L’une des options les plus utiles et les moins comprises d’Outlook est Follow Up, l’outil de rappel par e-mail du programme. Si vous avez du mal à vous rappeler de répondre aux e-mails après qu’ils ne soient plus sur la première page de votre boîte de réception, cet outil est pour vous.
Follow Up vous rappelle les e-mails à une date de votre choix et les ajoute à votre liste de tâches Outlook. Lorsque vous avez traité le rappel et que vous l’avez marqué comme terminé, il disparaît de votre liste de tâches. C’est simple, rapide, efficace et facile à utiliser.
Pour commencer, sélectionnez un e-mail dans Outlook, puis cliquez sur Accueil> Suivi (il se trouve dans le groupe « Balises »).
Dans le menu déroulant, sélectionnez la date à laquelle vous souhaitez un suivi sur l’e-mail. Microsoft propose plusieurs actions rapides, notamment «Aujourd’hui», «Demain» ou «Semaine prochaine». Cependant, vous pouvez également cliquer sur «Personnalisé» pour sélectionner une date.
L’email est alors surligné en jaune, afin que vous puissiez savoir en un coup d’œil quels messages sont marqués pour un suivi. Il ajoute également l’e-mail à votre liste de tâches Outlook.
Cela s’appelle «ajouter un indicateur» à un e-mail. Une fois que vous avez fait cela, vous pouvez déplacer l’e-mail vers n’importe quel autre dossier, comme votre archive, et il restera visible dans votre liste de tâches. Il vous suffit de double-cliquer dessus pour l’ouvrir.
Par défaut, Outlook vous rappelle l’e-mail le jour que vous avez sélectionné. Cependant, si vous souhaitez choisir la date et l’heure exactes du rappel, accédez à nouveau à Accueil> Suivi, puis sélectionnez « Ajouter un rappel ».
Cela ouvre le panneau «Personnalisé», dans lequel vous pouvez modifier le nom de l’indicateur, les dates de début et d’échéance, ainsi que la date et l’heure du rappel.
Vous pouvez également cliquer sur Accueil> Suivi, puis sélectionner «Personnalisé» pour accéder au panneau.
La première option, «Signaler à», correspond au nom du drapeau que vous donnez à l’e-mail. Cela apparaît en haut du message comme une info-bulle. Dans ce cas, il affiche «Suivi», qui est le nom par défaut, Début et Date d’échéance.
Vous pouvez sélectionner un autre nom de drapeau dans le menu déroulant ou saisir le vôtre.
Nous avons changé le nom du drapeau en «Révision» et l’info-bulle a changé en conséquence.
Si vous souhaitez modifier la date de suivi de l’e-mail, vous pouvez modifier les valeurs «Date de début» et «Date d’échéance».
Par défaut, les tâches Outlook fonctionnent en fonction de la «date d’échéance», donc lorsque vous en définissez une, cela détermine le moment où l’e-mail apparaît dans votre liste de tâches.
Vous pouvez également définir la date et l’heure auxquelles vous souhaitez un rappel contextuel. Par défaut, Outlook utilise le bruit d’alerte de rappel par défaut, mais vous pouvez également le modifier si vous le souhaitez.
Lorsque vous avez terminé, cliquez sur «OK» pour fermer le panneau Personnalisé.
Si vous utilisez beaucoup le suivi, vous aimerez peut-être également l’option Clic rapide. Cela vous permet de cliquer une fois sur un e-mail et d’ajouter un indicateur par défaut. Si vous n’avez pas encore modifié les options par défaut dans Outlook, passez la souris sur un e-mail jusqu’à ce que vous voyiez les boutons d’action rapide sur la droite – l’un d’entre eux sera un indicateur de suivi.
Si vous ne voyez pas cette option, consultez notre guide sur les actions rapides pour l’ajouter. Lorsque vous cliquez sur le bouton Action rapide, il marque l’e-mail pour un suivi «Aujourd’hui» par défaut.
Vous pouvez vous diriger vers Accueil> Suivi, puis sélectionner «Définir un clic rapide» pour modifier ce paramètre.
Dans le menu déroulant, sélectionnez la date par défaut à laquelle vous souhaitez que le bouton Action rapide utilise, puis cliquez sur « OK ».
Désormais, lorsque vous survolez un e-mail et que vous cliquez sur l’indicateur de suivi dans Actions rapides, il utilisera automatiquement la date que vous avez sélectionnée. C’est vraiment utile si vous parcourez des e-mails à la fin de la journée pour vous rappeler de les traiter plus tard.
Lorsque vous avez terminé avec un e-mail, cliquez sur Accueil> Suivi, puis sélectionnez «Marquer comme terminé» ou «Effacer l’indicateur».
«Marquer comme terminée» marque la tâche comme terminée et la supprime de la liste des tâches visibles, tandis que «Effacer l’indicateur» supprime la tâche. L’un ou l’autre fonctionne, mais nous aimons «Marquer comme terminé» parce que c’est comme cocher quelque chose dans une liste de tâches.
Vous êtes maintenant prêt à utiliser l’indicateur de suivi!
