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Créer un organigramme dans Visio 2010

En essayant de gérer une entreprise ces jours-ci, il est très important d’avoir un organigramme pour que tout soit gérable. Ici, nous allons vous montrer comment en créer un dans Visio 2010.

Besoin d’organigrammes

La nécessité de créer des organigrammes devient indispensable de nos jours, car les entreprises commencent à se concentrer sur des recrutements extensifs pour une disponibilité à grande distance, une augmentation de la productivité et un ciblage de marchés divers. Compte tenu de ce changement rigoureux, la création d’un organigramme peut aider les parties prenantes à comprendre facilement la structure et la hiérarchie organisationnelles en constante croissance. Il montre la structure de base de l’organisation ainsi que la définition des relations entre les employés travaillant dans différents départements.

Opportunément, Microsoft Visio 2010 offre un moyen simple de créer un organigramme. Comme auparavant, des méthodes orthodoxes pour répertorier la hiérarchie des organisations ont été utilisées pour définir la structure des départements ainsi que la communication possible, notamment; communications horizontales et verticales. Pour transformer ces listes qui définissent la structure organisationnelle en un graphique détaillé, Visio 2010 comprend un complément pour l’importation d’une feuille de calcul Excel, ce qui est pratique pour extraire des données d’une feuille de calcul afin de créer un organigramme.

Surtout, vous n’avez pas besoin de vous livrer au labyrinthe de la définition des hiérarchies organisationnelles et de la structure de farinage, car il vous suffit de spécifier les en-têtes de colonne et de ligne, ainsi que les données que vous devez importer et cela créera automatiquement un graphique définissant; hiérarchies organisationnelles avec les informations d’identification spécifiées de chaque employé, classées dans leurs départements correspondants.

Création d’organigrammes dans Visio 2010

Pour commencer, nous avons créé une feuille de calcul Excel contenant des champs,. Le champ contient le nom de tous les employés travaillant dans différents services, tandis que le champ contient le nom des superviseurs ou des chefs d’équipe. Ce champ est essentiel pour créer un organigramme, car il définit la structure de base et la hiérarchie dans le graphique.

Maintenant, lancez Visio 2010, allez dans l’onglet Affichage, sous le menu Modules complémentaires, dans les options professionnelles, cliquez sur Assistant Organigramme.

Cela démarrera l’Assistant Organigramme, dans la première étape, activez l’option et cliquez sur Suivant.

Lorsque nous importons une feuille Excel, sélectionnez la deuxième option pour importer une feuille de calcul Excel.

Spécifiez le chemin du fichier Excel et cliquez sur Suivant pour continuer.

Dans cette étape, vous devez spécifier les champs qui définissent réellement la structure d’une organisation. Dans notre cas, ce sont des & champs. Après avoir spécifié les champs, cliquez sur Suivant pour continuer.

L’organigramme est principalement destiné à montrer la hiérarchie des départements / employés travaillant dans l’organisation ainsi que la manière dont ils sont liés entre eux et qui supervise qui. Compte tenu de cela, dans cette étape, nous omettons le champ Superviseur, car son inclusion ne serait pas nécessaire car Visio trace automatiquement la structure de base définie dans la feuille Excel. Ajoutez le reste des champs sous catégorie et cliquez sur Suivant.

Choisissez maintenant les champs que vous souhaitez inclure dans les formes de l’organigramme et cliquez sur Suivant.

Cette étape consiste à diviser le graphique en plusieurs pages.Si vous avez affaire à plus de 100 employés, vous souhaiterez peut-être spécifier le nombre de pages sur lesquelles l’organigramme sera affiché. Mais dans notre cas, nous traitons beaucoup moins de données, nous allons donc activer l’option. Spécifiez le nom que vous devez afficher en haut de la page. Si vous avez moins de 20 hiérarchies, entrez le nom de l’employé le mieux classé dans l’organisation et cliquez sur Terminer pour mettre fin à l’assistant.

Il créera instantanément un organigramme à partir de la feuille de calcul Excel spécifiée. L’employé le mieux classé sera affiché en haut de l’organigramme, supervisant divers employés de différents services. Comme indiqué ci-dessous, ses subordonnés immédiats dirigent en outre d’autres employés et ainsi de suite.

Pour les personnalisations avancées, rendez-vous sur l’onglet, vous trouverez ici différents groupes pour configurer la hiérarchie de l’organigramme et gérer les postes d’autres employés. Sous le groupe, les dispositions des formes peuvent être modifiées et cela facilite la navigation dans le graphique. Vous pouvez également modifier le type de poste et masquer les subordonnés de l’employé sélectionné.

À partir du groupe, vous pouvez insérer une image des employés, des services, etc. À partir du groupe de synchronisation, vous avez la possibilité de créer une copie synchronisée et de développer les subordonnés de l’employé sélectionné. Sous le groupe Données de l’organisation, vous pouvez modifier la mise en page entière de l’organigramme en incluant; affichage de la forme, afficher le diviseur, activer / désactiver les champs importés, modifier la position du bloc et remplir les couleurs, etc.

Si, à tout moment, vous devez insérer un nouveau poste ou annoncer une vacance, le gabarit Organigramme est toujours disponible dans la barre latérale gauche. Faites glisser la forme Organigramme souhaitée dans la page de diagramme principale, pour maintenir l’intégrité de la structure, c’est-à-dire, pour insérer des subordonnés pour un employé spécifique, faites glisser la forme de position sur la boîte de forme d’employé existante.

Par exemple, nous avons ajouté un consultant en organisation, qui est directement sous le chef de la direction, pour maintenir cela, nous avons fait glisser la boîte et l’avons simplement déposée sur la boîte du PDG pour rendre la position subordonnée immédiate.

L’ajout de détails à une nouvelle position est un jeu d’enfant, il suffit de cliquer avec le bouton droit de la souris sur la nouvelle zone de position et de cliquer sur Propriétés.

Cela ouvrira la boîte de dialogue Données de forme, commencez à remplir toutes les informations pertinentes et cliquez sur OK.

Ici, vous pouvez voir que la position nouvellement créée est facilement remplie avec toutes les informations spécifiées. Désormais, développer un organigramme ne nécessite plus la maintenance de longues listes. Sous l’onglet Conception, vous pouvez également essayer différents modèles et mises en page sur l’organigramme pour le rendre plus flamboyant et professionnel.

Conclusion

Un organigramme est un excellent moyen de montrer des hiérarchies organisationnelles détaillées; avec les informations d’identification définies des employés, la structure des départements, les nouveaux postes vacants, les employés nouvellement embauchés, les départements récemment ajoutés et, surtout, montre le moyen d’interaction le plus pratique entre les différents départements et employés, etc.

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