui l’envoie ne comprend pas la brièveté. OHIO ne signifie pas non plus que vous ne devriez plus jamais voir le contenu de l’e-mail une fois qu’il a quitté la boîte de réception. Cela n’a pas de sens non plus car cela vous oblige à répondre à chaque e-mail sur-le-champ, sans réfléchir à vos priorités ou responsabilités actuelles.

Ce que signifie «Ne le gérer qu’une seule fois», c’est qu’après avoir compris l’e-mail, vous devez le traiter – «le gérer» – puis le supprimer ou l’archiver. Vous pouvez voir les informations dans l’e-mail plusieurs fois dans le cadre d’une tâche de liste de tâches ou en préparation d’une réunion, mais vous ne devriez plus jamais voir l’e-mail dans votre boîte de réception. Vous ne le manipulez qu’une seule fois.

Pourquoi l’OHIO est-il utile?

OHIO est assez simple à comprendre, mais pourquoi le recommandons-nous? Quel est l’avantage de ne traiter qu’une seule fois un e-mail dans votre boîte de réception? Eh bien, la réponse est simple: votre boîte de réception n’est pas une archive, une poubelle, un classeur ou un dépotoir. C’est une boîte de réception!

Lorsque vous avez des centaines ou des milliers d’e-mails dans votre boîte de réception, ils sont rapidement enterrés et hors de vue, c’est hors de votre esprit. Il est beaucoup plus difficile de trouver des e-mails spécifiques, cela ralentit le fonctionnement de votre client de messagerie (même si vous accédez à votre messagerie via un navigateur comme Gmail), et il utilise votre stockage (ce qui est un problème particulier si vous utilisez Outlook ou Apple Mail) applications sur votre téléphone).

L’essentiel: il ne sert à rien de garder tous vos e-mails dans votre boîte de réception et de nombreuses bonnes raisons de ne pas le faire. « Ne le manipuler qu’une fois » est un système qui vous encourage à utiliser un e-mail une fois que vous l’avez lu – à le gérer – et que vous archiviez finalement l’e-mail ou supprimiez l’e-mail, il ne restera pas dans votre boîte de réception.

Que signifie exactement «gérer»?

« Gérer » signifie qu’une fois que vous avez compris l’e-mail, vous effectuez une ou plusieurs des opérations suivantes:

  • Répondez à l’e-mail.
  • Transférez l’e-mail.
  • Organisez une réunion sur l’e-mail.
  • Transformez l’e-mail en élément de liste de tâches.
  • Ne rien faire (si aucune des quatre options ci-dessus n’est nécessaire)

Après avoir fait tout ce que vous devez faire avec l’e-mail, vous supprimez l’e-mail ou l’archivez. Vous ne laissez pas l’e-mail dans votre boîte de réception une fois que vous l’avez traité.

Vous n’avez pas le temps de gérer un e-mail maintenant? C’est très bien, vous ne poursuivez pas Inbox Zero, et un e-mail persistant dans votre boîte de réception n’est pas un échec, seulement une tâche que vous n’avez pas encore abordée. Assurez-vous simplement de traiter l’e-mail lorsque vous avez une minute.

OK, cela a du sens. Comment mettre en œuvre OHIO?

Le moyen le plus simple de mettre en œuvre OHIO est d’utiliser un organigramme simple.

Un organigramme simple

Pour chaque e-mail que vous avez dans votre boîte de réception, vous le gérez, puis vous supprimez ou archivez l’e-mail. C’est ça.

Si cela semble étrangement simple, c’est parce que c’est le cas. OHIO en tant que principe simple, et la mise en œuvre doit être simple également. Le but est de vous aider à maîtriser votre boîte de réception en la vidant à l’aide d’un simple processus de prise de décision. Lorsque vous regardez un e-mail, vous y répondez, le transférez, organisez une réunion à son sujet, le transformez en élément de liste de tâches ou ne faites rien si aucune de ces options n’est nécessaire. Vous supprimez ensuite l’e-mail si vous n’avez pas besoin de le conserver et l’archivez si vous le faites. Rincez et répétez avec l’e-mail suivant jusqu’à ce que votre boîte de réception soit vide.

Si cela ressemble étrangement à une autre façon de réaliser « Boîte de réception zéro»Alors ne vous inquiétez pas, ce n’est pas le cas. Ou du moins, pas de la façon dont les gens pensent généralement à Inbox Zero. Oui, il y a un avantage (et une satisfaction) à avoir une boîte de réception vide, mais ce n’est pas le but ultime ici. OHIO vous aidera à atteindre le but de la philosophie Inbox Zero, qui est que vous ne passez que le temps dont vous avez besoin dans votre boîte de réception et que ce n’est pas une source de stress pour vous.

Cela peut prendre des jours ou des semaines pour vider votre boîte de réception en utilisant OHIO, alors ne perdez pas courage. Chaque email que vous OHIO est une victoire! Et tant que vous êtes à l’aise avec le courrier que vous avez dans votre boîte de réception, tout va bien. L’OHIO est un processus, pas un objectif. Voici quelques conseils pour vous aider à réussir.

  • Commencez par essayer de traiter l’e-mail d’aujourd’hui. Essayez de ne pas avoir d’e-mail à partir d’aujourd’hui dans votre boîte de réception lorsque vous quittez le travail le soir.
  • Réservez un peu de temps chaque vendredi (ou quel que soit votre dernier jour de la semaine de travail) pour gérer les e-mails de la semaine qui vient de s’écouler et qui se sont glissés.
  • Configurez les options du volet de lecture dans Outlook comme vous le souhaitez ou activez le volet de prévisualisation masqué dans Gmail.
  • Si vous êtes dans Gmail, vous disposez d’un bouton Archiver et d’un bouton Supprimer. Utilise les!
  • Si vous êtes dans Outlook, configurez une étape rapide pour marquer un élément comme lu et l’archiver en une seule opération.
  • Utilisez votre smartphone pour gérer vos e-mails lorsque vous faites la queue dans un magasin, dans un train, assis dans un Uber ou Lyft, ou chaque fois que vous avez du temps pendant une journée de travail.

Surtout, continuez! L’e-mail continuera à arriver, mais si vous pouvez le maîtriser en utilisant OHIO, il est beaucoup plus facile de rester au courant à l’avenir.

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