Nous menons tous une vie bien remplie, et le suivi des rendez-vous et des événements est essentiel pour maintenir votre santé mentale. De nombreuses personnes utilisent Google Agenda pour gérer leurs horaires, ce qui signifie qu’il est très utile de partager certains de vos agendas avec d’autres personnes, comme des collègues ou des membres de la famille.
Vous êtes peut-être responsable de la planification des quarts de travail des employés, de sorte que vous partagez un calendrier avec tous les employés. Ou, disons que vous souhaitez partager un calendrier avec les membres de votre famille afin que vous puissiez voir plus facilement ce que tout le monde fait. Google Agenda vous permet de créer plusieurs agendas afin de pouvoir partager différents agendas avec différents groupes de personnes à des fins différentes.
Vous pouvez soit créer un nouveau calendrier spécifiquement pour le partage avec un groupe spécifique de personnes, soit partager un calendrier existant actuellement. Nous commencerons par créer un nouveau calendrier à partager, puis vous montrerons comment partager un calendrier existant.
Pour créer un nouveau calendrier, ouvrez le Page Google Agenda dans un navigateur et connectez-vous au compte Google à partir duquel vous souhaitez partager un calendrier. Dans le volet gauche, cliquez sur la flèche vers le bas à côté de Mes agendas et sélectionnez «Créer un nouvel agenda» dans le menu déroulant. (Vous pouvez également cliquer sur la flèche à côté d’un calendrier existant, choisir « Paramètres du calendrier », puis accéder à l’onglet « Partager ce calendrier ».)
L’écran Créer un nouveau calendrier s’affiche. Entrez un nom pour le calendrier dans la case «Nom du calendrier» et entrez une description pour le calendrier, si vous le souhaitez, dans la case «Description». Utilisez la zone Emplacement pour spécifier éventuellement un emplacement général. Nous avons entré une description pour notre calendrier et avons laissé la zone Emplacement vide.
Le fuseau horaire de votre calendrier doit être automatiquement défini sur votre fuseau horaire actuel. Sinon, ou si vous souhaitez utiliser un fuseau horaire différent, utilisez la section Fuseau horaire du calendrier pour le modifier.
Si vous souhaitez rendre le calendrier accessible au grand public, cochez la case «Rendre ce calendrier public». Si vous choisissez de rendre votre calendrier public, vous pouvez également choisir de masquer les détails en cochant la case «Partager uniquement mes informations de disponibilité (Masquer les détails)». Cela ne montrera que lorsque vous êtes libre et occupé, et ne révélera aucune autre information sur ces heures. Le calendrier que nous partageons dans notre exemple est un calendrier familial, nous ne le rendons donc pas public.
REMARQUE: si vous rendez votre agenda public, il sera inclus dans les résultats de recherche Google. Faites donc attention à ce que vous saisissez dans un agenda public.
Dans la section Partager avec des personnes spécifiques, saisissez l’adresse e-mail de l’une des personnes avec lesquelles vous souhaitez partager votre calendrier dans la zone «Personne». Ensuite, sélectionnez une option dans la liste déroulante «Paramètres d’autorisation» pour indiquer ce que la personne sera autorisée à faire avec ce calendrier. Vous pouvez leur permettre de voir uniquement les disponibilités ou les occupations sans détails sur les événements (« Afficher uniquement les disponibilités »), voir tous les détails des événements (« Afficher tous les détails des événements ») ou leur permettre de voir et d’apporter des modifications aux événements («Apporter des modifications aux événements»). Vous pouvez également autoriser la personne à apporter des modifications et à ajouter et supprimer des personnes de la liste de partage.
Si vous souhaitez que la personne puisse apporter des modifications et ajouter et supprimer des personnes de la liste de partage, sélectionnez «Apporter des modifications ET gérer le partage». Soyez prudent avec cette option, cependant. Vous accordez à cette personne les mêmes privilèges complets que vous avez avec ce calendrier.
Cliquez sur «Ajouter une personne» pour partager le calendrier avec la personne.
Si vous souhaitez arrêter de partager un calendrier avec quelqu’un, cliquez sur l’icône de la corbeille dans la colonne Supprimer de la section Partager avec des personnes spécifiques pour cette personne. Le calendrier sera supprimé de leur compte.
Pour terminer la création du nouveau calendrier que vous allez partager, cliquez sur «Créer un calendrier». (Si vous modifiez un calendrier existant, cliquez sur le bouton « Enregistrer » au même endroit.)
Si la personne avec laquelle vous partagez le calendrier n’a pas encore configuré ou utilisé le calendrier associé à son compte Google, une boîte de dialogue s’affiche, vous permettant de lui envoyer une invitation.
Sinon, si la personne utilise déjà le calendrier dans son compte Google, le calendrier que vous avez partagé sera automatiquement ajouté à son compte. Cette personne reçoit également un e-mail indiquant que vous avez partagé un calendrier avec elle et elle peut cliquer sur le lien «Afficher votre calendrier» dans l’e-mail pour accéder rapidement au calendrier.
Votre agenda Google par défaut et tous les autres agendas que vous créez sont répertoriés sous Mes agendas dans le volet gauche.
Les calendriers que d’autres personnes ont partagés avec vous, ainsi que tous les autres calendriers que vous avez ajoutés, sont répertoriés sous Autres calendriers dans le volet gauche.
Les calendriers partagés sont également accessibles sur votre appareil mobile. Vous pouvez ajouter votre calendrier Google à votre iPhone ou iPad. Si vous possédez un appareil Android, assurez-vous que le compte Google contenant l’agenda partagé est ajouté à votre appareil pour avoir automatiquement accès à vos agendas sur cet appareil, qu’ils soient partagés ou non.
