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Comment utiliser du texte dans des colonnes comme un Excel Pro

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La fonctionnalité Texte en colonnes d’Excel divise le texte d’une cellule en plusieurs colonnes. Cette tâche simple peut éviter à un utilisateur le chagrin de séparer manuellement le texte d’une cellule en plusieurs colonnes.

Nous allons commencer par un exemple simple de division de deux échantillons de données en colonnes séparées. Ensuite, nous explorerons deux autres utilisations de cette fonctionnalité que la plupart des utilisateurs d’Excel ne connaissent pas.

Texte en colonnes avec texte délimité

Pour le premier exemple, nous utiliserons Text to Columns avec des données délimitées. C’est le scénario le plus courant pour fractionner du texte, nous allons donc commencer par ceci.

Dans les exemples de données ci-dessous, nous avons une liste de noms dans une colonne. Nous aimerions séparer le prénom et le nom en différentes colonnes.

Liste des noms à séparer avec Text to Columns

Dans cet exemple, nous souhaitons que le prénom reste dans la colonne A pour que le nom passe dans la colonne B. Nous avons déjà des informations dans la colonne B (le département). Nous devons donc d’abord insérer une colonne et lui donner un en-tête.

Colonne insérée pour les noms

Ensuite, sélectionnez la plage de cellules contenant les noms, puis cliquez sur Données> Texte en colonnes

Bouton Texte en colonnes dans l'onglet Données.

Cela ouvre un assistant dans lequel vous exécuterez trois étapes. La première étape consiste à spécifier comment le contenu est séparé. Délimité signifie que les différents morceaux de texte que vous souhaitez séparer sont séparés par un caractère spécial tel qu’un espace, une virgule ou une barre oblique. C’est celui que nous allons choisir ici. (Nous parlerons de l’option de largeur fixe dans la section suivante.)

Étape 1 de l'assistant Text to Columns

Dans la deuxième étape, spécifiez le caractère de délimitation. Dans nos données d’exemple simples, le prénom et le nom sont délimités par un espace. Donc, nous allons supprimer la coche de «l’onglet» et ajouter une coche à l’option «Espace».

Étape 2 de l'assistant Text to Columns

Dans la dernière étape, nous pouvons formater le contenu. Pour notre exemple, nous n’avons pas besoin d’appliquer de mise en forme, mais vous pouvez faire des choses comme spécifier si les données sont au format texte ou date, et même le configurer pour qu’un format se convertisse en un autre pendant le processus.

Nous laisserons également la destination comme $ A $ 2 afin qu’elle sépare le nom de sa position actuelle et déplace le nom de famille dans la colonne B.

Étape 3 de l'assistant Text to Columns

Lorsque nous cliquons sur «Terminer» dans l’assistant, Excel sépare le prénom et le nom et nous avons maintenant notre nouvelle colonne B entièrement remplie.

Noms divisés en différentes colonnes

Texte en colonnes avec texte à largeur fixe

Dans cet exemple, nous allons fractionner du texte de largeur fixe. Dans les données ci-dessous, nous avons un code de facture qui commence toujours par deux lettres suivies d’un nombre variable de chiffres numériques. Le code à deux lettres représente le client et la valeur numérique après représente le numéro de facture. Nous voulons séparer les deux premiers caractères du code de facture des numéros qui lui succèdent et déposer ces valeurs dans les colonnes Client et Facture No que nous avons configurées (colonnes B et C). Nous souhaitons également conserver le code de facturation complet intact dans la colonne A.

Exemple de données pour un texte à largeur fixe

Le code de la facture étant toujours composé de deux caractères, il a une largeur fixe.

Commencez par sélectionner la plage de cellules contenant le texte que vous souhaitez fractionner, puis cliquez sur Données> Texte en colonnes.

Bouton Texte en colonnes dans l'onglet Données.

Sur la première page de l’assistant, sélectionnez l’option «Largeur fixe», puis cliquez sur «Suivant».

Fractionner du texte avec une largeur fixe

Sur la page suivante, nous devons spécifier la ou les positions dans la colonne pour diviser le contenu. Nous pouvons le faire en cliquant dans la zone d’aperçu fournie.

Remarque: Text to Columns propose parfois une ou plusieurs coupures. Cela peut vous faire gagner du temps, mais gardez un œil dessus. Les suggestions ne sont pas toujours correctes.

