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Stocker, modifier et partager des documents avec Microsoft Web Apps

L’une des fonctionnalités les plus intéressantes disponibles avec la nouvelle version d’Office 2010 de Microsoft est la possibilité de partager et de modifier des documents avec leur service Office Web Apps. Aujourd’hui, nous examinons son fonctionnement avec Office 2010.

Il y a quelque temps, nous avons examiné la fonctionnalité Office Live Web Apps et ce à quoi vous pouvez vous attendre. Ici, nous allons examiner de plus près ses fonctionnalités avec Office 2010 et ce que vous pouvez accomplir avec le nouveau service.

Utilisation de Microsoft Live Web Apps avec Office 2010

Dans cet exemple, nous examinons le partage de documents MS Office et leur préparation pour la collaboration en ligne. Avant de partager un document, vous pouvez cliquer sur l’onglet Fichier qu’ils appellent la vue Backstage. Il comprend la fonctionnalité qui vous permet d’inspecter le document, de vérifier l’accessibilité et de vérifier la compatibilité.

Dans l’inspecteur de document, choisissez le type de contenu que vous souhaitez analyser.

Il vous donne les résultats et vous pouvez cliquer pour supprimer différents aspects du document.

Enregistrer sur SkyDrive

Cliquez sur l’onglet Partager sur le côté gauche où il vous donne des options pour partager le document sur vous SkyDrive, SharePoint, publier sur votre blog ou envoyer par e-mail.

Lorsque vous le partagez sur votre SkyDrive, vous êtes invité à vous connecter à votre compte Live.

Une fois connecté, vous pouvez sélectionner le dossier de votre SkyDrive dans lequel enregistrer le document.

Il faut un moment pour que la connexion soit établie, l’Explorateur s’ouvre et affiche les fichiers que vous avez dans le dossier SkyDrive et vous pouvez l’enregistrer comme vous le feriez normalement sur votre machine locale.

Pendant l’enregistrement du document, vous verrez une barre de progression au bas du document indiquant qu’il est en cours de téléchargement sur le serveur.

Office 2010 dispose d’une fonctionnalité appelée Centre de téléchargement qui vous permet de suivre les documents que vous téléchargez. De là, vous pouvez gérer les documents que vous téléchargez sur les serveurs.

Si les serveurs MS sont inaccessibles pour une raison quelconque, le document sera affiché comme un téléchargement en attente dans la section Backstage et vous pouvez essayer de le télécharger à nouveau ou annuler les modifications.

Accéder et modifier des documents en ligne

Pour accéder et modifier les documents téléchargés à partir du Web, vous devez vous connecter à votre compte Windows Live, accéder à SkyDrive et sélectionner le document sur lequel vous souhaitez travailler.

Dans l’écran suivant, vous-même et d’autres collaborateurs pouvez laisser des commentaires sur le document.

Pour partager un document avec d’autres personnes, vous devez vous assurer qu’ils ont l’autorisation d’accéder au dossier dans lequel les documents sont stockés, puis leur envoyer le lien de l’adresse Web.

Le service Web Apps a actuellement des fonctionnalités limitées par rapport à l’application de bureau, mais il permet des modifications de base et constitue un bon moyen de partager et de collaborer sur vos documents.

L’application Web PowerPoint vous permet d’effectuer des modifications rapides et de créer de nouvelles présentations de base. Il n’y a pas d’option d’enregistrement car les modifications apportées à une présentation sont automatiquement enregistrées.

Avec les présentations PowerPoint, vous pouvez lancer un diaporama. Ceci est pratique si vous souhaitez partager une présentation en mode lecture seule avec d’autres personnes sur le Web.

Actuellement, vous ne pouvez lire, imprimer ou ouvrir que Word Web Apps … il n’y a pas de possibilité de les modifier en ligne, mais selon Microsoft, cette option est en cours.

Conclusion

Office Web Apps est toujours en préversion technique et Office 2010 est en phase de test bêta, mais les deux sont disponibles pour tous et vous souhaiterez peut-être commencer maintenant. Il existe plusieurs façons de partager et d’accéder à des documents en ligne via Web Apps et d’utiliser SharePoint, ce qui est idéal pour les entreprises. Une autre chose intéressante à propos des applications Web est qu’elles fonctionneront avec des navigateurs autres qu’Internet Explorer. Selon le site, il prend officiellement en charge Internet Explorer 7 et 8, Firefox 3.5 et Safari 4 sur Mac, même si j’ai pu le faire fonctionner assez bien dans Google Chrome. Si vous recherchez un moyen simple de stocker, modifier et partager des documents en ligne ou à partir d’un appareil mobile, les applications Web sont une nouvelle fonctionnalité intéressante que vous pouvez commencer à utiliser dès maintenant.

Applications Web Microsoft Office

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