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Comment utiliser la fonction de comparaison de Microsoft Word

Si vous faites partie d’une équipe collaborative de travailleurs ou si vous avez simplement affaire à plusieurs révisions de votre propre travail, il est important de pouvoir suivre les changements progressifs. Dans Microsoft Word, la capacité de comparer chaque différence dans deux documents presque identiques est intégrée à l’outil de comparaison. Voici comment l’utiliser.

Tout d’abord, ouvrez Word et n’importe quel fichier de document. (Il peut s’agir de l’un de ceux que vous comparez, d’un autre document entièrement ou simplement d’un projet vierge.) Cliquez sur l’onglet « Révision » en haut de l’écran pour ouvrir le menu ruban, puis sur le bouton « Comparer » – ce sera près du côté droit du menu.

Cliquez à nouveau sur «Comparer» si un autre menu s’ouvre. Ensuite, dans la nouvelle fenêtre, sélectionnez vos deux documents: le document «Original» (ou antérieur) et le document «Révisé» (ou ultérieur). Si vous ne voyez ni l’un ni l’autre dans le menu déroulant, cliquez sur l’icône de dossier à droite pour accéder au document à l’aide de votre navigateur de fichiers.

Sous «Étiqueter les modifications avec», vous pouvez définir une note pour vous aider à savoir quelle différence appartient à quel document. Ici, je vais étiqueter le mien «plus tard» car c’est la dernière révision du manuscrit. Vous ne pouvez ajouter une balise qu’au document révisé, mais vous pouvez basculer entre elles avec l’icône de double flèche.

Cliquez sur le bouton « Plus » pour voir l’option avancée. La plupart sont explicites et toutes les options sont activées par défaut. Notez l’option «Afficher les modifications à», qui affiche les modifications individuelles soit un caractère à la fois (très lent), soit un mot à la fois.

Cliquez sur OK. » Word ouvrira une sélection de volets d’apparence complexe dans un seul document. De gauche à droite, vous avez une liste détaillée des modifications, une vue complète du document «Révisé» avec des marques rouges sur la marge de gauche indiquant les modifications, et un double volet affichant les documents originaux et révisés empilés. Faire défiler avec la molette de la souris fera défiler les trois volets principaux à la fois, mais vous pouvez utiliser les barres de défilement à droite de chacun pour faire défiler les volets individuels vers chacun.

Le volet Révisions est le plus utile ici. Il montre chaque modification, ce qui a été supprimé et ce qui a été ajouté, dans l’ordre du haut du document vers le bas. C’est un moyen fantastique de voir les différences dans le texte et la mise en forme en un coup d’œil. Cliquer sur l’une des entrées du volet Révisions fera instantanément défiler les autres volets jusqu’à la position appropriée. Soigné!

Une fois que vous avez utilisé l’onglet Révisions pour trouver la révision spécifique, vous pouvez cliquer avec le bouton droit sur le texte pertinent dans le volet central. Cliquez sur «Accepter» ou «Rejeter» (suivi de l’action correspondante) pour conserver ou annuler la modification, respectivement.

Vous pouvez enregistrer ce document comparé dans un fichier distinct qui n’affectera aucun des documents que vous consultez actuellement. Cliquez simplement sur Fichier> Enregistrer sous et enregistrez-le comme n’importe quel autre document Word.

Notez que la fonctionnalité de comparaison n’est pas disponible si l’un des documents est protégé par mot de passe ou si ses modifications sont protégées dans Word. Vous pouvez modifier ce paramètre dans les documents individuels en cliquant sur Révision> Suivi des modifications.

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