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Premiers pas avec Outlook Business Contact Manager 2010

Avez-vous besoin de suivre vos clients, vos projets, vos ventes et plus encore? Voici notre aperçu d’Outlook Contact Manager 2010, un excellent outil simple pour vous aider à organiser votre entreprise.

Obtention d’Outlook Business Contact Manager 2010

Outlook Business Contact Manager 2007 était disponible en tant qu’achat autonome et était également inclus avec Office 2007 Small Business, Professional et Ultimate. Curieusement, cependant, Business Contact Manager 2010 n’est disponible qu’avec Office 2010 Standard et Professional Plus. Cela signifie que vous ne pouvez obtenir le Gestionnaire de contacts professionnels que via une licence en volume ou un abonnement Technet. Ou, si vous avez utilisé la garantie technique pour obtenir une mise à niveau gratuite d’Office 2010, votre mise à niveau peut inclure le Gestionnaire de contacts professionnels si votre copie d’Office 2007 l’a inclus. Microsoft a déclaré qu’il pourrait proposer d’autres solutions à l’avenir, mais pour le moment, le Gestionnaire de contacts professionnels n’est principalement disponible que pour les copies sous licence en volume d’Office.

Installation et utilisation du Gestionnaire de contacts professionnels

Si vous avez accès au Gestionnaire de contacts professionnels, c’est un excellent outil pour suivre vos contacts professionnels, vos offres, vos ventes, etc. Pour commencer, exécutez simplement le programme d’installation et la configuration normalement. Le programme d’installation fonctionne de la même manière que le programme d’installation principal d’Office 2010, mais vous n’aurez pas à saisir à nouveau votre clé de produit car le Gestionnaire de contacts professionnels reconnaît votre installation d’Office 2010.

Notez que vous devrez fermer toutes les applications Office pendant l’installation. Si des applications Office sont ouvertes, vous serez invité à les quitter avant de poursuivre la configuration. Fermez les programmes, puis relancez le programme d’installation pour installer le Gestionnaire de contacts professionnels.

Une fois l’installation terminée, exécutez Outlook pour terminer l’installation. Vous serez accueilli par un écran de configuration du Gestionnaire de contacts professionnels, dans lequel vous pourrez choisir rapidement la configuration avec les paramètres par défaut ou démarrer une configuration personnalisée dans laquelle vous pourrez modifier votre compte.

Maintenant, choisissez si vous souhaitez commencer avec des exemples de données ou avec un nouveau compte. Si vous ne faites que commencer avec BCM, il peut être utile de commencer avec les exemples de données pour voir comment cela fonctionne. Vous pouvez toujours passer à un nouveau compte chaque fois que vous êtes prêt à commencer à utiliser les données réelles de votre entreprise.

Maintenant, BCM configurera votre nouvelle base de données, ce qui peut prendre quelques minutes si vous avez choisi d’inclure des exemples de données.

Une fois terminé, il vous sera demandé de saisir des informations sur votre entreprise. Lorsque vous avez terminé, cliquez pour terminer la configuration.

Vous verrez maintenant le nouveau Gestionnaire de contacts professionnels ouvert dans Outlook, avec un message de bienvenue qui expliquera comment l’utiliser.

Vous pouvez facilement accéder à tout moment au Gestionnaire de contacts professionnels à partir d’Outlook via les liens dans votre liste de dossiers de messagerie ou avec le bouton en bas à gauche de la fenêtre.

Vous remarquerez une variété de nouveaux outils dans Outlook lorsque vous êtes dans le volet Gestionnaire de contacts professionnels. Vous pouvez ajouter de nouveaux comptes, contacts, fournisseurs, etc.

Vous pouvez ensuite ajouter des informations détaillées sur les opportunités de vente et effectuer un suivi lorsque vous effectuez une vente ou un achat.

Vous pouvez ensuite trier vos contacts par projet, répertorier leurs paiements, commandes, etc. C’est un excellent moyen de suivre tout dans votre entreprise, que vous soyez un pigiste ou que vous dirigiez une entreprise de taille normale.

BCM comprend également un excellent gestionnaire de projet que vous pouvez utiliser pour organiser toutes les activités de votre entreprise. Il est entièrement intégré à Office, vous pouvez donc inclure des fichiers Office pertinents dans vos projets.

Intégration de bureau

Le Gestionnaire de contacts professionnels n’est pas seulement limité à une partie d’Outlook; une fois que vous l’avez installé, il est entièrement intégré dans tout le programme. Lorsque vous lisez un e-mail, vous verrez des options pour créer un nouvel enregistrement ou ajouter l’e-mail à un existant.

Vous verrez également un nouveau volet Gestionnaire de contacts professionnels dans le menu Fichier Outlook. Ici, vous pouvez sauvegarder vos données professionnelles et modifier vos paramètres BCM.

Vous pouvez également importer des données d’entreprise existantes depuis ACT! ou QuickBooks directement dans BCM à partir du volet Options.

Le Gestionnaire de contacts professionnels est également automatiquement intégré à de nombreuses autres applications Office. Voici le nouveau volet Gestionnaire de contacts professionnels du menu Fichier de Word 2010, qui vous permet de lier directement un document à un enregistrement ou de l’utiliser pour créer une nouvelle activité marketing. Cela vous permet de vous tenir au courant de vos projets et de vos enregistrements, peu importe ce avec quoi vous travaillez.

Conclusion

Si vous avez besoin de suivre les contacts professionnels, de suivre les projets marketing et de conserver vos informations de vente ensemble, le Gestionnaire de contacts professionnels est un excellent outil qui transforme Outlook en un bel outil CRM. Nous souhaitons qu’il soit plus largement disponible et espérons que Microsoft le publiera pour d’autres éditions d’Office. Jusque-là, c’est toujours un excellent outil si vous avez une copie sous licence en volume d’Office ou une licence Technet. N’oubliez pas de consulter les liens ci-dessous pour plus d’informations sur le Gestionnaire de contacts professionnels.

Liens

Informations sur le Gestionnaire de contacts professionnels Office de Microsoft

Comparer les suites Office contenant le Gestionnaire de contacts professionnels Outlook

Discussion sur les options de licence du Gestionnaire de contacts professionnels à partir de Microsoft Answers

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