Dans la zone « Aperçu des données », cliquez à l’endroit où vous souhaitez insérer la rupture, puis cliquez sur « Suivant ».

Insérer un saut de colonne dans le texte dans les colonnes

Dans la dernière étape, tapez la cellule B2 (= $ B $ 2) dans la zone Destination, puis cliquez sur «Terminer».

Définir une destination pour les cellules fractionnées

Les numéros de facture sont correctement séparés dans les colonnes B et C. Les données d’origine restent dans la colonne A.

Texte de largeur fixe divisé en colonnes

Nous avons donc maintenant examiné la division du contenu à l’aide de délimiteurs et de largeurs fixes. Nous avons également examiné le fractionnement du texte sur place et le fractionnement à différents endroits d’une feuille de calcul. Examinons maintenant deux utilisations spéciales supplémentaires de Text to Columns.

Conversion de dates américaines au format européen

Une utilisation fantastique de Text to Columns est de convertir les formats de date. Par exemple, convertir un format de date américain en format européen ou vice versa.

Je vis au Royaume-Uni, donc lorsque j’importe des données dans une feuille de calcul Excel, elles sont parfois stockées sous forme de texte. En effet, les données sources proviennent des États-Unis et les formats de date ne correspondent pas aux paramètres régionaux configurés dans mon installation d’Excel.

Donc, son Text to Columns à la rescousse pour les convertir. Voici quelques dates au format américain que ma copie d’Excel n’a pas comprises.

Formats de date américains à convertir

Tout d’abord, nous allons sélectionner la plage de cellules contenant les dates à convertir, puis cliquer sur Données> Texte en colonnes.

Bouton Texte en colonnes dans l'onglet Données.

Sur la première page de l’assistant, nous la laisserons délimitée et à la deuxième étape, nous supprimerons toutes les options de délimitation car nous ne voulons en fait pas diviser le contenu.

Toutes les options de caractère délimiteur sont désactivées

Sur la dernière page, sélectionnez l’option Date et utilisez la liste pour spécifier le format de date des données que vous avez reçues. Dans cet exemple, je sélectionnerai MDY – le format généralement utilisé aux États-Unis.

Sélection du format MDY pour les dates

Après avoir cliqué sur «Terminer», les dates sont converties avec succès et sont prêtes pour une analyse plus approfondie.

Dates américaines converties au format britannique

Conversion de formats de nombres internationaux

En plus d’être un outil de conversion de différents formats de date, Text to Columns peut également convertir des formats numériques internationaux.

Ici au Royaume-Uni, un point décimal est utilisé dans les formats numériques. Ainsi, par exemple, le nombre 1 064,34 est un peu plus de mille.

Mais dans de nombreux pays, une virgule décimale est utilisée à la place. Donc, ce nombre serait mal interprété par Excel et stocké sous forme de texte. Ils présenteraient le nombre comme 1.064,34.

Heureusement, lorsque vous travaillez avec des formats numériques internationaux dans Excel, notre bon ami Text to Columns peut nous aider à convertir ces valeurs.

Dans l’exemple ci-dessous, j’ai une liste de nombres formatés avec une virgule décimale. Donc, mes paramètres régionaux dans Excel ne les ont pas reconnus.

Formats de nombres européens pour la conversion

Ce processus est presque identique à celui que nous avons utilisé pour convertir les dates. Sélectionnez la plage de valeurs, dirigez-vous vers Données> Texte en colonnes, sélectionnez l’option délimitée et supprimez tous les caractères de délimitation. À la dernière étape de l’assistant, cette fois, nous allons choisir l’option «Général», puis cliquer sur le bouton «Avancé».

Options avancées à l'étape 3 de l'assistant

Dans la fenêtre des paramètres qui s’ouvre, saisissez le caractère que vous souhaitez utiliser dans les zones séparateur mille et séparateur décimal fournies. Cliquez sur « OK », puis sur « Terminer » lorsque vous revenez à l’assistant.

Spécification du séparateur décimal et mille

Les valeurs sont converties et maintenant reconnues comme des nombres pour un calcul et une analyse ultérieurs.

Nombres convertis par texte en colonnes

Text to Columns est plus puissant que les gens ne le pensent. Son utilisation classique pour séparer le contenu en différentes colonnes est incroyablement utile. Surtout lorsque vous travaillez avec des données que nous recevons d’autres personnes. Les capacités moins connues pour convertir les formats de date et de nombre international sont magiques.

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