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Pourquoi devriez-vous supprimer les e-mails au lieu de les archiver

CLIPAREA l Support personnalisé/Shutterstock.com

Nous avons tous été formés pour archiver chaque e-mail que nous recevons. Après tout, nous avons un stockage fondamentalement infini, et nous pouvons simplement trouver tous les e-mails dont nous avons besoin avec une recherche rapide, n’est-ce pas ? Logique. Mais c’est un piège.

Gmail a promis un stockage sans fin mais n’a pas suivi

Que vous utilisiez ou non Gmail, il est important de comprendre que l’idée de ne jamais supprimer les e-mails a été largement popularisée par Gmail. Avant cela, les gens supprimaient généralement leurs e-mails régulièrement. Vous avez dû les supprimer pour libérer de l’espace afin de pouvoir recevoir plus d’e-mails.

Gmail était bouleversant lors de son lancement en 2004. Le service de messagerie de Google a fourni un énorme 1 Go de stockage de messagerie gratuit. Cela a fait honte à ses concurrents : la version gratuite de Microsoft Hotmail offrait à l’époque un tout petit peu de 2 Mo. Oui, Gmail a été lancé avec cinq cents fois plus de stockage gratuit que le service de messagerie de Microsoft. Il n’est pas étonnant que Gmail soit devenu si populaire. Ses concurrents eu du mal à suivre, mais même eux ont ajouté beaucoup plus d’espace de stockage.

Google a continué à ajouter de l’espace de stockage gratuit. En 2005, à l’occasion du premier anniversaire de Gmail, l’espace de stockage gratuit de Gmail a été doublé pour atteindre 2 Go. Georges Harik, le directeur de la gestion des produits de Gmail, mentionné la bonne chose à faire était de « continuer à donner aux gens plus d’espace pour toujours ».

Pourquoi supprimer des e-mails alors que Google vous offrira de plus en plus d’espace de stockage jusqu’à la fin des temps ? Comme l’a souligné Harik, à mesure que la technologie progresse, le stockage devient moins cher pour Google et tout le monde. Cela semble bien… mais Google a changé d’avis.

Stockage de compte Google gratuit bloqué en 2013

En 2013, Google a fixé une limite de 15 Go de stockage pour un compte Google gratuit. Ce stockage de compte Google a été fusionné entre tous les services Google : Gmail, Google Drive et Google Photos. Si vous stockez 10 Go de fichiers, il ne vous reste que 5 Go pour les e-mails.

Google n’a pas ajouté de stockage gratuit depuis lors. En fait, Google supprime l’espace de stockage gratuit qu’il offre pour les photos.

Si votre plan était de ne jamais supprimer les e-mails et d’espérer que Google continue d’augmenter le stockage de votre compte, cela n’a pas fonctionné. Votre compte de messagerie se remplit lentement depuis sept ou huit ans.

Pourquoi payer de l’argent pour stocker des e-mails inutiles ?

Illustrations par e-mail allant dans une poubelleFaithie/Shutterstock.com

Voici le problème : Google vend du stockage sous forme d’abonnement dans le cadre de Google One. Si vous payez un abonnement mensuel, vous obtenez beaucoup plus d’espace pour stocker vos e-mails.

Google n’est pas la seule entreprise à facturer des frais supplémentaires pour le stockage. Les offres Outlook.com de Microsoft 15 Go d’espace de stockage gratuit, boosté à 50 Go si vous êtes un payant Microsoft 365 abonné. La messagerie Apple iCloud utilise votre stockage iCloud, et Apple n’offre que 5 Go de stockage gratuit pour toutes les sauvegardes de votre appareil et les données iCloud.

C’est pourquoi les entreprises vous encouragent à ne jamais supprimer les e-mails. Ils font un profit lorsque votre compte de messagerie se remplit et vous devez payer un abonnement pour continuer à tout stocker.

C’est un peu comme une entreprise de casiers de stockage qui vous encourage à ne jamais donner vos déchets inutiles. Bien sûr, ils veulent que vous le gardiez – ils font un profit lorsque vous devez payer pour le stocker pour toujours.

