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Comment utiliser les règles dans Microsoft Word

Les règles de Word vous permettent de contrôler les marges de votre page et l’indentation des paragraphes. Ils sont parfaits pour aligner précisément des images, du texte et d’autres éléments. Si vous imprimez un document, les règles peuvent vous aider à garantir que ce que vous voyez sur votre écran se traduit par ce que vous obtiendrez sur la page imprimée.

Le problème est que les règles ne sont même plus visibles par défaut dans Word. Voici comment les activer et comment en tirer le meilleur parti.

Remarque: nous travaillons avec Office 2016 dans cet article. Les règles existent depuis presque toujours et fonctionnent de la même manière dans les versions précédentes de Word.

Activer les règles

Tout d’abord, assurez-vous que vous êtes en mode Mise en page. Sur le ruban, passez à l’onglet «Affichage» (tout le chemin à droite). Si «Mise en page» n’est pas déjà en surbrillance, cliquez dessus maintenant.

Regardez maintenant vers le centre du ruban. Dans la section «Afficher», activez l’option «Règles». Vous devriez voir immédiatement la règle horizontale au-dessus de votre document et la règle verticale à sa gauche.

Remarque: la règle horizontale est également visible dans la présentation Web et la vue Brouillon. La règle verticale ne l’est pas.

Accéder à la fenêtre de mise en page

Double-cliquez sur un espace vide de la règle pour ouvrir la fenêtre Mise en page. Il s’agit de la même fenêtre que vous pouvez ouvrir à partir de l’onglet Disposition sur le ruban.

La fenêtre «Mise en page» vous montre la plupart des propriétés physiques de mise en page du document. L’onglet « Marges » vous permet de définir les marges pour le haut, le bas, la gauche et la droite, que vous pouvez vérifier avec les marqueurs sur la règle (voir ci-dessous). La gouttière est un espace supplémentaire sur la page, généralement utilisé comme un espace vierge supplémentaire pour des choses comme la reliure en peigne (ces petits tire-bouchons en plastique qui font un cahier bon marché). Il est défini comme vide par défaut. Vous pouvez également utiliser cet onglet pour contrôler l’orientation de la page.

Si vous imprimez votre document, l’onglet «Papier» vous permet de modifier le format physique du papier pour qu’il corresponde aux différents formats de papier de votre imprimante. La valeur par défaut est de 8,5 pouces sur 11 pouces, le format «Lettre» standard pour l’impression sur papier américain (215,9 x 279,4 mm). Vous pouvez voir le résultat de ce paramètre dans les règles numériques sur la page, avec les marges par défaut de 1 pouce résultant en une règle horizontale de 7,5 pouces et une règle verticale de 10 pouces. Si vous prévoyez d’imprimer via une imprimante domestique standard ou si vous utilisez le bac principal de votre imprimante de bureau, laissez-le tel quel.

Changer les marges à la volée

Les marges sont indiquées sur la règle par les zones grises et blanches. Les zones grises à chaque extrémité de la règle représentent votre marge; les zones blanches la page active. La mise à l’échelle des dirigeants semble un peu étrange au début. Il commence en fait à l’extrême gauche (ou en haut pour la règle verticale) avec un nombre indiquant la taille de votre marge, puis compte à rebours. Lorsqu’il atteint la zone active blanche, il recommence à compter. Vous pouvez le voir dans l’image ci-dessous, où j’ai défini la marge à deux pouces.

Dans la mise en page par défaut de Word 8,5 par 11 pouces, la règle horizontale commence à 1 (indiquant une marge d’un pouce), puis se réinitialise à zéro là où la marge se termine, puis compte jusqu’à 7,5 pour l’espace horizontal restant. Idem pour la règle verticale: commence à un pour une marge d’un pouce, redémarre à zéro à l’espace blanc et ne monte que jusqu’à dix.

Remarque: les règles de Word affichent la mesure que vous avez définie dans Fichier> Options> Avancé> Afficher les mesures en unités de. Vous pouvez changer les mesures en centimètres, millimètres, points ou picas. Sachez cependant que ces paramètres contrôlent les unités de mesure utilisées dans Word, et pas seulement la règle.

Vous pouvez également ajuster rapidement les marges directement à partir de la règle. Maintenez votre souris sur la ligne séparant la zone blanche et grise. Vous verrez le pointeur se transformer en double flèche et vous verrez probablement une info-bulle vous indiquant que vous pointez sur la marge. Maintenant, cliquez et faites glisser cette ligne vers la gauche ou la droite pour ajuster cette marge.

Modifier les retraits à la volée

Ces petits marqueurs en forme de triangle et de boîte sur la règle sont très pratiques. Ils contrôlent l’indentation des paragraphes individuels. Positionnez simplement votre curseur dans le paragraphe que vous souhaitez ajuster et faites-le glisser. Si vous souhaitez modifier plusieurs paragraphes, sélectionnez les paragraphes que vous souhaitez modifier. Et si vous souhaitez modifier les retraits dans tout le document, appuyez simplement sur Ctrl + A (pour tout sélectionner), puis ajustez les curseurs.

