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Comment utiliser Trello pour faciliter la gestion de projets

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Trello peut être un excellent moyen de gérer des projets, de communiquer avec votre équipe, d’organiser des idées et de servir de sorte de «tableau blanc Internet» où les gens peuvent réfléchir ensemble et collaborer dans un espace partagé.

Après avoir créé un tableau, vous pouvez commencer à ajouter les membres du projet qui composeront l’équipe. Pour ce faire, cliquez sur l’onglet «Afficher le menu» sur le côté droit, vu ici.

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Une fois que tous les membres de votre tableau sont rassemblés et prêts à l’emploi, vous pouvez commencer à ajouter de nouvelles listes. Les titres de ces listes peuvent être n’importe quoi en fonction du type de projet que vous créez, du flux de travail selon lequel vous souhaitez gérer les affectations individuelles et de la façon dont vous préférez gérer votre contenu dans son ensemble.

À titre d’exemple, nous avons énuméré quelques idées différentes ci-dessous. Dans chaque liste, vous trouverez l’option «Ajouter une carte», que vous pouvez cliquer ici.

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Une fois la carte créée dans la liste, cliquez dessus et vous verrez une fenêtre qui ressemble à ceci:

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Et c’est dans ces cartes que commence la véritable organisation. Tout, de l’ajout de membres à «S’abonner à une carte» (ce qui signifie qu’ils recevront une alerte sur leur e-mail ou sur leur téléphone lorsqu’une nouvelle action se produit), à l’étiquetage d’une carte pour sa sous-section se produit dans les boutons sur le côté.

Vous pouvez modifier la description d’une carte (c’est-à-dire «Brainstorming seulement», un lien vers des recherches pertinentes, des clips YouTube, etc.), ainsi que créer une «liste de contrôle», voir sur le côté ici.

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Les listes de contrôle sont un excellent moyen de gérer des cartes individuelles et de s’assurer que tous les membres de l’équipe sont constamment informés de la position d’un élément donné du projet à un moment donné. Pour ajouter une liste de contrôle et la remplir avec de nouveaux éléments, passez simplement la souris sur le bouton «Liste de contrôle», cliquez sur «Ajouter» et commencez à remplir les tâches.

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Les autres paramètres de chaque carte incluent la possibilité d’ajouter une date d’échéance, qui peut être mise à jour ou modifiée par tous les membres qui ont reçu l’autorisation sur la carte.

Le flux d’activité se trouve dans le menu de droite, et tant qu’une carte n’est pas marquée comme «privée», toutes les actions de votre équipe peuvent être vues à partir d’un flux simple à suivre.

Une autre fonctionnalité intéressante de Trello est que tous vos fichiers et dossiers peuvent être attachés directement dans les cartes elles-mêmes. Plus besoin de fouiller dans un éventail infini de dossiers Dropbox avec des mots de passe compliqués ou d’essayer de faire en sorte que quelqu’un organise correctement ses autorisations Drive, avec Trello, tout ce dont vous avez besoin est là et prêt à être téléchargé directement depuis le serveur.

Mais, au cas où votre équipe ne serait pas prête à «abandonner» sa Dropbox pour le moment, le service s’intègre automatiquement à la plupart des services cloud les plus populaires et vous permettra de joindre du contenu directement à partir de votre propre compte associé.

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Ensuite, c’est là que les étiquettes entrent en jeu.

Les étiquettes sont un surnom universel qui peut facilement vous permettre de séparer vos sections en sous-sections, et ainsi de suite. Disons, par exemple, que vous avez quelque chose dans votre liste «Attribué» mais que vous ne savez pas à quel département appartient l’article?

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Les étiquettes vous permettent de coder rapidement un contenu spécifique par couleur, de sorte que quiconque est attaché à la carte puisse rapidement reconnaître à qui il appartient et quel est le but de l’affectation. Ce repère visuel en fait un système d’organisation facile, pas très différent des onglets colorés que vous verrez au-dessus des dossiers alignés dans un classeur.

Enfin, vous pouvez choisir de «Partager» une carte avec n’importe qui par e-mail, ou simplement la lier dans votre espace de workflow en dehors du réseau Trello.

Certaines des fonctionnalités supplémentaires et plus amusantes de Trello incluent la possibilité d’ajouter des autocollants conviviaux à une carte ou à un membre, dont certains sont inclus avec l’abonnement de base, et une bibliothèque supplémentaire complète qui s’ouvrira si vous vous inscrivez à Trello Gold Souscription mensuelle.

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La classe affaires vous offrira les mêmes autocollants, mais au lieu de payer 5 $ par mois dans son ensemble, vous pouvez choisir de donner des abonnements premium à chacun de vos employés à un prix à la carte de seulement 3,75 $ par personne.

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Des paramètres supplémentaires dans la barre de menus vous permettront de contrôler soigneusement les autorisations des membres de votre équipe, y compris qui peut lire les cartes, qui peut les commenter et qui a la possibilité d’archiver, de supprimer ou de déplacer des affectations plus anciennes qui ont déjà rempli leur objectif.

C’est là que vous trouverez également le menu « Power Ups », y compris la possibilité de voir toutes les affectations et leurs propriétaires dans un format de calendrier avec les dates d’échéance et les horaires correspondants, ainsi que l’option permettant aux membres de votre équipe de  » voter »sur des cartes particulières.

L’idée derrière le système de vote est que si tout le monde ne peut pas s’entendre sur une idée ou sur quelle tâche travailler ensuite, vous pouvez ouvrir la parole à un vote. Quelle que soit l’option qui obtient le plus grand nombre de votes, le prochain projet est envoyé.

Si une planche ne suffit pas, il y a toujours la possibilité d’en faire plus. Séparer votre main-d’œuvre de cette manière peut aider à éliminer trop de diaphonie excessive entre les différents services, et est toujours une bonne option si vous vous inquiétez des autorisations ou des personnes qui voient des projets privés en action avant qu’ils ne soient prêts pour le grand public.

Une fois qu’une carte a atteint son objectif, vous pouvez la ranger proprement dans les archives en appuyant simplement sur un bouton. L’archive conservera le contenu pendant plus de 30 jours avant d’être supprimée définitivement, alors assurez-vous de ne jamais rien envoyer dans cette zone de Trello à moins que vous ne soyez absolument sûr que vous en avez terminé pour de bon.

Trello peut être un moyen utile et facilement accessible pour vous et les membres de toute votre équipe de rester organisés malgré le chaos trépidant de la journée de travail. En utilisant toutes ses nombreuses fonctionnalités et astuces, vous pouvez garder l’esprit clair, vos projets sur la bonne voie et l’ampleur de vos missions publiées à temps, à chaque fois.

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