Vérifiez-vous vos e-mails plus souvent que nécessaire? Ressentez-vous des symptômes de sevrage si vous n’avez pas vérifié votre courrier électronique depuis un certain temps? La vérification compulsive des e-mails est une habitude malsaine qui vous empêche de faire des choses plus importantes. Utilisez une récompense positive pour établir une relation plus saine avec votre boîte de réception.
Le courrier électronique n’est pas toujours productif
Il y a trois raisons principales pour lesquelles le courrier électronique n’est pas toujours productif.
1. Le courrier électronique prend du temps à d’autres choses: Il peut être facile de justifier une vérification compulsive des e-mails parce que vous avez l’impression de faire quelque chose. Après tout, lire les messages, répondre à certains et vider votre boîte de réception devrait être une bonne chose. Mais ce n’est productif que lorsque cela est fait intentionnellement – pas pendant le temps qui est inversé pour d’autres tâches plus importantes.
2. Le courrier électronique ne peut pas être différent du chit-chat: Utiliser le courrier électronique pour communiquer avec des amis, des collègues ou des connaissances ne peut être différent du bavardage à la salle à manger. Si la conversation n’est pas si importante et dépasse le temps de pause raisonnable, elle vous distrait de votre travail.
3. Les e-mails concernent généralement d’autres personnes: Le courrier électronique vous encourage à répondre aux besoins, aux demandes et aux questions des autres, au lieu des vôtres. Le courrier électronique a une heure et un lieu dans votre journée, mais il doit avoir une heure et un lieu désignés. Pas n’importe quand vous avez envie de vérifier.
Diagnostiquez votre problème
Les gens font des choses compulsives pour toutes sortes de raisons. La raison la plus courante est d’éviter de vivre quelque chose de particulièrement désagréable. Si vous consultez vos e-mails dix fois par jour sans raison valable, vous essayez probablement d’éviter quelqu’un ou quelque chose.
La vérification forcée des e-mails pourrait être votre moyen d’éviter:
- Une échéance imminente
- bloc de l’auteur
- Incertitude sur ce qu’il faut faire ensuite
- Ennui
- Résoudre un problème important qui vous empêche de travailler
- Se préparer à un engagement planifié
- Travailler sur quelque chose
Explorez les raisons potentielles pour lesquelles vous consultez vos e-mails plus souvent que nécessaire pour diagnostiquer votre problème.
Reconnaissez votre habitude compulsive
La prochaine étape pour changer votre habitude compulsive de messagerie est de le suivre. Gardez un compte du nombre de fois que vous ouvrez votre boîte de réception. Notez le temps que vous passez en moyenne à chaque visite.
Gardez une attitude positive dans le processus. Ne vous jugez pas improductif, flou ou un échec lorsque vous identifiez des faiblesses ou des erreurs. L’auto-punition ne vous aidera pas à faire des changements positifs. Reconnaissez simplement vos modèles et explorez quelles peuvent être les motivations, comme indiqué ci-dessus.
Continuez à reconnaître votre habitude compulsive de courrier électronique jusqu’à ce que vous ne puissiez plus le supporter – jusqu’à ce que vous ne puissiez plus rester debout à ne rien faire. Parce que la seule façon d’aborder le comportement compulsif est de:
- 1. Accepter son existence
- 2. Être suffisamment honnête pour comprendre pourquoi
- 3. Avoir suffisamment de raison (s) convaincante (s) pour y remédier
Une fois que vous êtes vraiment motivé pour faire un changement, il est relativement facile de commencer par les petits pas.
Commencez avec des étapes de bébé et une récompense positive
La récompense positive vous aide à associer votre comportement souhaité à de bons sentiments et / ou à des commentaires positifs. Suivez les sept étapes ci-dessous pour faire de la visite de votre boîte de réception une pratique plus saine et plus productive.
Étape 1: créer un document de comptabilité par e-mail
Créez un document auquel vous vous référerez pour votre responsabilité de messagerie. Assurez-vous qu’il est suffisamment visuel et dynamique pour fonctionner. Vous allez ajouter du contenu à ce document dans les étapes suivantes, mais le personnaliser en fonction de vos préférences.
Étape 2: énoncez le changement de comportement souhaité (ou l’objectif final)
En haut du document, écrivez à quelle (fréquence) vous souhaitez en fin de compte vérifier votre courrier électronique.
