La plupart d’entre nous ont toujours une pile de courriels auxquels nous avons tergiversé au sujet de la réponse. Après tout, il n’y en a que peu que vous puissiez lire et envoyer en un jour. Heureusement, Gmail propose une gamme d’outils qui peuvent vous aider lorsque vous rédigez des e-mails.
Remplissez automatiquement vos e-mails
L’outil Smart Compose de Gmail est comme la saisie semi-automatique des e-mails. Il apprend comment vous écrivez vos e-mails et essaie de compléter vos phrases. Cela augmente la rapidité avec laquelle vous rédigez un message et vous permet d’envoyer plus de réponses en moins de temps. Les suggestions apparaissent au fur et à mesure que vous tapez, en appuyant simplement sur une touche, vous pouvez accepter ou ignorer la suggestion.
Smart Compose fonctionne mieux pour les entrées évidentes. Par exemple, si le nom de votre destinataire est Susan, il peut ajouter automatiquement «Bonjour, Susan» au début.
Pour activer Smart Compose à partir du Site Web Gmail, connectez-vous, puis cliquez sur l’icône d’engrenage en haut à droite. Cliquez ensuite sur « Afficher tous les paramètres ».
Faites défiler la page jusqu’à la section « Smart Compose » sous l’onglet « Général », puis cliquez sur le bouton radio à côté de « Rédaction de suggestions activée ».
Smart Compose peut également répondre à votre style d’écriture personnel, mais cela signifie que plus de données seront collectées par Google. Pour vous inscrire, sélectionnez le bouton radio à côté de «Personnalisation activée» dans la section «Personnalisation intelligente de la composition».
Cliquez sur «Enregistrer les modifications» en bas pour appliquer vos sélections.
Sur votre iPhone, iPad, ou alors Appareil Android, lancez l’application Gmail. Appuyez sur le menu hamburger en haut à gauche pour ouvrir le menu de la barre latérale.
Faites défiler la liste jusqu’en bas, puis appuyez sur « Paramètres ».
Appuyez sur votre adresse e-mail. Sur l’écran suivant, appuyez sur la case à cocher à côté de l’option «Smart Compose».
Désormais, chaque fois que vous saisissez un e-mail, les suggestions de Gmail s’affichent en gris clair. Pour sélectionner une suggestion, faites glisser votre doigt dessus ou appuyez sur Tabulation.
Ignorer complètement la saisie avec les réponses intelligentes
Un grand nombre de réponses par e-mail ne nécessitent que quelques mots. Souvent, il vous suffit de confirmer une heure avec un «sonne bien» ou d’envoyer un rapide «merci beaucoup». La réponse intelligente de Gmail vous permet de ne pas taper des phrases rapides comme celles-ci.
En fonction du texte de l’e-mail que vous avez reçu, Gmail peut recommander trois réponses standardisées. Par exemple, si quelqu’un vous envoie une invitation à dîner, Gmail vous proposera quelque chose comme: « Je serai là », « Désolé, je ne peux pas venir » ou « J’ai hâte d’y être. » Vous pouvez en choisir un et répondre immédiatement sans taper un seul mot.
Sur votre ordinateur, dirigez-vous vers le Site Web Gmail et connectez-vous. Pour activer les réponses intelligentes, cliquez sur le menu de l’icône d’engrenage> Voir tous les paramètres> Général. Dans la section « Réponse intelligente », cliquez sur le bouton radio à côté de « Réponse intelligente activée ».
Dans l’application Gmail sur votre iPhone, iPad, ou alors Appareil Android, ouvrez le menu latéral en appuyant sur le menu hamburger. Allez dans Paramètres> [your email address], puis appuyez sur la case à cocher à côté de « Réponse intelligente ».
Peu de temps après avoir activé la réponse intelligente, Gmail commencera à afficher trois réponses générées automatiquement sous le texte de chaque e-mail entrant.
Réutilisez votre texte le plus fréquemment envoyé avec des modèles
De nombreuses personnes envoient des e-mails récurrents tous les quelques jours, comme des mises à jour hebdomadaires de l’état des projets ou des rappels de paiement. Gmail vous permet de les transformer en modèles afin que vous n’ayez pas à les retaper à chaque fois.
Vous ne pouvez créer et ajouter des modèles que sur le Site Web Gmail, mais. Tout d’abord, vous devez activer cette fonctionnalité dans le menu Paramètres. Cliquez sur l’icône d’engrenage en haut à droite, puis sur Afficher tous les paramètres> Avancé. Dans la section « Modèles », sélectionnez le bouton radio à côté de « Activer ».
Pour enregistrer un nouveau modèle, retournez dans votre boîte de réception et cliquez sur le signe plus (+) à gauche pour rédiger un nouvel e-mail. Tapez le texte et l’objet que vous utilisez normalement pour votre e-mail récurrent. Laissez le champ « Destinataires » vide si vous n’envoyez pas ces e-mails aux mêmes personnes à chaque fois.
Une fois votre brouillon terminé, cliquez sur les trois points en bas à droite. Cliquez sur Modèles> Enregistrer le brouillon en tant que modèle, puis sélectionnez « Enregistrer en tant que nouveau modèle ». Tapez un nom pour votre modèle, puis cliquez sur « Enregistrer ».
La prochaine fois que vous devrez envoyer votre e-mail récurrent, cliquez sur le signe plus (+) pour rédiger un nouvel e-mail. Cliquez sur les trois points en bas, passez la souris sur «Modèles», puis sélectionnez votre modèle.
Créer une signature électronique
Vous pouvez également récupérer quelques minutes supplémentaires chaque jour si vous n’avez pas à taper votre nom à la fin de tous vos e-mails. Heureusement, vous pouvez créer une signature dans Gmail qui sera ajoutée automatiquement à la fin de tous vos e-mails.
Sur le Site Web Gmail, connectez-vous, puis cliquez sur l’icône d’engrenage. Ensuite, dirigez-vous vers Voir tous les paramètres> Général. Dans la section « Signature », cliquez sur « Créer un nouveau ».
Nommez votre signature, puis sélectionnez « Créer ». Vous pouvez également enregistrer différentes signatures pour les nouveaux e-mails et réponses. Dans la zone de texte, saisissez et personnalisez simplement votre signature à l’aide des outils de mise en forme.
Sous la zone de texte, vous verrez les menus déroulants «Pour les nouveaux e-mails» et «Sur réponse / transfert». Choisissez la signature que vous souhaitez utiliser pour chacun d’entre eux, puis cliquez sur « Enregistrer les modifications ».
Désormais, vos e-mails incluront automatiquement votre signature.