Oui, ces e-mails utilisent beaucoup d’espace

Mais combien d’espace les e-mails occupent-ils vraiment ? Ne sont-ils pas minuscules ? Ce ne sont que du texte, non ?

Eh bien, si vous avez réellement des gigaoctets d’e-mails sur votre compte, vous savez que ce n’est pas tout à fait vrai.

Bien sûr, les e-mails individuels sont petits, mais ils s’additionnent. Si votre compte de messagerie est plein, vous avez beaucoup d’espace utilisé par des e-mails inutiles. Tous ces bulletins, notifications, alertes et autres indésirables que vous avez reçus au fil des ans utilisent probablement beaucoup d’espace, lorsque vous les additionnez.

Si vous utilisez Gmail, par exemple, la page Google One Storage affiche combien d’espace est utilisé par vos e-mails Gmail.

Vous n’avez pas besoin de la plupart d’entre eux et la recherche n’est pas idéale

À quelle fréquence revenez-vous en arrière pour rechercher ou consulter vos anciens e-mails ? Bien sûr, vous avez probablement des e-mails importants que vous souhaitez conserver, mais la plupart d’entre eux ne sont probablement pas importants du tout. Vous n’en avez pas besoin, et vous ne l’auriez jamais remarqué si vous aviez cliqué sur « Supprimer » au lieu de « Archive » sur ce bulletin électronique inutile.

Pire encore, le fait d’avoir des dizaines ou des centaines de milliers d’e-mails rend plus difficile la recherche des e-mails qui vous intéressent. « Archivez tout et utilisez la recherche pour trouver ce qui vous intéresse » devient difficile lorsque vous avez 200 000 e-mails qui traînent et que vous essayez de trouver cet e-mail important d’il y a dix ans.

Supprimer au lieu d’archiver et ne garder que ce qui vous intéresse

Le bouton Supprimer au-dessus d'un e-mail dans Gmail

Plutôt que d’archiver chaque e-mail que vous recevez, essayez de supprimer ceux qui ne vous intéressent pas. Vous libérerez de l’espace et vous n’aurez pas à payer pour stocker des e-mails inutiles.

Si un e-mail est important, archivez-le ou envisagez de le placer dans un dossier ou une étiquette qui facilitera sa recherche à l’avenir. Mais, même si vous archivez uniquement les e-mails qui vous intéressent (au lieu de tous les e-mails), vous vous en sortirez bien mieux.

Aux États-Unis, les e-mails sont « abandonnés » après 180 jours

Ce sont tous de bons arguments pour nettoyer votre compte de messagerie, même si vous n’êtes pas particulièrement préoccupé par la confidentialité des e-mails. Mais si vous êtes préoccupé par la confidentialité, sachez ceci :

Aux États-Unis, les e-mails sont considérés comme « abandonnés » après 180 jours. Le gouvernement peut consulter ces e-mails sans mandat grâce à l’Electronic Communications Protection Act, une loi adoptée en 1986 à une époque où les communications électroniques étaient très différentes.

Comme Filaire a souligné en 2013, « Il est plus que ridicule que le courrier électronique (mais pas le courrier) ait été exclu des lois sur la confidentialité. »

Il y a eu des tentatives pour corriger cette échappatoire et exiger du gouvernement qu’il obtienne un mandat avant d’accéder à des courriels datant de plus de 180 jours. La tentative la plus notable a eu lieu en 2016, lorsque la loi sur la confidentialité des e-mails adopté à l’unanimité à la Chambre des représentants des États-Unis et mourut au Sénat. Depuis janvier 2021, la loi est en vigueur.

Donc, si vous stockez beaucoup d’anciens e-mails dans un compte en ligne, gardez cela à l’esprit.

Il est temps de supprimer ces anciens e-mails inutiles

Il ne vous reste plus qu’à commencer à nettoyer tous ces e-mails archivés que vous traînez depuis une décennie ou plus.

La façon dont vous procédez dépend du type d’e-mails qui occupent de l’espace. Par exemple, si vous recevez régulièrement des newsletters de newsletter@example.com et que vous les avez archivées, recherchez dans vos e-mails « newsletter@example.com » et supprimez tous les messages de cet expéditeur.

Voici quelques conseils pour libérer de l’espace dans Gmail.

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