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Qu’est-ce qu’Inbox Zero et comment y parvenir?

Marie Maerz / Shutterstock

Inbox Zero est un incontournable des conseils de productivité numérique. «Atteindre Inbox Zero» est l’équivalent du travailleur du savoir pour «atteindre l’illumination». Mais Inbox Zero ne signifie pas avoir une boîte de réception vide – il s’agit de réduire le stress des e-mails.

Pourquoi Inbox Zero est important

Commençons par la deuxième partie de la question: pourquoi devriez-vous vous soucier de ce qu’est Inbox Zero?

Si vous avez le moindre intérêt à apprivoiser votre boîte de réception ou plus généralement à être efficace et productif, Inbox Zero est quelque chose que vous devez savoir. Inbox Zero est un Big Thing qui existe depuis 2006. Il a fait l’objet de nombreuses présentations et même de livres.

La recherche d’Inbox Zero rapporte 108 millions de résultats de recherche dans Google, et elle continuera à être l’une des pierres angulaires culturelles de la productivité pendant très longtemps encore, même si elle s’estompe et se démode. Si vous êtes intéressé par la productivité, cela vaut la peine de le savoir. Et bon, ça pourrait vous aider!

Qu’est-ce que Inbox Zero?

Inbox Zero est une philosophie de productivité qui consiste à gérer un flux d’e-mails constant et permanent. Il a d’abord été exprimé par Merlin Mann sur son site 43Folders, qui est actuellement (et espérons-le temporairement) indisponible mais qui est en miroir par Internet Archive. Inbox Zero était si populaire qu’un site distinct – InboxZero.com – a été créé pour contenir les articles de Mann’s Inbox Zero. Ce site est également actuellement indisponible mais est en miroir sur archive.org également.

Il y a dix articles dans la série Inbox Zero, dont la plupart traitent des techniques de gestion efficace des e-mails. Ils sont intéressants et utiles, et nous vous encourageons à les lire si vous ne l’avez pas encore fait.

Mais le cœur d’Inbox Zero ne réside pas dans ces conseils pratiques. Il ne s’agit même pas de n’avoir aucun e-mail dans votre boîte de réception, malgré le nom.

Inbox Zero ne consiste pas à avoir une boîte de réception vide

Si vous avez supposé que « Inbox Zero » signifiait n’avoir aucun e-mail dans votre boîte de réception, ne vous inquiétez pas car vous n’êtes pas seul. Nous avons recherché sur le Web « Qu’est-ce que Inbox Zero? » et j’ai trouvé de nombreux sites Web qui disent qu’Inbox Zero consiste à avoir une boîte de réception vide.

Ils sont tous incorrects.

L’intérêt d’Inbox Zero est que le courrier électronique est un flux sans fin. Une boîte de réception vide n’est que temporaire, donc faire d’une boîte de réception vide votre cible est une course d’idiot. Vous êtes à la merci d’autres personnes qui vous envoient du courrier. Le seul moyen sûr d’avoir une boîte de réception vide est de bloquer tous les e-mails, ce qui revient fonctionnellement à ne pas avoir de boîte de réception du tout.

Ou, pour garder votre boîte de réception à zéro, vous devrez peut-être la regarder comme un faucon et traiter chaque e-mail au moment où il arrive.

C’est irréaliste.

Au lieu de cela, la philosophie Inbox Zero suppose que votre boîte de réception est une source de stress. Inbox Zero cherche à le rendre moins stressant et à vous concentrer le moins possible. C’est pourquoi tous les conseils pratiques visent à faciliter la gestion de vos e-mails et à automatiser les choses.

Voici le site Web Inbox Zero de Merlin Mann – maintenant malheureusement hors ligne mais toujours disponible en formulaire archivé—Dit à propos de Inbox Zero:

Il s’agit de savoir comment récupérer votre courrier électronique, votre attention et votre vie. Ce «zéro?» Ce n’est pas le nombre de messages dans votre boîte de réception, c’est la quantité de vos propres messages dans cette boîte de réception. Surtout quand vous ne le voulez pas. C’est ça.

Encore une fois, Inbox Zero ne concerne pas le nombre de messages dans votre boîte de réception. Cette citation est de Merlin Mann lui-même, et vous ne pouvez pas obtenir plus d’autorité que cela.

Comment atteindre Inbox Zero

En fin de compte, comme toutes les bonnes philosophies, Inbox Zero est une attitude et un état d’esprit plutôt qu’un ensemble d’actions spécifiques. Il n’y a pas plus d’étapes pour atteindre Inbox Zero que pour atteindre l’illumination.

Cela ne veut pas dire que suivre les conseils pratiques que Mann vous donne pour gérer votre courrier ne vous retrouvera pas avec une boîte de réception littéralement vide – loin de là! Pour la plupart des gens, la boîte de réception la moins stressante est une boîte de réception vide et vous donne plus de pouvoir si vous l’avez gérée. Mais demain, il y aura à nouveau du courrier.

Mann suggère des actions pratiques comme la définition de filtres, l’utilisation de réponses prédéfinies et le déplacement du courrier vers différents dossiers dans le cadre d’une méthodologie pour réduire le stress que les courriers électroniques peuvent causer. Une boîte de réception vide n’est qu’un effet secondaire potentiel de cette méthodologie, pas le but ultime.

Le but ultime est que votre boîte de réception ne soit pas une source de stress.

Donc, si jamais vous entendez des gens dire qu’Inbox Zero est irréaliste ou irréalisable, vous pouvez être sûr qu’ils ne l’ont pas compris. Il ne s’agit pas de ne pas avoir de courriels. Il s’agit de ne pas être stressé par les e-mails.

C’est pourquoi nous vous recommandons d’utiliser OHIO (Only Handle It Once) pour trier vos e-mails. Plutôt que de se concentrer sur un objectif nébuleux de «Inbox Zero» – quelque chose qui est souvent mal interprété – ne traiter qu’une seule fois les e-mails vous fera gagner du temps et du stress. Se concentrer sur OHIO vous rapprochera de la philosophie actuelle d’Inbox Zero.

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