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Utilisez Google Docs ou Office Web Apps au lieu de Microsoft Office

Microsoft a récemment lancé Office 2013 ainsi qu’Office 365, un service d’abonnement. Office 365 vous coûtera 9,99 $ par mois ou 99 $ par an, tandis qu’Office 2013 vous coûtera 219,99 $ pour l’édition Famille et Entreprise, qui ne peut être utilisée que sur un PC à la fois.

Avant d’ouvrir votre portefeuille, prenez du recul et demandez-vous si vous avez vraiment besoin de Microsoft Office. Si vous êtes comme la plupart des utilisateurs à domicile, des étudiants et même de nombreux utilisateurs professionnels, vous n’avez pas vraiment besoin de Microsoft Office. Il existe des suites bureautiques de haute qualité que vous pouvez utiliser à la place.

Les suites bureautiques Web sont gratuites

Google Docs est entièrement gratuit. Il peut être utilisé sur autant d’appareils que vous le souhaitez et propose même des applications pour smartphone et tablette afin que vous puissiez consulter rapidement vos documents sur un appareil mobile.

Microsoft propose également ses propres applications Web Office gratuites, qui sont en concurrence avec Google Docs. Les Office Web Apps de Microsoft sont également entièrement gratuites et ne nécessitent aucun frais d’abonnement. Vous accédez à Office Web Apps de Microsoft dans un navigateur, comme vous le faites avec Google Docs.

Face à la perspective de payer des centaines de dollars chaque fois que Microsoft publie une nouvelle version d’Office ou de dépenser 1000 dollars au cours des dix prochaines années sur un abonnement Office 365, vous devriez sérieusement envisager si l’une de ces suites bureautiques gratuites peut répondre à vos besoins.

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Avez-vous vraiment besoin de Microsoft Office complet?

La version de bureau complète de Microsoft Office regorge de fonctionnalités, dont la plupart ne se trouvent pas dans Google Docs ou même dans Office Web Apps de Microsoft. Si vous écrivez un livre et avez besoin de créer un index à l’aide de Microsoft Word, de gérer une base de données compliquée avec Microsoft Access ou d’utiliser des macros complexes dans Microsoft Excel, ces solutions ne vont pas le couper.

D’autre part, si vous utilisez votre suite bureautique pour rédiger des documents Word standard, créer des présentations simples ou assembler des feuilles de calcul avec des formules, Google Docs ou Office Web Apps fonctionnera pour vous.

Google Docs peut exporter vos documents aux formats Microsoft Office et aux fichiers PDF. Office Web Apps est créé par Microsoft et devrait avoir une excellente compatibilité avec les formats Microsoft Office. Vous pouvez même héberger votre document en ligne en tant que page Web pour un partage facile avec d’autres.

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Avantages d’une suite Office basée sur le Web

En plus d’être gratuite, une suite bureautique basée sur le Web est disponible partout et comprend d’excellentes fonctionnalités de collaboration – les deux suites bureautiques permettent aux utilisateurs de travailler sur le même document en même temps sur Internet. Il n’y a pas de logiciel de bureau à installer, vous pouvez donc vous connecter à votre navigateur et commencer à travailler sur n’importe quel PC sans avoir à installer une suite bureautique locale.

Vos documents seront toujours synchronisés sur tous les ordinateurs portables et de bureau que vous utilisez – vous pouvez même y accéder à partir d’un smartphone ou d’une tablette. Ils sont stockés en ligne, il n’y a donc qu’une seule copie maîtresse et vous ne les perdrez pas si le disque dur de votre ordinateur meurt.

Le manque de fonctionnalités dans ces suites bureautiques peut même être un avantage. Google Docs et Office Web Apps offrent des interfaces plus simples, ce qui facilite la recherche des fonctionnalités les plus importantes que vous utilisez.

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Qu’en est-il du support hors ligne?

Que votre FAI ait des problèmes avec votre connexion Internet, que vous soyez dans un avion au-dessus de l’Atlantique ou que vous essayez de travailler dans un tunnel de métro, il peut être essentiel d’avoir un accès hors ligne à la suite bureautique de votre choix.

