La fonction Rechercher et remplacer de Microsoft Word ne sert pas uniquement à remplacer du texte. Vous pouvez également utiliser Rechercher et remplacer pour localiser des types spécifiques de mise en forme dans votre document et même remplacer cette mise en forme par autre chose.
Quand la recherche et le remplacement du formatage sont-ils utiles?
Il existe de nombreuses façons d’utiliser Rechercher et remplacer pour la mise en forme, mais quand devriez-vous envisager d’utiliser Rechercher et remplacer au lieu d’appliquer des modifications de mise en forme manuelles ou d’utiliser d’autres options comme le Reproduire le format?
Parfois, il est judicieux d’appliquer les modifications de mise en forme manuellement. Par exemple, si vous devez modifier la couleur de tout le texte ou supprimer toutes les instances de texte en gras dans votre document, vous pouvez le faire en sélectionnant tout (Ctrl + A), puis en appliquant la modification souhaitée. Si vous avez besoin de contrôler ce qui est modifié et ce qui ne l’est pas avec plus de précision, vous feriez peut-être mieux de parcourir votre document et d’apporter ces modifications à la main.
Cependant, il arrive que la fonction Rechercher et remplacer vous aide à gagner du temps en appliquant les modifications de mise en forme plus rapidement et plus facilement que le formatage manuel. Vous pouvez utiliser Rechercher et remplacer pour rechercher et modifier la mise en forme des caractères et des paragraphes.
Voici quelques exemples où cela pourrait être utile:
- Vous avez utilisé un type de mise en forme de caractères dans tout votre document et souhaitez le remplacer par un autre type de mise en forme. Par exemple, disons que vous avez utilisé l’italique pour la mise en évidence et que vous souhaitez maintenant supprimer cette mise en forme.
- Vous avez un mot ou une phrase en particulier auquel vous souhaitez appliquer (ou modifier) la mise en forme des caractères. Par exemple, disons que vous répétez la phrase «Le petit chaperon rouge» dans tout votre document et que vous avez maintenant décidé que vous aimeriez que cette phrase utilise une police différente et un texte rouge.
- Vous avez utilisé une mise en forme de paragraphe particulière (alignement, retrait, espacement, etc.) et vous souhaitez modifier cela. Par exemple, supposons que vous définissiez des paragraphes spécifiques pour qu’ils soient alignés à gauche et que vous ayez une indentation particulière, et que vous souhaitiez maintenant supprimer cette indentation et aligner ces paragraphes au centre.
Maintenant, oui, avec un peu de prévoyance, vous auriez pu configurer des styles de caractère et de paragraphe, puis les appliquer rigoureusement dans tout votre document. Cela rendrait le changement de certaines de ces choses plus facile à gérer. Mais lorsque la prévoyance se transforme en rétrospective, Find and Replace peut vous aider à faire le travail.
Prêt à le voir en action?
Utilisation de la fonction Rechercher et remplacer pour modifier la mise en forme des caractères
Quand il s’agit de rechercher et de remplacer le formatage, vous pouvez créer une recherche pour des types spécifiques de formatage, ou vous pouvez le faire en combinaison avec la recherche de texte (vous pouvez même obtenir de fantaisie et le combiner avec des caractères génériques pour affiner davantage vos recherches).
Si vous souhaitez travailler uniquement avec le formatage des caractères
Si vous souhaitez rechercher une mise en forme sans texte d’accompagnement, rien de plus simple. Prenons l’exemple ci-dessus où nous avons décidé de supprimer les occurrences de texte en italique. Ouvrez la boîte de dialogue Rechercher et remplacer en vous dirigeant vers Accueil> Remplacer ou en appuyant sur Ctrl + H.
Sous l’onglet Remplacer, cliquez pour placer votre point d’insertion dans la zone «Rechercher». Ensuite, cliquez sur le menu déroulant «Format» et choisissez l’option «Police».