Voici comment fonctionne chaque retrait.

Le fait de faire glisser le marqueur de retrait gauche modifie l’indentation de toutes les lignes d’un paragraphe. Lorsque vous le faites glisser, les deux autres marqueurs de retrait se déplacent également. Ici, je déplace le retrait gauche d’un demi-pouce à partir de la marge gauche.

Le fait de faire glisser le marqueur de retrait de la première ligne modifie le retrait de la première ligne d’un paragraphe uniquement.

Le fait de faire glisser le marqueur Retrait suspendu modifie l’indentation de toutes les lignes à l’exception de la première ligne.

À l’extrémité droite de la règle, vous ne trouverez qu’un seul marqueur: le marqueur de retrait droit. Faites-le glisser pour contraindre le paragraphe sur le côté droit.

Ajouter des arrêts d’onglet

Un taquet de tabulation est l’emplacement vers lequel se déplace le curseur lorsque vous appuyez sur la touche Tab. Un document Word par défaut n’a pas de taquets de tabulation, donc chaque fois que vous appuyez sur la touche Tabulation, le curseur avance d’environ huit caractères. La configuration des taquets de tabulation vous permet de mieux contrôler et aligner le texte.

Bien sûr, Word offre suffisamment d’options pour que les choses deviennent un peu plus compliquées que cela. Si vous regardez tout le chemin vers le bord gauche de votre document, juste au-dessus de la règle verticale, vous verrez le bouton Tab Stop.

Cliquez sur ce bouton pour parcourir les différents types d’arrêts de tabulation que Word rend disponibles. Les voici:

  • La gauche: Les onglets de gauche sont le tap stop par défaut de Word. C’est ce à quoi la plupart des gens pensent lorsqu’ils pensent aux taquets de tabulation, et ce que vous utiliserez probablement la plupart du temps. Le texte est aligné sur le bord gauche de la tabulation.
  • Centre: Les onglets centraux alignent le texte autour du centre de la tabulation.
  • Droite: Les onglets de droite alignent le texte sur le bord droit de la tabulation et constituent un excellent moyen d’aligner les chiffres les plus à droite de longues listes de nombres lorsque vous les entrez.
  • Décimal: Les tabulations décimales alignent les nombres (ou le texte) en fonction des points décimaux. Ils sont parfaits pour aligner les chiffres des devises. Soyez prudent, cependant. Le texte est également aligné sur les décimales, donc si vous tapez une phrase avec un point, le point s’alignera sur la tabulation.
  • Onglet barre: Les onglets de barre ne créent pas une tabulation réelle. Au lieu de cela, ils créent une ligne verticale partout où vous les insérez. Vous pouvez les utiliser pour placer des lignes verticales entre des colonnes à onglets dans les cas où vous préférez ne pas utiliser de tableau.
  • Retraits: Sélectionnez la première ligne et les options de retrait suspendu, puis cliquez n’importe où dans l’espace de la règle active (la zone blanche) pour y placer le retrait. Cela fonctionne de la même manière que de faire glisser les marqueurs de retrait comme nous l’avons vu dans la section précédente.

Un petit conseil pour vous. Si vous parcourez les taquets de tabulation et que tu ne te souviens pas de la signification de chaque symbole, éloignez la souris du bouton, puis revenez pour activer une info-bulle décrivant cette tabulation.

Pour insérer une tabulation, utilisez simplement le bouton pour sélectionner le type d’arrêt souhaité. Maintenant, pointez votre souris n’importe où sur la partie blanche de la règle horizontale (vers le bas de la ligne de la règle), puis cliquez. Un symbole apparaît pour indiquer le type de tabulation que vous avez placé. Il s’agit d’un marqueur de tabulation, indiquant où le texte sautera si vous appuyez sur le bouton Tab de votre clavier.

Voici un exemple. Dans ce paragraphe, le retrait gauche est à un demi-pouce de la marge gauche, le retrait de première ligne est un autre demi-pouce plus loin, et j’ai défini une tabulation à deux pouces. J’ai appuyé sur le bouton Tab avec mon curseur devant « Lorem », de sorte que le texte a sauté à mon point de tabulation défini manuellement.

Vous pouvez insérer plusieurs marqueurs de tabulation si vous le souhaitez, et vous pouvez les cliquer et les faire glisser pour les repositionner à la volée.

Pour supprimer un marqueur de tabulation, faites-le simplement glisser vers le bas (loin de la règle) et relâchez le bouton de la souris.

Et, si vous préférez configurer vos taquets de tabulation manuellement (et un peu plus précisément), double-cliquez sur n’importe quel marqueur d’onglet pour ouvrir la fenêtre «Onglets».

La règle n’est que l’une des petites fonctionnalités de Word qui contient beaucoup plus de fonctionnalités que la plupart des gens ne le pensent. Il fournit un moyen rapide de contrôler les marges, de définir divers retraits pour un paragraphe et de garder les choses en ligne à l’aide de taquets de tabulation. Pourquoi Word le laisse désactivé par défaut nous dépasse, mais au moins maintenant, vous savez comment le réactiver et l’utiliser.

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