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Le système d’enveloppes simple pour conserver les archives financières

Ne vous inquiétez pas de ne pas avoir le temps de saisir fastidieusement toutes vos transactions financières dans une feuille de calcul ou un programme compliqué. Le système d’enveloppes pour la tenue des registres financiers est peu d’entretien, rentable et facile à mettre en œuvre en peu de temps. Tout ce dont vous avez besoin, ce sont des enveloppes, un élastique, un stylo, un sharpie, un surligneur, une boîte de rangement, une heure à la fin du mois et tous les reçus du mois.

Le système d’enveloppes est un moyen simple et amusant de sauvegarder, d’organiser et de stocker vos reçus et de conserver des registres financiers fiables.

Étape 1: Sauvegardez tous vos reçus au cours du mois

Tout au long du mois, recevez un reçu pour chaque achat que vous effectuez. Si un caissier ne vous donne pas votre reçu, n’oubliez pas de le demander. Lorsque vous effectuez des achats en ligne, assurez-vous d’imprimer les reçus immédiatement. Si vous le pouvez, imprimez-les sur du papier fin et formatez-les de manière à ce qu’ils aient la même forme et la même taille que les reçus normaux.

Gardez vos reçus dans votre portefeuille jusqu’à ce qu’ils commencent à déborder, puis jetez-les dans une enveloppe désignée à la maison. Assurez-vous d’étiqueter l’enveloppe comme «Reçus actuels» et conservez-la dans un endroit sûr et facile d’accès.

Étape 2: Organisez vos reçus à la fin du mois

Avant de pouvoir stocker vos enregistrements de manière ordonnée, vous devez organiser les reçus. Et avant de pouvoir les organiser, vous devez finaliser chaque reçu individuellement.

Parcourez chacun d’eux et mettez en surbrillance:

  • La date
  • Le montant total dépensé (ou remboursé)
  • Le type de transaction (par exemple, espèces, débit, chèque, carte-cadeau)

Assurez-vous d’utiliser un surligneur de couleur claire pour que l’encre du reçu soit toujours visible. Certains reçus ont une encre très claire qui s’estompe une fois mise en évidence. Dans ce cas, mettez simplement en surbrillance sous les informations en ligne droite afin qu’elles ne pénètrent pas dans les informations.

Après la mise en surbrillance, notez les notes directement sur les reçus au besoin:

  • Prenez note des dépenses déductibles d’impôt qui peuvent être liées à l’entreprise ou à des œuvres de bienfaisance
  • Notez les retours, pourquoi ils ont été effectués, combien d’argent a été remboursé et les nouveaux totaux nets
  • Étiquetez tous les reçus là où il n’est pas immédiatement évident de savoir où l’achat a été effectué, à qui il a été fait ou pourquoi il a été effectué
  • Notez toutes les notes diverses qui vous aideront à conserver de meilleurs dossiers, éventuellement à effectuer des retours futurs, à établir un budget à l’avenir et à être un meilleur consommateur (par exemple, en notant comment l’utilisation d’un certain coupon vous a permis d’économiser la moitié, lorsqu’une grosse vente a eu lieu, etc. )

Si vous trouvez qu’il n’y a pas assez d’espace sur un reçu particulier pour prendre ces notes, écrivez-les sur un petit morceau de papier et agrafez-le au dos du reçu correspondant. Assurez-vous d’écrire un rappel sur le reçu lui-même pour faire référence aux notes supplémentaires de la page suivante.

Voici à quoi devrait ressembler un reçu finalisé (notez qu’il est essentiel aux autres reçus en dessous):

Une fois que vous avez terminé de prendre des notes, organisez le lot par ordre chronologique et agrafez-le. Vous pouvez également utiliser un trombone. Peu importe que vous utilisiez plutôt l’ordre chronologique inverse (avec les reçus les plus récents en haut), mais quoi que vous choisissiez, gardez-le cohérent. Sinon, vous aurez du mal à localiser les reçus individuels plus tard lorsque vous devrez basculer entre deux systèmes de commande différents.

Étape 3: Stockez vos reçus à l’aide d’enveloppes et de boîtes

Une fois que vous avez préparé le lot mensuel de reçus, placez-le dans une enveloppe. Vous devrez peut-être plier certains reçus pour que le lot tienne. Pensez à coder par couleur une enveloppe pour la saison ou le mois si cela vous aide à rester organisé.

Pliez ensuite l’enveloppe fermée (sans la sceller) et retournez-la. Utilisez un sharpie noir ou de couleur foncée pour étiqueter l’enveloppe. Suivez l’exemple ci-dessous, avec le mois et l’année en haut à gauche, ou libellez-le d’une manière qui vous permet de travailler plus facilement.

Une fois que vous avez collecté plus d’un mois, empilez les enveloppes dans l’ordre chronologique (gardez-le cohérent avec l’ordre que vous avez pour les reçus réels). Mettez un élastique autour du paquet.

À la fin de l’année, vous aurez tous vos documents financiers regroupés dans douze enveloppes. Sur plusieurs années, vous rassemblerez plusieurs offres groupées.

Conservez vos paquets d’enveloppes dans une boîte. Conservez la boîte dans un endroit sûr et facilement accessible. Au fil du temps, vous pouvez accumuler plusieurs boîtes, qui seront faciles à empiler et à ranger. Et chaque fois que vous aurez besoin de référencer vos dossiers financiers, ils seront faciles à trouver et à accéder.

Il est idéal d’utiliser une boîte visuellement attrayante qui représente vos objectifs financiers. L’encadré de l’exemple ci-dessous présente des chaises confortables sur une scène de plage relaxante, car plus de temps de vacances est une mesure du succès financier.

Avec le système d’enveloppes facile à mettre en œuvre, vous pouvez conserver tous vos dossiers financiers en un seul endroit avec peu de tracas. Et vous pouvez garder le plaisir en utilisant des stylos de couleur, des surligneurs et des enveloppes, ainsi qu’une boîte visuellement attrayante qui vous permet de rester concentré sur la réussite financière!

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