Lorsque vous cliquez sur Envoyer sur un e-mail, il est généralement envoyé immédiatement. Mais que faire si vous souhaitez l’envoyer plus tard? Outlook vous permet de retarder l’envoi d’un seul message ou de tous les messages électroniques.
Par exemple, vous envoyez peut-être un e-mail à quelqu’un tard dans la nuit et qu’il se trouve dans un fuseau horaire qui a 3 heures d’avance sur vous. Vous ne voulez pas les réveiller au milieu de la nuit avec une notification par e-mail sur leur téléphone. Au lieu de cela, planifiez l’envoi de l’e-mail le lendemain à un moment où vous savez qu’ils seront prêts à recevoir l’e-mail.
Outlook vous permet également de retarder tous les e-mails d’un certain temps avant de les envoyer. Nous allons vous montrer comment retarder l’envoi d’un seul message et comment créer une règle pour retarder la livraison de tous les messages.
Comment retarder la livraison d’un seul e-mail
Pour retarder l’envoi d’un seul e-mail, créez un nouveau message, saisissez l’adresse e-mail du (des) destinataire (s), mais ne cliquez pas sur «Envoyer». Au lieu de cela, cliquez sur l’onglet «Options» dans la fenêtre Message.
Dans la section Plus d’options, cliquez sur «Retarder la livraison».
Dans la section Options de livraison de la boîte de dialogue Propriétés, cliquez sur la case à cocher «Ne pas livrer avant» pour qu’il y ait une coche dans la case. Ensuite, cliquez sur la flèche vers le bas de la zone de date et sélectionnez une date dans le calendrier contextuel.
Cliquez sur la flèche vers le bas de la zone de temps et sélectionnez une heure dans la liste déroulante.
Ensuite, cliquez sur «Fermer». Votre e-mail sera envoyé à la date et à l’heure que vous avez choisies.
REMARQUE: si vous utilisez un compte POP3 ou IMAP, vous devez laisser Outlook ouvert jusqu’à ce que le message soit envoyé. Pour déterminer le type de compte que vous utilisez, consultez la dernière section de cet article.
Comment retarder l’envoi de tous les e-mails à l’aide d’une règle
Vous pouvez retarder l’envoi de tous les e-mails d’un certain nombre de minutes (jusqu’à 120) à l’aide d’une règle. Pour créer cette règle, cliquez sur l’onglet «Fichier» dans la fenêtre principale d’Outlook (pas dans la fenêtre Message). Vous pouvez enregistrer votre message en tant que brouillon et soit fermer la fenêtre Message, soit la laisser ouverte et cliquer sur la fenêtre principale pour l’activer.
Sur l’écran des coulisses, cliquez sur «Gérer les règles et les alertes».
La boîte de dialogue Règles et alertes s’affiche. Assurez-vous que l’onglet Règles de messagerie est actif et cliquez sur «Nouvelle règle».
La boîte de dialogue Assistant de règles s’affiche. Dans la section Étape 1: Sélectionnez un modèle, sous Commencer à partir d’une règle vide, sélectionnez «Appliquer la règle aux messages que j’envoie». La règle s’affiche à l’étape 2. Cliquez sur «Suivant».
Si vous souhaitez appliquer des conditions, sélectionnez-les dans la zone de liste Étape 1: Sélectionnez les conditions. Si vous souhaitez appliquer cette règle à tous les e-mails, cliquez sur «Suivant» sans sélectionner de conditions.
Si vous avez cliqué sur «Suivant» sans sélectionner de conditions, une boîte de dialogue de confirmation s’affiche et vous demande si vous souhaitez appliquer la règle à chaque message que vous envoyez. Cliquez sur «Oui».
Dans la liste Étape 1: Sélectionner des actions, cochez la case «différer la livraison de quelques minutes». L’action est ajoutée à la zone Étape 2. Pour définir le nombre de minutes pour retarder l’envoi de tous les e-mails, cliquez sur le lien «un certain nombre de» sous l’étape 2.
Dans la boîte de dialogue Remise différée, entrez le nombre de minutes pour retarder la remise des e-mails dans la zone d’édition ou utilisez les flèches haut et bas pour sélectionner un montant. Cliquez sur OK ».
Le lien «un certain nombre de» est remplacé par le nombre de minutes que vous avez entré. Pour modifier à nouveau le nombre de minutes, cliquez sur le lien du numéro. Lorsque vous êtes satisfait des paramètres de la règle, cliquez sur «Suivant».
S’il existe des exceptions à la règle, sélectionnez-les dans la zone de liste Étape 1: Sélectionnez les exceptions. Nous n’allons pas appliquer d’exceptions, nous cliquons donc sur «Suivant» sans rien sélectionner.
Sur l’écran final de configuration de la règle, saisissez un nom pour cette règle dans la zone d’édition «Étape 1: spécifiez un nom pour cette règle», puis cliquez sur «Terminer».
La nouvelle règle est ajoutée à la liste de l’onglet Règles de messagerie. Cliquez sur OK ».
Tous les e-mails que vous envoyez resteront désormais dans la boîte d’envoi pendant le nombre de minutes que vous avez spécifié dans la règle, puis seront envoyés automatiquement.
REMARQUE: comme pour retarder un seul message, les messages IMAP et POP3 ne seront pas envoyés à l’heure spécifiée, sauf si Outlook est ouvert.
Comment déterminer le type de compte de messagerie que vous utilisez
Si vous souhaitez savoir quel type de compte vous utilisez, cliquez sur l’onglet «Fichier» dans la fenêtre principale d’Outlook, puis sur «Paramètres du compte» et sélectionnez «Paramètres du compte» dans le menu déroulant.
L’onglet E-mail de la boîte de dialogue Paramètres du compte répertorie tous les comptes que vous avez ajoutés à Outlook et le type de chaque compte.
Vous pouvez également utiliser un complément pour planifier ou retarder les e-mails, tels que Envoyer plus tard. Il existe une version gratuite et une version pro. La version gratuite est limitée, mais elle fournit une fonctionnalité non disponible dans les méthodes intégrées d’Outlook. La version gratuite de SendLater enverra des e-mails IMAP et POP3 à l’heure spécifiée même si Outlook n’est pas ouvert.
