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Comment utiliser les fichiers Microsoft Office dans Google Drive

Les fichiers Microsoft Office sont toujours très courants, mais si vous êtes davantage un utilisateur de Google Docs, Sheets et Slides, vous pouvez toujours modifier des fichiers Word, Excel et PowerPoint dans Google Drive, si vous savez comment.

Sur le bureau, vous devrez utiliser le navigateur Google Chrome et une extension Chrome officielle pour modifier les documents Microsoft Office, à l’aide du mode de compatibilité Office (OCM) de Google Drive. Vous pouvez les modifier comme ça ou les convertir au format Google Docs, ce qui offrira plus de fonctionnalités. (Ne vous inquiétez pas, même si vous les convertissez au format Google Docs, vous pouvez les télécharger à nouveau au format Microsoft Office plus tard).

Vous pouvez également modifier des fichiers Microsoft Office à l’aide de l’application Google Drive et des applications Google Docs, Google Sheets et Google Slides sur iOS ou Android. Nous vous montrerons les deux méthodes dans le guide ci-dessous.

Comment travailler avec des fichiers Microsoft Office sur Google Drive sur un PC ou un Mac

Commençons par le bureau. Si le fichier Office que vous souhaitez modifier et partager se trouve toujours sur le disque dur de votre PC, vous pouvez facilement le télécharger sur Google Drive et l’ouvrir pour le modifier dans Chrome à l’aide d’une extension Chrome. Ouvrez Chrome, accédez à la Page d’extension Office Editing for Docs, Sheets & Slides, cliquez sur «Ajouter à Chrome» et suivez les instructions à l’écran pour l’installer.

Une fois l’extension installée, faites glisser le fichier Office sur la fenêtre Chrome jusqu’à ce que vous voyiez une icône de copie comme indiqué ci-dessous. Pour mon exemple tout au long de cet article, je vais utiliser un fichier Word / Google Docs, mais la procédure est la même pour les fichiers Excel / Google Sheets et les fichiers PowerPoint / Google Slides.

La première fois que vous faites glisser un fichier Office sur la fenêtre Chrome, la boîte de dialogue suivante s’affiche. Cliquez sur « OK » pour fermer la fenêtre. Vous ne verrez plus cette boîte de dialogue.

Le fichier Office est téléchargé sur votre compte Google Drive et ouvert dans l’onglet actuel. Il existe un nombre limité de fonctionnalités que vous pouvez utiliser pour modifier le fichier Office dans votre compte Google Drive. Cependant, si vous convertissez le document en document Google, d’autres fonctionnalités sont disponibles et vous pouvez partager le document avec d’autres.

Pour convertir votre fichier Word en un document Google Docs, sélectionnez « Enregistrer en tant que Google Docs » dans le menu « Fichier ». Si vous avez téléchargé et ouvert un fichier Excel (.xlsx ou .xls), l’option serait «Enregistrer sous Google Sheets» et si le fichier est un fichier PowerPoint (.pptx ou .ppt), l’option serait «Enregistrer sous Google Diapositives ».

Une boîte de dialogue s’affiche pendant la conversion et l’enregistrement du document dans votre compte Google Drive. Vous pouvez arrêter la conversion en cliquant sur «Annuler».

Une fois que vous avez apporté vos modifications, vous pouvez télécharger le document Google en tant que fichier Office. Dans mon exemple, je sélectionne «Télécharger en tant que» dans le menu «Fichier», puis je sélectionne «Microsoft Word (.docx)» dans le sous-menu. Il existe également d’autres formats dans lesquels vous pouvez télécharger le fichier Word, tels que .rtf, .pdf et même sous forme de livre électronique (.epub).

Le nom du fichier d’origine est utilisé par défaut, mais vous pouvez le modifier dans la zone d’édition «Nom de fichier». Ensuite, cliquez sur «Enregistrer».

Une autre façon de travailler avec des fichiers Office dans votre compte Google Drive consiste à les télécharger sur votre compte Google Drive à l’aide de l’application Google pour Windows, qui peut être téléchargée à partir de ici. Si vous avez téléchargé votre fichier Word de cette façon, vous pouvez accéder à votre compte Google Drive à partir d’un navigateur, puis ouvrez le fichier Word dans Google Docs. Pour mon exemple, je vais ouvrir mon fichier Word en cliquant avec le bouton droit sur le fichier dans mon compte Google Drive, en sélectionnant «Ouvrir avec» dans le menu contextuel, puis en sélectionnant «Google Docs» dans le sous-menu.

Le fichier Word est ouvert dans un nouvel onglet et vous pouvez modifier le document comme lorsque vous aviez fait glisser le fichier Word sur la fenêtre Chrome précédemment. Vous pouvez également «Télécharger» le fichier en tant que fichier Word en utilisant le bouton «Télécharger» dans le coin supérieur droit de la fenêtre du navigateur, ou le partager avec d’autres en utilisant le bouton «Partager».

