Nous avons tous envoyé un e-mail à la hâte, seulement pour nous rappeler quelques instants plus tard que nous avons oublié de joindre le fichier que nous avions déclaré avoir joint à l’e-mail. Le détecteur de pièces jointes oubliées est un excellent complément gratuit pour Microsoft Outlook qui peut vous aider à éviter ce scénario embarrassant.
Forgotten Attachment Detector est un petit complément pour Outlook d’Office Labs, une petite division de l’équipe Office qui a créé plusieurs compléments intéressants pour les produits Office. Chaque fois que vous envoyez un e-mail contient des termes tels que pièce jointe, pièce jointe, joint, etc., mais n’a pas réellement de fichier en pièce jointe, il vous alertera avant d’envoyer votre e-mail. Ensuite, vous pouvez revenir en arrière et ajouter la pièce jointe que vous vouliez avant d’envoyer l’e-mail.
Ce complément fonctionne sur Outlook 2007 et 2010, y compris les versions 32 et 64 bits. Dans notre test, nous l’utilisons sur Outlook 2010 x64, mais nous l’avons également utilisé dans le passé sur Outlook 2007.
Commencer
Une fois que vous avez téléchargé le détecteur de pièces jointes oubliées (), installez-le. Assurez-vous de quitter Outlook avant de l’installer. Vous pouvez décocher la case si vous ne souhaitez pas
Après son installation, vous pouvez ouvrir Outlook. Lorsque vous exécutez Outlook pour la première fois après l’installation du détecteur de pièces jointes oubliées, il vous demande de vérifier que vous souhaitez installer le complément. Cliquez simplement sur Installer et il sera prêt à être utilisé.
Maintenant, lorsque vous allez envoyer un e-mail, il analysera votre message à la recherche de mots-clés. S’il décide que vous avez l’intention de joindre un fichier mais que vous n’en avez pas, il affichera une fenêtre contextuelle plutôt que d’envoyer simplement l’e-mail.
Vous pouvez cliquer sur « Afficher l’extrait de code » pour voir exactement ce qui dans votre e-mail a déclenché l’invite. Si vous souhaitez revenir à votre messagerie pour ajouter le fichier, cliquez sur Non; sinon, vous pouvez cliquer sur Oui pour envoyer l’e-mail tel quel.
Réglages
Dans Outlook 2010, vous verrez un nouveau bouton pour Détecteur de pièces jointes oubliées dans l’onglet Compléments de votre ruban. Dans Outlook 2007, ce bouton est simplement ajouté à votre barre d’outils.
Ce bouton ouvre le panneau des paramètres du détecteur de pièces jointes oubliées. Ici, vous pouvez ajouter ou supprimer des mots-clés qui le déclenchent pour vous demander si vous souhaitez ajouter une pièce jointe. FAD utilise les deux expressions pour identifier quand vous avez l’intention d’ajouter une pièce jointe, ainsi que des mots-clés lorsqu’ils apparaissent en contexte avec un autre mot. Vous pouvez ajouter ou supprimer des entrées de l’un de ces éléments. FAD vous rappellera également par défaut chaque fois que vous envoyez un e-mail sans objet; vous pouvez désélectionner cette case si vous ne le souhaitez pas. Enfin, cette boîte de dialogue montrera combien de fois vous avez oublié de joindre un fichier ou d’ajouter un objet à un e-mail.
Conclusion
Ce complément a vraiment été une bouée de sauvetage pour nous à plusieurs reprises. Vous n’en avez peut-être pas toujours besoin, mais lorsque vous envoyez un e-mail à la hâte, cela peut être un rappel très apprécié!
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