De nombreuses petites entreprises utilisent leur téléphone portable personnel pour passer des appels téléphoniques liés au travail. Certains peuvent même utiliser d’anciennes lignes fixes pour leurs besoins d’appels. Bien qu’il soit logique d’utiliser votre téléphone portable et qu’il puisse être effrayant de faire un changement, posséder une entreprise au 21e siècle peut nécessiter une mise à niveau.
L’alternative aux téléphones portables personnels et aux lignes fixes est la VoIP, ou Voice over IP, qui donnera à votre entreprise une sensation plus professionnelle et un avantage concurrentiel. Si vous cherchez à séparer votre téléphone personnel du travail, mais que vous n’êtes pas sûr que ce soit la meilleure décision, ne cherchez pas plus loin. Nous passerons en revue certaines des raisons pour lesquelles vous avez fait le bon choix.
La méthode traditionnelle: obtenez une ligne distincte
Si vous avez décidé de ne plus utiliser votre téléphone personnel pour votre entreprise, la méthode traditionnelle pour obtenir un nouveau numéro consistait simplement à obtenir une ligne distincte. Cela signifie contacter la compagnie de téléphone, lui demander de gérer une nouvelle ligne vers votre domicile (qui comprend généralement des frais d’installation), puis payer un supplément chaque mois pour la nouvelle ligne. Vous paierez entre 20 et 30 USD par mois pour le bas de gamme. pour une ligne résidentielle et de l’ordre de 60 $ + par mois pour une ligne d’affaires. C’est toujours une option, mais le problème est que maintenant votre numéro de téléphone professionnel est lié à votre domicile ou à votre bureau et ne peut être répondu que si vous y êtes physiquement. Même si vous pouvez obtenir une ligne fixe bon marché, cette option manque de commodité.
Étant donné que nous sommes en 2018 et que de plus en plus de gens ont un téléphone portable sans même posséder de ligne fixe, votre deuxième option est simplement d’obtenir un deuxième téléphone et de le transporter avec vous. Des tonnes de propriétaires de petites entreprises le font, transportant deux iPhones et passant constamment de l’un à l’autre. Cette solution fonctionne et vous permet de répondre à la ligne téléphonique professionnelle de n’importe où, mais ce n’est pas très bon marché. Le coût d’un téléphone coûteux plus l’argent pour la ligne supplémentaire s’additionne très rapidement – par exemple, un iPhone à 699 $ plus environ 30 $ par mois pour une ligne supplémentaire finit par dépasser 1 000 $ sur un an. Pas la meilleure façon de procéder.
La meilleure façon: Voix sur IP ou VoIP
Maintenant que nous sommes à l’époque de l’accès Internet toujours connecté depuis chaque appareil, vous n’avez plus besoin d’utiliser les réseaux téléphoniques traditionnels. Nous pouvons passer des appels téléphoniques sur Internet qui sont non seulement moins chers et illimités, mais qui semblent en fait plus clairs qu’un téléphone traditionnel, afin que vous puissiez mieux comprendre ce que disent vos clients.
La VoIP peut non seulement être utilisée pour alimenter des téléphones physiques assis sur votre bureau, mais peut également être utilisée comme une application sur votre téléphone actuel qui vous permet de passer et de recevoir des appels à partir de n’importe quel téléphone existant, et le tout pour une fraction du coût.
Besoin de plus d’une ligne téléphonique pour votre entreprise? Ce n’est pas un problème avec la VoIP, il vous suffit de mettre à niveau votre plan et de brancher des téléphones supplémentaires sur votre réseau, ou de configurer les applications sur votre ordinateur ou téléphone.
Et si vous mettez à niveau votre entreprise à partir d’un numéro de téléphone fixe ou cellulaire, vous pouvez généralement transférer votre numéro actuel vers le système VoIP afin que vos contacts puissent vous joindre.
La VoIP présente d’énormes avantages par rapport aux téléphones traditionnels
Le coût est la principale raison pour laquelle les gens choisissent de passer à la VoIP, mais ce n’est pas la seule chose à prendre en compte. Il existe également d’excellentes fonctionnalités qui vous feront gagner du temps et de l’argent, et qui ne sont tout simplement pas possibles avec les options de ligne téléphonique traditionnelles disponibles petites entreprises.
Les grandes entreprises ont le budget nécessaire pour installer et maintenir un système PBX complexe avec une réceptionniste et des postes pour chaque bureau. Mais vous n’avez pas besoin de vous soucier de tout cela en utilisant la VoIP, qui a ces fonctionnalités et bien plus encore, intégrée à des frais mensuels bas.
- Renvoi d’appel peut sonner sur tous vos appareils, peut sonner sur plusieurs téléphones à la fois et vous pouvez définir des règles pour ne transférer les appels qu’à certaines heures.
