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Pourquoi vous ne pouvez pas annuler l’envoi d’un e-mail (et quand vous le pouvez)

Vous ne pouvez normalement pas «annuler» un e-mail envoyé par erreur. Certains clients de messagerie ont des fonctionnalités similaires à celles de l’annulation, telles que la fonction «Rappel» dans Microsoft Outlook, mais celles-ci ne fonctionneront pas la plupart du temps.

Lorsque vous envoyez des e-mails, ne cliquez sur le bouton Envoyer que lorsque vous êtes absolument sûr de vouloir envoyer l’e-mail. Qu’il s’agisse d’un message que vous souhaiteriez ne pas avoir envoyé ou simplement d’une faute de frappe embarrassante, vous ne pouvez généralement pas le reprendre.

Un e-mail envoyé est hors de votre contrôle

Un e-mail n’est pas comme un commentaire sur un site Web, que vous pouvez supprimer ou modifier après coup, car il est stocké dans un seul endroit qui permet de le modifier – sur ce site Web. Lorsque vous envoyez un e-mail, votre client de messagerie envoie une copie de l’e-mail à toutes les personnes à qui vous envoyez un e-mail. Leur serveur de messagerie le reçoit et l’affiche dans son client de messagerie.

Il n’y a aucun moyen de revenir en arrière et d’annuler un e-mail déjà envoyé. La copie est sur le serveur de messagerie de quelqu’un d’autre, complètement hors de votre contrôle.

Microsoft Outlook contient une fonction «Rappel» qui vous permet de rappeler des messages électroniques dans certains cas. D’autres clients de messagerie – y compris Gmail avec sa fonctionnalité « Annuler l’envoi » – vous permettent également « d’annuler » un e-mail que vous avez déjà envoyé, mais cette fonctionnalité n’est qu’un tour de passe-passe.

Fonctionnement de la fonction de rappel d’Outlook

Microsoft Outlook ne vous permet de rappeler ou de retirer des messages que dans des circonstances limitées. Vous devez utiliser un système de messagerie Microsoft Exchange et vous devez être sur le même serveur Exchange que le destinataire. Cette fonctionnalité peut fonctionner lorsque vous envoyez un e-mail à vos collègues, mais vous ne pouvez pas l’utiliser lorsque vous envoyez un e-mail à une personne disposant d’un compte de messagerie personnel ou que vous envoyez des e-mails à des adresses extérieures à votre organisation.

La fonction de rappel d’Outlook fonctionne en envoyant un message à la boîte de réception de l’autre personne. Le message demande à son client de messagerie de supprimer l’e-mail que vous venez d’envoyer. Par défaut, Outlook supprimera le message électronique s’il ne l’a pas encore lu. Cependant, il est possible pour un utilisateur de désactiver cette fonctionnalité afin qu’Outlook ignore ces demandes. La fonction de rappel est juste un moyen de demander gentiment si leur client de messagerie vous ferait la faveur de supprimer un e-mail que vous avez déjà envoyé.

Si la personne a déjà lu votre message, votre message ne sera pas effacé mais le destinataire sera informé que vous souhaitez supprimer le message. Si vous envoyez un e-mail particulièrement embarrassant, l’e-mail et la demande de suivi pour le supprimer peuvent être visibles dans la boîte de réception d’une personne. Si votre e-mail d’origine contenait une faute de frappe amusante ou une erreur, la demande de suivi pour le supprimer peut rendre la situation encore plus amusante.

Bien que cette fonctionnalité puisse être utile pour supprimer des messages avec des fautes de frappe ou d’autres erreurs et envoyer une copie mise à jour, réduisant ainsi l’encombrement dans les boîtes de réception de vos collègues, vous ne pouvez pas compter dessus pour retirer les e-mails que vous souhaiteriez ne jamais avoir envoyés.

Les délais peuvent vous donner un bouton «Annuler»

Certains clients de messagerie peuvent vous donner la possibilité d’appuyer sur «Annuler» après l’envoi d’un e-mail – peut-être que vous venez de remarquer une faute de frappe ou une autre erreur embarrassante, ou peut-être avez-vous envoyé l’e-mail dans un moment de passion et vous regrettez maintenant la langue tu choisis.

Cela ne fonctionne pas en rétractant réellement un e-mail envoyé, mais en ajoutant un délai avant que votre client de messagerie envoie réellement le message.

Par exemple, si vous êtes un utilisateur de Gmail, vous pouvez ouvrir les paramètres de Gmail, cliquer sur Labos et activer la fonctionnalité de laboratoire « Annuler l’envoi ». Cela vous donnera quelques secondes après l’envoi d’un e-mail, vous permettant de cliquer sur Annuler pour arrêter l’envoi de l’e-mail. Gmail n’attend que quelques secondes supplémentaires après avoir cliqué sur le bouton Envoyer, ce qui vous laisse le temps de changer d’avis.

D’autres clients de messagerie peuvent avoir des fonctionnalités qui peuvent fonctionner de la même manière. Par exemple, vous pouvez décocher l’option «Envoyer immédiatement une fois connecté» dans la section Avancé de l’écran Options d’Outlook. Cela peut vous donner quelques minutes pour «annuler» le message en annulant l’opération d’envoi sortant avant la prochaine opération d’envoi / réception programmée, lorsque le message sera envoyé.

Outlook et Gmail peuvent avoir des fonctionnalités qui essaient de vous donner une tranquillité d’esprit supplémentaire, mais ne vous y trompez pas. Ils ne fonctionnent pas parfaitement – même dans le cas de Gmail, si vous êtes une seconde en retard, cet e-mail sera parti et vous ne pourrez pas le reprendre. Lors de l’envoi d’un e-mail, faites une pause avant de cliquer sur le bouton Envoyer et assurez-vous que vous êtes prêt à envoyer cet e-mail.

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