Cela peut être aussi général que « Je ne veux pas vérifier mes e-mails aussi souvent » ou aussi spécifique que « Je veux vérifier mes e-mails uniquement à 10 h 00 et 15 h 00 chaque jour de la semaine et à 16 h 00 le week-end ».
Soyez plus précis sur votre objectif final et, si possible, indiquez les raisons de votre choix.
Étape 3: admettez vos faiblesses
Sous votre déclaration, indiquez les raisons pour lesquelles vous n’avez pas encore atteint cet objectif souhaité dans leurs lignes respectives.
Encore une fois, soyez précis et n’utilisez pas de langage inutilement dur, comme «je suis mauvais en gestion du temps» ou «je ne peux tout simplement pas me contrôler».
Utilisez un langage objectif qui vous permet de rester concentré sur ce qui se passe et pourquoi. Les déclarations plus fonctionnelles sont:
- «J’ai du mal à gérer mon temps lorsque j’ai des projets importants que je ne me sens pas prêt à terminer.»
- «J’ai du mal à résister à l’envie de vérifier mes e-mails, même si je sais que je n’en ai pas besoin, car je préfère ne pas avoir quelques instants de silence pour réfléchir à ce que je devrais vraiment faire.»
Essayez d’énumérer au moins cinq de vos faiblesses.
Disons que votre objectif est de vérifier votre boîte de réception une fois le matin et une fois en fin d’après-midi. Actuellement, vous le vérifiez environ une fois toutes les vingt minutes lorsque vous êtes sur l’ordinateur.
Voici cinq faiblesses potentielles qui vous gênent:
- Vous n’êtes pas enthousiasmé par vos autres tâches liées à l’ordinateur.
- Vous vous ennuyez en faisant la navette et en attendant en public, vous ne voulez pas interagir avec les gens autour de vous, et vous trouvez que vérifier le courrier sur votre iPhone passe le temps.
- Vous craignez de suspendre des questions ou des conversations par e-mail et souhaitez savoir quelle est la prochaine étape – dès que M. Smith vous répondra.
- Vous voulez plaire à M. Smith en lui répondant toujours rapidement, même s’il n’écrit pas votre chèque de paie et n’est pas particulièrement proche de vous.
- Vous espérez recevoir une alerte par e-mail indiquant que quelqu’un déclenchera une conversation avec vous sur votre Facebook, Twitter ou LinkedIn en guise de validation avec laquelle vous êtes assez important pour parler.
Ce n’est peut-être pas amusant d’explorer vos faiblesses en matière de vérification de vos e-mails, mais cela vous aidera à reprogrammer vos habitudes pour le mieux.
Étape 4: Identifiez vos défis en fonction de vos faiblesses
Maintenant, parcourez chaque faiblesse de votre liste et ajoutez une colonne supplémentaire à droite. Identifiez les situations (réelles ou imaginaires) au cours desquelles vous démontrez ces faiblesses.
Disons que vous avez «J’ai du mal à gérer mon temps lorsque j’ai des projets importants que je ne me sens pas prêt à terminer» dans la colonne de gauche.
Ensuite, dans la colonne de droite, décrivez la situation qui pose problème. Ce serait quelque chose comme «Avoir un projet important sur lequel travailler» ou «Avoir un projet important sur lequel travailler que je ne me sens pas prêt à terminer», ou même «Je ne suis pas sûr d’un projet important».
Une fois que vous serez conscient des situations difficiles, vous serez mieux préparé à y faire face.
Étape 5: Concevez une liste de contrôle des récompenses positives
Lorsque vous configurez vos colonnes décrivant vos faiblesses et comment elles surviennent, ajoutez une troisième colonne à droite.
Utilisez cette colonne pour répertorier les mesures à prendre pour surmonter les situations problématiques qui déclenchent les faiblesses qui vous empêchent de vérifier votre courrier électronique selon vos conditions, à la fréquence souhaitée.
Ensuite, ajoutez une quatrième colonne, où vous aurez l’espace pour cocher les instances lorsque vous accomplirez l’une des actions de la troisième colonne.
Voici une façon de formater votre document:
Vous remarquerez qu’il n’y a qu’une seule case à cocher pour chaque étape d’action. Tout au long de votre journée, vous pouvez effectuer cette étape plusieurs fois, alors ajoutez des colonnes de cases à cocher supplémentaires si nécessaire.
