Si vous utilisez des feuilles de calcul Excel pour collecter des données auprès d’autres personnes, mais que vous constatez qu’elles remplissent souvent vos cellules soigneusement planifiées avec le mauvais type d’informations, la validation des données peut vous aider.
Cet outil vous permet de restreindre des cellules spécifiques pour n’autoriser que les données correctement formatées. Si quelqu’un entre quelque chose qui n’est pas censé être là – comme «déjeuner à l’aéroport» au lieu de «15,68 $» sur une note de frais – Excel rejette l’entrée jusqu’à ce qu’il ait raison. Considérez cela comme un moyen passif-agressif de vous assurer que les gens ne perdent pas votre temps.
À titre d’exemple, voici la feuille de calcul des notes de frais de base pour How-To Geek. Disons que nous voulons nous assurer que les gens n’entrent que des valeurs numériques formatées en devise (c’est-à-dire, quelques chiffres, suivis d’un point décimal, suivis de deux autres chiffres) dans certaines cellules.
Tout d’abord, sélectionnez toutes les cellules que vous souhaitez restreindre.
Passez à l’onglet «Données» sur le ruban, puis cliquez sur le bouton «Validation des données». Si votre fenêtre n’est pas en taille réelle et que vous ne pouvez pas voir les étiquettes, c’est l’icône avec deux cases horizontales, une coche verte et un cercle rouge croisé.
Dans la fenêtre de validation des données, dans l’onglet «Paramètres», cliquez sur le menu déroulant «Autoriser». Ici, vous pouvez définir un type d’entrée spécifique pour autoriser vos cellules sélectionnées. Pour notre note de frais, nous allons insister pour que les utilisateurs mettent un nombre avec deux valeurs décimales, nous sélectionnons donc l’option «Décimal». Vous pouvez également sélectionner d’autres critères, comme vous assurer qu’une cellule contient du texte, une heure ou une date, du texte d’une longueur spécifique ou même votre propre validation personnalisée.
Quel que soit le type de données que vous sélectionnez dans la liste déroulante «Autoriser», les options disponibles dans le reste de l’onglet «Paramètres» sont modifiées. Puisque nous voulons une valeur numérique correspondant à la devise, nous définissons la liste déroulante «Données» sur le paramètre «entre». Ensuite, nous configurons une valeur minimale de 0,00 et une valeur maximale de 10000,00, ce qui est bien plus que suffisant pour couvrir nos besoins.
Pour le tester, cliquez sur «OK» pour appliquer les paramètres de validation, puis essayez de mettre une valeur incorrecte. Par exemple, si nous saisissons « crêpes » pour la valeur du petit-déjeuner au lieu du coût du repas, nous recevrons un message d’erreur.
Bien que cela limite les gens à saisir uniquement le type de données correct, cela ne leur donne aucun commentaire sur le type de données requis. Alors, mettons cela en place aussi.
Revenez à la fenêtre de validation des données (Données> Validation des données sur le ruban). Vous avez deux options ici (et vous pouvez les utiliser toutes les deux si vous le souhaitez). Vous pouvez utiliser l’onglet «Message d’entrée» pour qu’une info-bulle contextuelle montre aux utilisateurs le type de données souhaité chaque fois qu’ils sélectionnent une cellule pour laquelle la validation des données est activée. Vous pouvez également utiliser l’onglet «Alerte d’erreur» pour personnaliser l’erreur qu’ils voient lorsqu’ils saisissent le mauvais type de données.
Commençons par passer à l’onglet «Message d’entrée». Ici, assurez-vous que l’option «Afficher le message d’entrée lorsque la cellule est sélectionnée» est activée. Ensuite, donnez à votre info-bulle de saisie un titre et du texte. Comme vous pouvez le voir ci-dessous, il suffit de cliquer dans l’une des cellules pour afficher le message indiquant aux gens ce qui est attendu.
Dans l’onglet «Alerte d’erreur», vous pouvez personnaliser le message d’erreur que les utilisateurs voient lorsqu’ils saisissent le mauvais type de données. Assurez-vous que l’option «Afficher l’alerte d’erreur après la saisie de données non valides» est activée. Choisissez un style pour votre message d’erreur dans la liste déroulante «Style». Vous pouvez utiliser un Stop (le cercle rouge avec le X), un Avertissement (un triangle jaune avec un point d’exclamation) ou une Information (un cercle bleu avec un «i» minuscule), en fonction de la force que vous voulez que le message fasse passer.
Tapez un titre pour votre message, le texte du message lui-même, puis appuyez sur «OK» pour terminer.
Maintenant, si quelqu’un essaie de saisir des données incorrectes, ce message d’erreur est un peu plus utile (ou sarcastique, si vous préférez).
La configuration de la validation des données est un peu plus compliquée, mais cela peut vous faire gagner beaucoup de temps plus tard si vous utilisez des feuilles de calcul pour collecter des données d’autres personnes. C’est même utile pour éviter vos propres erreurs. Et cela est doublement vrai si vous avez configuré des formules ou tout type de tâches d’automatisation qui reposent sur ces données.
