Garder un emploi du temps est un moyen infaillible de ne jamais être en retard à une réunion. Avec Zoom, vous pouvez planifier un appel vidéo unique ou récurrent et l’envoyer dans les agendas de tout le monde. Voici comment planifier une réunion Zoom.
Tout d’abord, téléchargez l’application Zoom sur votre PC Windows 10, Mac, iPhone, iPad, ou Android téléphone intelligent. Une fois installé, ouvrez l’application Zoom et connectez-vous à votre compte.
Ensuite, sur la page d’accueil, sélectionnez le bouton «Planifier».
La fenêtre Programmer une réunion apparaît. Vous aurez ici de nombreuses options de réunion à parcourir. Voici ce que vous devez faire.
Commencez par régler l’heure, la date, la durée et le nom de la réunion. S’il s’agit d’une réunion périodique, cochez la case à côté de la liste «Réunion périodique». Assurez-vous également de prendre note du fuseau horaire dans le coin inférieur droit de cette section.
Ensuite, définissez «ID de réunion». En raison de problèmes de sécurité, nous vous recommandons d’utiliser uniquement votre ID de réunion personnelle pour les réunions personnelles. S’il s’agit d’une réunion d’affaires, laissez l’option «Générer automatiquement» sélectionnée. Assurez-vous d’exiger un mot de passe de réunion pour une couche de protection supplémentaire.
Maintenant, pour les paramètres vidéo et audio. Ces options vous permettent d’activer ou de désactiver la vidéo de l’hôte et du participant lorsqu’ils rejoignent la réunion et la méthode de communication (téléphone, audio de l’ordinateur ou les deux).
Sélectionnez si vous souhaitez envoyer l’invitation à la réunion et le rappel à Outlook, à Google Agenda ou à une autre plate-forme de calendrier.
Enfin, vous pouvez choisir parmi quelques options avancées qui devraient rendre votre visioconférence plus sécurisée. Pour ouvrir le menu Options avancées, cliquez sur la flèche à côté de « Options avancées ».
Pour rendre Zoom plus sécurisé, nous vous recommandons de vérifier ces paramètres:
- Activer la salle d’attente
- Mettre les participants en sourdine à l’entrée
- Seuls les utilisateurs authentifiés peuvent participer: connectez-vous à Zoom
Et en désactivant ce paramètre:
Vous pouvez également décider si vous souhaitez enregistrer automatiquement la réunion et même ajouter un autre hôte. Un autre hôte a les mêmes autorisations en réunion que l’hôte. La différence significative entre un hôte alternatif et un co-hôte est qu’un autre hôte peut démarrer une réunion programmée là où un co-hôte ne peut pas.
Une fois que vous avez terminé de peaufiner les paramètres à votre guise, sélectionnez le bouton «Planifier» dans le coin inférieur droit de la fenêtre.
Votre réunion Zoom est maintenant planifiée et les informations seront envoyées au calendrier sélectionné.