Étape 6: Récompensez-vous pour rester sur la tâche
Une fois votre document configuré, imprimez une copie ou laissez-la ouverte sur votre bureau. À partir de maintenant, vous vous référez à ce document pour apprendre comment vous visitez votre boîte de réception.
Chaque fois que vous cochez une case dans la colonne la plus à droite, vous pouvez vérifier votre messagerie – faites-le en sachant que vous l’avez bien mérité. Les sentiments positifs associés à la vérification de votre courrier électronique que vous accomplissez quelque chose de significatif vous inciteront à regarder votre boîte de réception de différentes manières.
Voici un exemple. Tirons encore une fois de cette faiblesse: «J’ai du mal à gérer mon temps quand j’ai des projets importants que je ne me sens pas prêt à terminer.» Disons que l’un des défis associés à cette faiblesse est: «Avoir un projet important sur lequel travailler.» Maintenant, voici trois étapes d’action potentielles qui vous aideront à surmonter et / ou à atteindre votre objectif:
- 1. Imprimer un article / ressource / document qui vous rappelle pourquoi votre projet est si important et / ou pourquoi vous êtes capable de le mener à bien.
- 2. Demander à un ami ou à un collègue de l’aide ou de la perspective lorsque vous vous sentez coincé.
- 3. Rédaction d’un calendrier ou d’une liste de tâches pour votre projet.
- 4. Examen et / ou révision de votre calendrier ou de votre liste de tâches pour votre projet.
- 5. Compléter un élément de votre calendrier ou de votre liste de tâches pour votre projet.
Chaque fois que vous effectuez l’une de ces étapes, cochez une case et sachez que vous pouvez vérifier votre email après l’avoir gagné. Bien sûr, si vous ne ressentez pas l’envie de vérifier votre courrier électronique, vous pouvez passer directement à la tâche suivante. Comme vous pouvez le voir, chacune de ces étapes a commencé comme un moyen d’éviter de vérifier vos e-mails de manière compulsive, et finit par servir vos objectifs de productivité.
Vous n’avez pas besoin d’être parfait; ce n’est pas grave si vous vérifiez votre boîte de réception sans avoir préalablement coché une case. Mais au moins, soyez conscient de ce que vous faites. Et faites attention à la différence de vérifier votre boîte de réception après l’avoir méritée, par rapport à n’avoir eu aucune vraie raison de le faire (sauf peut-être succomber à une situation problématique qui déclenche l’habitude compulsive).
Étape 7: Continuez à utiliser la liste de contrôle jusqu’à ce que vous remarquiez les changements
Lorsque vous utilisez suffisamment votre liste de contrôle pour être sûr de maîtriser votre situation de messagerie, vous remarquerez que vous êtes meilleur pour:
- Repérer l’ennui
- Identifier les problèmes de travail qui peuvent être difficiles à admettre
- Remarquer quand vous êtes surchargé
- Reconnaître les sentiments négatifs à propos de votre travail, que vous devez exprimer et traiter
- Prendre conscience des blocages créatifs ou mentaux
- Offrez-vous et vos yeux une pause informatique en cas de besoin
- Rester concentré sur sa tâche et se sentir bien pour faire avancer les choses
Chacun de ces éléments vous aide à résoudre les problèmes qui, lorsqu’ils ne sont pas résolus, conduisent à divers comportements compulsifs.
Rendre la vérification de l’e-mail spéciale
Lorsque le courrier électronique est devenu votre habitude compulsive, ce n’est plus un outil productif. Rendez la vérification des e-mails spéciale pour qu’elle redevienne productive.
En plus de l’exercice de liste de contrôle ci-dessus, vous pouvez explorer d’autres techniques d’utilisation de la récompense positive. Vous pouvez bloquer les heures régulières de nettoyage de la boîte de réception après avoir consacré de bonnes heures de travail et configurer ce moment pour qu’il soit agréable, avec une collation à proximité et de la musique de bien-être en arrière-plan. Vous pouvez également appliquer les mêmes principes pour le travail – débranchez-vous d’Internet et / ou cachez votre client de messagerie et utilisez un environnement de travail confortable pour compenser.
Récompensez-vous pour vos bonnes habitudes de travail et le courrier électronique n’aura pas à prendre le dessus sur votre vie professionnelle.