- Auto-réceptionnistes rendre votre entreprise plus professionnelle.
- Enregistrement automatique des appels peut enregistrer tous les appels entrants et sortants.
- Extensions vous permet d’utiliser un seul numéro principal pour atteindre tout le monde (il y a toujours des lignes directes pour chaque personne).
- Conférence vous permet de donner à vos clients un numéro à appeler afin que tout le monde puisse facilement être sur la même ligne de conférence.
- Messagerie vocale puissante vous enverra des e-mails avec la messagerie vocale et pourra même les transcrire en texte.
- Télécopie Internet juste au cas où vous auriez besoin de traiter avec le gouvernement ou une autre industrie qui n’a pas rattrapé son retard.
- Et littéralement des dizaines d’autres fonctionnalités et intégrations dans le reste de votre entreprise.
Nous sommes en 2018, tout sera bientôt dans le cloud, alors pourquoi pas votre téléphone professionnel? La VoIP n’est pas seulement la meilleure chose sur le marché en ce moment, c’est l’avenir de tous les téléphones.
Comment choisir un forfait téléphonique professionnel
Maintenant que vous savez tout sur les avantages de la VoIP, il est temps de choisir un forfait téléphonique professionnel, et c’est là que cela devient délicat car il existe de nombreuses solutions, et aucune d’entre elles ne convient nécessairement à tout le monde. Mais heureusement, nous avons de l’expérience dans la gestion d’une entreprise, alors voici nos recommandations basées sur ce que nous savons.
Si vous travaillez pour une très grande entreprise, vous allez probablement vous retrouver avec une solution d’une grande entreprise comme Cisco ou Avaya, mais ces systèmes ne fonctionnent pas pour tout le monde et ne sont certainement pas généralement un bon choix pour un petite entreprise.
Meilleur dans l’ensemble: Bureau RingCentral
Si vous recherchez la meilleure solution au meilleur prix, Bureau RingCentral est certainement celui que nous choisirions. Et, en fait, RingCentral est le système téléphonique que nous utilisons depuis des années chez How-To Geek HQ pour nos opérations backend. Il est assez rare que nous recommandions directement un service, mais nous l’utilisons.
L’un des autres avantages de RingCentral est qu’il appartient en fait à Cisco et à AT&T, ce qui signifie que ce n’est pas un service de nuit qui disparaîtra. Ils sont là pour rester.
RingCentral possède toutes les fonctionnalités que vous attendez d’un service téléphonique, y compris les numéros locaux, les appels et SMS illimités, les applications mobiles pour iPhone et Android, la messagerie vocale vers les e-mails, les extensions, les standards automatiques et toutes les autres fonctionnalités dont vous pourriez avoir besoin.
Et si vous souhaitez effectuer une mise à niveau, vous pouvez même obtenir un numéro 800 pour votre entreprise, utiliser des téléphones de bureau et de salle de conférence de haute qualité de Cisco et d’autres fournisseurs, ou intégrer avec Microsoft, Dropbox, Google, Box, Salesforce, Zendesk, desk.com , et beaucoup plus.
Et avec des forfaits à partir de 20 $ par mois avec un essai gratuit, c’est même assez bon marché pour une entreprise avec une seule personne.
Les autres choix: Vonage for Business, eVoice et Skype for Business
Il existe bien sûr de nombreux autres fournisseurs VoIP parmi lesquels choisir. Vonage for Business est une solution alternative assez solide, bien que son modèle de tarification soit un peu plus déroutant, et vous devrez obtenir une consultation. Ils ont la plupart des mêmes fonctionnalités dont vous auriez besoin, et ils sont un nom de marque reconnaissable. Nous avons utilisé Vonage dans le passé et n’avons jamais eu de problèmes avec le service.
Il y a aussi eVoice, qui n’a pas d’options de téléphone matériel et qui est en fait plus cher au départ. Ils ont de nombreuses autres fonctionnalités, telles que les extensions, les standards automatiques, les numéros 800 et la messagerie vocale vers e-mail, mais dans l’ensemble, vous seriez mieux avec RingCentral ou Vonage for Business, car ces packages s’adaptent mieux et vous offrent des téléphones physiques, plutôt qu’une simple application sur votre téléphone.
Enfin, vous pouvez essayer d’utiliser Google Voice ou Skype Entreprise, mais ceux-ci ne disposent pas de toutes les fonctionnalités que vous attendez d’un système téléphonique professionnel et vous ne pouvez plus utiliser qu’une application pour passer tous vos appels. Vous perdez les aspects professionnels liés au standard automatique, aux extensions et à l’évolutivité de plusieurs lignes à mesure que votre entreprise se développe.
