Certaines personnes aiment garder leurs dossiers Outlook parfaitement contrôlés, avec des e-mails soigneusement classés et stockés dans une structure de dossiers logique et minimale. La plupart d’entre nous ne sont pas comme ça, alors Microsoft a fourni des outils pour vous aider. L’un de ces outils est l’outil de nettoyage de conversation peu connu, qui supprime ou déplace les e-mails redondants d’une conversation. Voici comment ça fonctionne.
Vous pouvez exécuter l’outil de nettoyage de conversation sur une seule conversation, un dossier ou un dossier et tous ses sous-dossiers. Il recherche les e-mails redondants, c’est-à-dire ceux qui sont inclus dans leur intégralité dans un autre message de la conversation. Il supprime ensuite (par défaut) ou déplace ces e-mails vers un autre dossier, selon la façon dont vous l’avez configuré. Cela permet d’éviter que votre boîte aux lettres ne soit remplie de plusieurs copies du même message.
Tout d’abord, vous devez définir les paramètres de nettoyage de la conversation. Dirigez-vous vers Fichier> Options> Courrier, puis faites défiler jusqu’à la section «Nettoyage de la conversation».
Par défaut, Conversation Cleanup supprime les éléments, mais si vous souhaitez déplacer les éléments redondants vers un dossier à la place, vous pouvez cliquer sur «Parcourir» et choisir le dossier vers lequel vous souhaitez les déplacer. Ceci est pratique si vous souhaitez vérifier par vous-même que les messages trouvés par l’outil sont vraiment redondants. L’outil de nettoyage des conversations est fiable d’après notre expérience, mais parfois il n’y a pas de substitut pour vérifier les choses vous-même.
Vous pouvez probablement laisser les autres options par défaut telles quelles car elles ont beaucoup de sens, mais si votre situation ou vos préférences sont différentes, allez-y et activez ou désactivez les paramètres comme bon vous semble. Une fois que vous avez défini les paramètres comme vous le souhaitez, cliquez sur «OK» pour revenir à Outlook.
Maintenant, vous devez ouvrir l’outil. Sur l’onglet «Accueil», cliquez sur le bouton «Nettoyer». Le menu déroulant vous donne la possibilité de nettoyer la conversation actuellement sélectionnée dans le dossier, le dossier entier ou le dossier entier et tous les sous-dossiers.
Vous pouvez également accéder à ce menu en cliquant sur Dossier> Nettoyer le dossier si vous n’avez pas besoin de l’option «Nettoyer la conversation».
Nous allons utiliser «Nettoyer le dossier» pour le moment, mais le processus est le même que vous nettoyiez une conversation, un dossier ou un dossier et ses sous-dossiers. Et pour une option en un clic, vous pouvez toujours cliquer avec le bouton droit sur un dossier dans le volet de navigation et sélectionner «Nettoyer le dossier».
La première fois que vous exécutez cet outil, un avertissement apparaît, vous donnant la possibilité de modifier les paramètres, d’exécuter l’outil ou d’annuler l’opération.
Si vous souhaitez que l’outil s’exécute sans voir cette fenêtre contextuelle, activez l’option «Ne plus afficher ce message».
Cliquez sur «Nettoyer le dossier» pour exécuter l’outil (si vous avez activé l’option «Ne plus afficher ce message», à partir de ce moment, l’outil s’exécutera dès que vous le sélectionnerez). Lorsque l’outil est en cours d’exécution, ce qui peut prendre un peu de temps si vous l’exécutez pour la première fois sur un dossier contenant beaucoup de messages, un avis d’état apparaît dans la barre en bas d’Outlook.
Vous pouvez continuer à utiliser Outlook pendant son exécution. Une fois que l’avis de statut disparaît, l’outil est terminé. Il ne vous dira pas que c’est terminé – l’outil est conçu pour fonctionner en arrière-plan pour vous aider, pas pour vous bombarder de messages – mais il vous dira s’il ne trouve aucun message à nettoyer.
C’est tout ce qu’on peut en dire. Lorsque nous avons exécuté cet outil sur un dossier d’exemple contenant 2487 e-mails, il a trouvé 502 e-mails qui pouvaient être supprimés. Plus d’un cinquième des e-mails du dossier étaient redondants, c’est donc une révélation et un outil qui vaut la peine d’être utilisé si vous manquez d’espace ou si vous êtes fatigué de parcourir les conversations.