Dans la fenêtre Rechercher une police, cliquez sur l’option « Italique » (ou sur le formatage que vous souhaitez rechercher), puis cliquez sur « OK ».
De retour dans la fenêtre Rechercher et remplacer, vous pouvez voir que la sélection de mise en forme est maintenant répertoriée sous la zone «Rechercher» pour vous aider à garder une trace de ce que vous recherchez.
Placez maintenant votre point d’insertion dans la case «Remplacer par», retournez Format> Police, et cette fois, choisissez l’option «Normal». Lorsque vous avez terminé, vous verrez que la mise en forme apparaît sous la case «Remplacer par».
Remarquez comment cela dit « Pas gras » et « Pas italique ». Vous ne pouvez pas utiliser cette technique pour passer d’un type de mise en forme à un autre, simplement pour ajouter ou supprimer une mise en forme.
Quoi qu’il en soit, vous êtes maintenant prêt à rechercher. Cliquez sur le bouton « Rechercher suivant » pour que Word localise et met en surbrillance la prochaine occurrence de ce que vous recherchez. Ici, c’est trouvé notre prochain mot en italique. Cliquez sur le bouton «Remplacer» pour effectuer la modification. Appuyez sur « Rechercher suivant » pour trouver l’occurrence suivante et recommencer. Si vous vous sentez chanceux, vous pouvez également cliquer sur le bouton «Tout remplacer» pour que Word continue et remplace tout ce qu’il trouve sans que vous ayez à vérifier chacun d’eux, mais nous vous recommandons d’enregistrer ou de faire une copie de votre document avant de faire cela.
Si vous souhaitez travailler avec le formatage des caractères et le texte
Assez simple, mais que faire si vous voulez travailler à la fois avec le formatage et le texte? Prenons un exemple plus grand.
Supposons que vous venez de terminer de taper et de mettre en forme un rapport, et que pour le nom de la société, «Lorem Incorporated», vous avez appliqué une couleur de police gras, italique et bleue pour l’accentuation. Votre document ressemble à ceci:
Votre responsable examine votre rapport et vous demande de supprimer la couleur bleue, le gras et l’italique. De plus, vous devez remplacer «Lorem Incorporated» par «Lorem Inc.» Vous devez apporter les modifications rapidement, puis envoyer par e-mail le rapport révisé à votre responsable dès que possible. Vous pouvez faire tout cela facilement via Rechercher et remplacer.
Ouvrez la boîte de dialogue Rechercher et remplacer en vous dirigeant vers Accueil> Remplacer ou en appuyant sur Ctrl + H.
Tapez «Lorem Incorporated» dans la case «Find What». Cliquez sur le bouton «Plus» pour développer les options Rechercher et remplacer si elles ne sont pas déjà affichées.
Ensuite, cliquez sur le bouton «Format» en bas à gauche, puis cliquez sur l’option «Police».
Dans la fenêtre Rechercher une police, cliquez sur le style de police «Italique gras». Dans le menu déroulant «Couleur de police», choisissez la couleur bleue (qui est actuellement appliquée au texte). Cliquez sur «OK» lorsque vous avez terminé.
Notez que les sélections de format que vous venez de faire apparaissent sous la case «Rechercher».
Tapez ensuite «Lorem Inc.» dans la case «Remplacer par». Cliquez à nouveau sur le bouton « Format », puis sur « Police ».
Choisissez le style de police «Normal» et dans le menu déroulant «Couleur de police», choisissez «Automatique» (qui est par défaut en noir). Cliquez sur «OK» lorsque vous avez terminé.
Maintenant, vous pouvez utiliser les boutons «Rechercher suivant» et «Remplacer», à tour de rôle, pour parcourir chaque occurrence de votre document ou vous pouvez cliquer sur le bouton «Tout remplacer» pour modifier toutes les occurrences à la fois. Si vous utilisez «Tout remplacer», nous vous recommandons de commencer par enregistrer ou créer une copie de votre document.