À ce stade, le fichier est toujours un fichier Word et vous travaillez en mode de compatibilité Office (OCM). Pour le convertir en fichier Google Docs, sélectionnez « Enregistrer sous Google Docs » dans le menu « Fichier », comme vous l’avez fait après avoir fait glisser le fichier Word sur la fenêtre Chrome.

Comment utiliser des fichiers Microsoft Office sur Google Drive sur un appareil mobile

Vous pouvez également ouvrir et modifier des fichiers Office à l’aide du Application Google Docs pour iOS ou Android (pour les fichiers Word), le Application Google Sheets pour iOS ou Android (pour les fichiers Excel), ou le Application Google Slides pour iOS ou Android (pour les fichiers PowerPoint). Cependant, vous devez également installer le Application Google Drive sur iOS ou Android. Lorsque vous sélectionnez un fichier Office à ouvrir dans l’application Google Drive, il s’ouvre automatiquement dans l’application de document Google appropriée.

Nous allons vous montrer comment travailler avec un fichier Word dans votre compte Google Drive sur un iPhone, mais le processus est similaire sur d’autres plates-formes et avec d’autres fichiers. Ouvrez l’application Google Drive sur votre appareil et accédez à l’emplacement du fichier Word que vous souhaitez ouvrir. Appuyez sur le fichier.

Votre fichier Word est automatiquement ouvert dans Google Docs. Vous pouvez modifier le fichier Word tel quel en appuyant sur le document (1) et en ajoutant du contenu ou en modifiant le contenu existant et en formatant le texte (2). Des options supplémentaires de mise en forme du texte et des paragraphes sont disponibles en cliquant sur l’icône de texte / paragraphe dans la barre d’outils en haut (3). Lorsque vous avez terminé de modifier le document, appuyez sur la coche dans le coin supérieur gauche de l’écran (4).

Si, à tout moment, vous ne savez pas si vous travaillez dans un fichier au format Word ou un fichier au format Google Docs, appuyez sur le bouton de menu (trois points verticaux).

Lorsque vous travaillez dans un fichier Word (ou un fichier Excel ou un fichier PowerPoint), vous verrez le mode de compatibilité Office en haut du menu.

Notez dans l’image ci-dessus qu’il existe une option Partager et exporter dans le menu, mais lorsque vous appuyez sur l’option « Partager et exporter », vous constaterez qu’il n’y a pas d’option Partager disponible (à gauche dans l’image ci-dessous) . Tout comme dans un navigateur sur PC, vous ne pouvez pas partager de fichiers Word dans votre compte Google Drive. Vous devez enregistrer un fichier Word en tant que fichier Google Docs si vous souhaitez partager le fichier. De manière pratique, le sous-menu Partager et exporter vous permet également de «Enregistrer en tant que fichier Google Docs».

Une fois que vous avez enregistré le fichier en tant que fichier Google Docs (ce que nous ferons ensuite), le sous-menu « Partager et exporter » comprend une option Partager (à droite dans l’image ci-dessous), vous permettant de partager le document actuel avec d’autres . Ce sous-menu comprend également l’option Enregistrer sous Word (.docx), qui vous permet de reconvertir le document en fichier Word.

Lorsque vous appuyez sur l’option «Enregistrer en tant que fichier Google Docs» dans le sous-menu Partager et exporter du document Word, une boîte de dialogue s’affiche pendant que le document est en cours d’enregistrement en tant que fichier Google Docs.

Une fois le document converti, «Mode de compatibilité Office» n’est plus dans le menu principal et certaines des options sont différentes, comme le sous-menu Partager et exporter dont nous avons parlé ci-dessus. Vous pouvez désormais modifier et partager votre document Google Docs, puis le reconvertir en document Word, si vous le souhaitez.

De retour dans l’application Google Drive, la version Google Docs de mon fichier Word est désormais disponible.

Vous pouvez également ouvrir le document Google Docs dans un navigateur sur votre PC et télécharger le fichier sous forme de fichier Word, comme nous l’avons vu dans la première section. Les documents Google Docs, Sheets et Slides ne sont stockés que dans votre compte Google Drive. Si vous utilisez l’application Google Drive pour Windows, vous verrez à quoi ressemblent les fichiers locaux de ces documents, mais ce sont en fait des liens vers les documents en ligne. Donc, pour y accéder, vous devez disposer d’une connexion Internet. Vous pouvez en savoir plus sur l’utilisation de l’application Google Drive pour Windows.

Le site d’aide de Google sur Google Docs répertorie les Types de fichiers Office compatibles avec Google Drive.

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