Si vous travaillez en équipe ou lorsque vous traitez avec vos clients, vous voudrez peut-être vous assurer que vous distribuez vos documents de la bonne manière afin que les informations contenues dans le document atteignent le bon public et que la confidentialité des informations soit respectée.
Word 2007 a une fonctionnalité avec laquelle vous pouvez formellement préparer votre document Word pour une distribution appropriée à un groupe de personnes ou même à toute personne avec un certain facteur de crédibilité.
Préparation
Lancez Word 2007 et créez le document comme vous le souhaitez.
Une fois que vous êtes satisfait du document et que vous êtes prêt à le distribuer, faites une pause avant de lancer l’application de messagerie électronique et suivez ces étapes simples pour préparer le document à la distribution. Gardez à l’esprit que ces étapes sont isolées et que cela signifie que vous pouvez choisir les étapes que vous souhaitez suivre.
Clique sur le Bouton Office et cliquez sur le « Préparer»Option de menu. Il y a 7 options différentes que vous devriez pouvoir voir. Je vais vous expliquer chacune de ces options afin que vous puissiez choisir la bonne combinaison d’options pour vos besoins de distribution.
Propriétés du document
Le premier de la liste est le « Propriétés’ option avec laquelle vous pouvez entrer des informations de métadonnées sur le document.
Vous pouvez entrer le nom de l’auteur du document, le titre, le sujet, les mots-clés, la catégorie, le statut et les commentaires.
Certains d’entre eux peuvent être consultés via le Fichier >> Propriétés dialogue.
Gardez à l’esprit qu’une fois que vous avez finalisé le document, vous ne pourrez pas voir ces propriétés, mais d’ici là, vous pouvez associer des propriétés à votre document pour que les autres aient une idée du document avant de l’ouvrir.
Inspecter le document
La deuxième option de la liste est le « Inspecter le document»Option. Dans le cadre de la préparation de la distribution de votre document, vous pouvez inspecter le document pour les commentaires, les révisions, les marques de révision, les annotations manuscrites. Vous pouvez rechercher des métadonnées masquées ou des informations personnelles enregistrées avec le document. Vous pouvez inspecter toutes les données XML personnalisées qui ont été stockées avec le document. Vous pouvez également rechercher toute information sur les en-têtes, les pieds de page et les filigranes. Enfin, vous pouvez également inspecter tous les textes masqués dans le document.
Choisissez les options d’inspection que vous vouliez vous assurer avant de distribuer le document et lorsque vous cliquez sur « Inspecter»Bouton Word inspectera le document et vous informera de tous les éléments trouvés lors de son inspection.
Les éléments qui nécessitent votre attention seront marqués d’un point d’exclamation et vous pouvez choisir de réinspecter si vous le souhaitez.
Crypter le document
Le troisième dans la liste est le « Crypter le document»Option. Choisissez cette option si vous souhaitez que le document ne soit visualisé que par certaines personnes de confiance. Il vous permet de crypter le document avec un mot de passe de votre choix et les utilisateurs doivent saisir ce mot de passe pour visualiser le document.
Choisissez un mot de passe que vous pouvez distribuer au groupe. Mon conseil est de ne pas choisir un mot de passe que vous utilisez personnellement, mais plutôt un mot de passe que personne ne peut utiliser pour remonter à vos comptes en ligne ou aux comptes sensibles que vous utilisez personnellement.
Confirmez le mot de passe une fois de plus. Les mots de passe sont sensibles à la casse et assurez-vous de conserver / mémoriser le mot de passe car il n’y a aucun moyen de récupérer le mot de passe si vous l’oubliez et il n’y a aucun moyen d’ouvrir le fichier si vous oubliez le mot de passe.
Une fois chiffré, vous devriez pouvoir voir que l’option de menu a une petite couleur d’arrière-plan pour indiquer que ce document est chiffré.
Lorsque des membres de votre groupe de distribution essaient d’ouvrir un document chiffré, ils seront invités à entrer un mot de passe.
Sans mot de passe, ils ne pourront pas du tout ouvrir le document.
Restreindre l’autorisation
Le quatrième sur la liste est le « Restreindre l’autorisation»Option. Vous pouvez utiliser l’option «Restreindre l’autorisation» pour restreindre ce que les utilisateurs peuvent faire avec le document. Si le document est sensible, vous pouvez utiliser «Restreindre les autorisations» pour les empêcher de modifier, copier et imprimer le document.
Restreindre l’autorisation utilise le client Windows Rights Management pour implémenter les restrictions.
Vous serez peut-être invité à installer le Gestion des droits Windows outil. Ne vous inquiétez pas, installez-le, il provient de la source fiable. Une fois installé, vous devriez pouvoir configurer ce que les gens peuvent faire avec le document.
Ajouter une signature numérique
Le cinquième de la liste est le « Ajouter une signature numérique»Option. Les signatures numériques garantissent l’intégrité du document. Considérez les signatures numériques comme une signature papier, mais faite électroniquement pour plus de commodité. Lorsqu’un document a une signature numérique, cela signifie l’intégrité et la confiance du document. Cela serait utile si vous distribuez le document à un très large public.
Clique sur le « Ajouter une signature numérique»Et Word vous invitera dans la boîte de dialogue ci-dessus à rechercher des fournisseurs de signature numérique sur Office Marketplace.
Sur son Office Online Marketplace, vous devriez pouvoir trouver un fournisseur de signature numérique que vous pouvez utiliser pour signer le document.
Exécuter le vérificateur de compatibilité
Passons à la dernière option « Exécuter le vérificateur de compatibilité » première. Si vous avez utilisé des fonctionnalités spécifiques à Word 2007 et si vous pensez que votre public utilise peut-être d’anciennes versions de Word, vous souhaiterez peut-être exécuter le vérificateur de compatibilité pour vous assurer que votre document peut être lu par l’ensemble du public.
Word 2007 exécutera un ensemble de vérifications de compatibilité prédéfinies et s’il trouve des problèmes de compatibilité, il les listera dans la boîte de dialogue ci-dessus, sinon vous êtes prêt à passer à l’étape finale avant de distribuer le document.
Marquer comme final
Cela devrait être la dernière étape que vous souhaitiez suivre avant de distribuer le document au groupe. Comme son nom l’indique, cette action marquera le document comme prêt à être distribué.
Comme cela apporte des modifications importantes au document, vous serez invité à vous assurer que vous souhaitez marquer le document comme final.
Une fois qu’un document est marqué comme final, le document ne peut pas être édité et sera nettoyé de toute relecture, commentaire, etc.
Les documents finalisés reçoivent une nouvelle icône dans la barre d’état qui ressemble plus à un ruban adhésif sur un papier.
La préparation d’un document pour la distribution peut vous aider à éviter certaines erreurs évidentes que vous faites lorsque vous distribuez un document à un grand groupe de personnes. Vous n’êtes pas obligé de suivre toutes les étapes; vous pouvez plutôt choisir celui que vous voulez / préférez. Word 2007 est suffisamment flexible pour faire ce que vous lui demandez de faire lors de la préparation d’un document en vue de sa distribution.
J’espère que vous trouverez cela utile et j’espère que vous utiliserez la capacité de Word 2007 pour finaliser correctement un document avant sa distribution. Si vous avez des questions ou des commentaires, veuillez me le faire savoir dans les commentaires.