Utilisation de la fonction Rechercher et remplacer pour modifier la mise en forme des paragraphes
Vous pouvez également utiliser Rechercher et remplacer pour travailler avec la mise en forme au niveau des paragraphes, et cela fonctionne à peu près de la même manière que travailler avec la mise en forme au niveau des caractères. Vous pouvez même l’utiliser pour rechercher et remplacer la mise en forme des caractères et des paragraphes en même temps si vous le souhaitez.
Mais prenons un exemple plus simple pour voir comment cela fonctionne. Disons que nous avons copié et collé certains paragraphes d’un autre document Word à utiliser dans notre document. Dans notre document, nous utilisons un interligne standard où il n’y a pas d’espace supplémentaire avant les paragraphes et un espacement de 8 pt après les paragraphes.
Pour une raison quelconque, le document dont nous tirons les paragraphes est configuré pour utiliser un espacement de 18 points avant et après les paragraphes. Nous collons le texte avec la mise en forme car nous souhaitons conserver la mise en forme au niveau des caractères comme le texte en gras.
Les résultats n’ont pas l’air super parce que le paragraphe que nous avons copié et collé a beaucoup plus d’espace avant et après que nos autres paragraphes.
Maintenant, une façon de résoudre ce problème serait d’appuyer sur Ctrl + A pour sélectionner tout le document, puis de définir l’interligne de tous les paragraphes du document sur leurs valeurs par défaut. Mais que se passerait-il si nous avions des paragraphes dans lesquels nous avions ajusté l’interligne et que nous voulions le conserver?
Vous l’avez deviné – Trouvez et remplacez à la rescousse. Relancez-le depuis Accueil> Remplacer ou en appuyant sur Ctrl + H.
Placez votre point d’insertion dans la case «Rechercher», ouvrez le menu déroulant «Format» et choisissez l’option «Paragraphe».
Dans la fenêtre Rechercher un paragraphe, sélectionnez la mise en forme que vous souhaitez rechercher. Dans notre cas, nous recherchons des paragraphes dont l’espacement avant et après est de 18 pt. Une fois la configuration terminée, cliquez sur « OK ».
Vous verrez maintenant cette mise en forme répertoriée sous la case «Rechercher».
Placez maintenant votre point d’insertion dans la zone « Remplacer par », ouvrez à nouveau le menu déroulant « Format » et cliquez sur « Paragraphe ».
Cette fois, configurez le formatage que vous souhaitez utiliser en remplacement. Nous allons avec la valeur par défaut de Word sans espacement avant et 8 pt après – la même chose que dans le reste de notre document. Cliquez sur « OK » lorsque vous l’avez configuré.
Vous êtes maintenant prêt à chercher. Cliquez sur le bouton « Rechercher suivant » pour que Word localise et met en surbrillance la prochaine occurrence de ce que vous recherchez. Ici, il a trouvé notre paragraphe étrangement espacé. Cliquez sur le bouton «Remplacer» pour effectuer la modification. Appuyez sur « Rechercher suivant » pour trouver l’occurrence suivante et recommencer. Vous pouvez également cliquer sur le bouton «Tout remplacer» pour que Word continue et remplace tout ce qu’il trouve sans que vous ayez à vérifier chacun d’eux, mais nous vous recommandons d’enregistrer ou de faire une copie de votre document avant de faire cela.
Et après avoir effectué notre remplacement, nous avons maintenant un paragraphe espacé comme les autres.
Vous pouvez devenir beaucoup plus sophistiqué avec vos recherches que les exemples simples que nous avons fournis ici. Vous pouvez combiner plusieurs types différents de mise en forme de caractères et de paragraphes en une seule recherche. Vous pouvez même utiliser des caractères génériques et d’autres caractères spéciaux pour être plus créatif avec le texte spécifique que vous trouvez. Mais cela devrait suffire pour vous lancer!