Google Docs offre une assistance hors ligne, bien que cela ne fonctionne que dans Google Chrome. Si vous utilisez Google Chrome, vous pouvez activer l’accès hors connexion dans Google Drive. Vous pourrez afficher, modifier et créer des documents, des feuilles de calcul, des présentations et des dessins hors ligne. Vos modifications seront synchronisées lors de votre prochaine connexion à Internet.

Office Web Apps de Microsoft, ils n’offrent aucune fonctionnalité hors ligne. Pour modifier des documents hors ligne, vous aurez besoin de la suite Microsoft Office complète pour votre bureau.

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Google Docs et Office Web Apps

Google Docs a été le pionnier des suites bureautiques basées sur le Web. il offre toujours les fonctionnalités d’Office Web Apps, telles que la possibilité de créer, modifier et afficher vos documents hors connexion. Il enregistre également automatiquement les documents pendant que vous travaillez dessus, tandis qu’Office Web Apps vous oblige à enregistrer vos documents manuellement. Si vous rencontrez un problème de connexion ou si votre navigateur se bloque, votre document sera en sécurité dans Google Docs, alors qu’il ne sera peut-être pas accessible dans l’application Web Word. Cependant, l’application Web Word dispose d’une fonction de «récupération de document» qui peut vous aider.

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Office Web Apps de Microsoft a suivi plus tard. Son interface est plus familière si vous êtes habitué à l’interface ruban dans les versions récentes de Microsoft Office.

Un point négatif avec Office Web Apps est qu’il propose des boutons dans son interface pour ouvrir vos documents dans les versions de bureau de Word, Excel ou PowerPoint. Ces boutons servent de rappel omniprésent que vous n’utilisez pas l’expérience bureautique préférée de Microsoft, tandis que Google Docs est la principale suite bureautique de Google. Les Office Web Apps essaient de vous pousser à acheter l’intégralité de Microsoft Office.

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Google Docs est accessible depuis Google Drive, tandis que Office Web Apps s’intègre au site Web SkyDrive de Microsoft. Nous connaissons le mieux Google Docs et c’est l’option la plus mature à bien des égards avec la prise en charge hors ligne, l’enregistrement automatique et d’autres fonctionnalités. Office Web Apps ne dispose toujours pas de ces fonctionnalités importantes, mais si vous aimez l’interface du ruban Office et souhaitez la meilleure compatibilité avec la mise en forme dans les formats de fichiers Microsoft Office, vous pouvez préférer Office Web Apps. N’hésitez pas à essayer les deux.

Autres alternatives gratuites

De toute évidence, Google Docs et Office Web Apps ne sont pas les seules alternatives à Microsoft Office. Il existe de nombreuses alternatives, mais nous en mentionnerons deux bonnes que vous pouvez télécharger sur votre ordinateur et utiliser localement si vous préférez une suite bureautique locale gratuite.

  • LibreOffice: LibreOffice est un projet activement développé basé sur OpenOffice. C’est une suite bureautique puissante avec une grande variété de fonctionnalités. Il ne peut pas correspondre à toutes les fonctionnalités de Microsoft Office, mais il est plus complet que les applications Web ci-dessus. Cependant, cela le rend également plus compliqué que les applications Web ci-dessus.
  • Abiword: Abiword est un programme de traitement de texte très simple qui fonctionne bien si vous ne faites que rédiger des documents de base. Il est petit, rapide à télécharger et très léger.

Microsoft Office est la référence en matière de suites bureautiques – nous le savons et n’allons pas discuter. Office est la suite bureautique la plus puissante et la plus riche en fonctionnalités. Mais la plupart des utilisateurs à domicile et des étudiants – et même de nombreux utilisateurs professionnels – n’ont pas besoin de l’étalon-or. Ils ont besoin de quelque chose qui réponde bien aux bases, et Google Docs et Office Web Apps sont tous deux éligibles. En tant que produits gratuits, ils constituent une meilleure option pour de nombreuses personnes que Microsoft Office complet et payant.

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