Les télécopieurs sont toujours transportés dans les bureaux du monde entier. Les agences gouvernementales, les avocats, les médecins et autres organisations lentes ont souvent besoin de télécopies – au mieux, c’est un mal nécessaire.
Le fax est souvent considéré comme plus sécurisé que le courrier électronique, bien que ce ne soit vraiment pas le cas. Les télécopieurs communiquent sur les lignes téléphoniques sans aucun cryptage et les télécopieurs sont souvent conservés dans des zones très fréquentées où les documents peuvent être facilement saisis par n’importe qui.
Alternatives à la télécopie
Il existe de nombreuses alternatives à la télécopie. Si vous n’êtes pas limité par les lois ou parce que la personne à l’autre bout vous demande d’utiliser le fax, essayez l’une de ces alternatives:
- Documents par courriel: Oui, l’humble email peut remplacer de nombreux fax. De toute façon, vous télécopiez probablement un document tapé à partir d’un ordinateur, alors pourquoi vous embêter à utiliser un télécopieur? Joignez le fichier à un e-mail ou incluez simplement le texte important dans un e-mail lui-même.
- Scan et e-mail: Si vous possédez un télécopieur qui fonctionne également comme un scanner, vous pouvez l’utiliser pour numériser des documents papier dans votre ordinateur sous forme de fichiers PDF. Joignez ces fichiers PDF à un e-mail pour les envoyer. Vous pouvez même essayer d’utiliser votre téléphone pour numériser le document – bien sûr, ce ne sera pas la meilleure qualité, mais nous avons vu des fax de très mauvaise qualité.
- Télécharger des documents: Certaines organisations peuvent vous permettre de télécharger ces fichiers de documents numérisés sur le Web plutôt que de simplement les envoyer par courrier électronique.
- Utiliser le courrier d’escargot: Le courrier postal est une alternative plus lente à la télécopie qui est pire à bien des égards, mais ce n’est pas toujours mauvais. Si vous n’avez pas de télécopieur et que le document n’est pas urgent, vous pouvez généralement envoyer un document à la plupart des organisations au lieu de le télécopier. Bien sûr, vous devez vous occuper du système postal, mais au moins vous n’avez rien à télécopier.
Signer des documents sans les imprimer
Vous devrez peut-être signer des documents et les envoyer à quelqu’un, et une fois imprimés, vous serez peut-être tenté de les télécopier. Après tout, l’alternative serait d’imprimer le document, de le signer, de le numériser de nouveau dans votre ordinateur et de l’envoyer par courrier électronique. Plutôt que de perdre votre temps à faire cela, vous pouvez utiliser un logiciel pour appliquer votre véritable signature à un document sur votre ordinateur. Capturez simplement votre signature une fois et elle sera stockée sous forme d’image que vous pourrez appliquer aux documents. Vous pouvez facilement signer de futurs documents sans les imprimer.
Si vous avez une tablette avec un stylet, vous pouvez même utiliser le stylet pour signer un document directement sur votre écran.
Faxer un document en ligne
Les services de télécopie en ligne vous permettent de télécopier un document sans avoir besoin de votre propre télécopieur ou même d’une ligne téléphonique. Vous utilisez une interface Web pour télécharger un document et saisir le numéro de téléphone du destinataire. Le service lui-même s’occupe de toutes les tâches du dernier kilomètre, en télécopiant votre document au télécopieur distant via ses propres lignes téléphoniques.
Si vous n’avez besoin d’envoyer que rarement des fax, ces services vous permettront d’envoyer quelques pages ici et là sans dépenser un centime. Si vous devez télécopier des documents plus souvent, vous devrez peut-être payer quelque chose – mais vous devrez de toute façon payer pour un télécopieur et une ligne téléphonique.
Ces services impliquent techniquement la télécopie, mais au moins ils n’ont pas envie d’utiliser un vieux télécopieur maladroit et ne nécessitent pas que vous ayez un téléphone fixe.
Recevoir un fax en ligne
Recevoir un fax peut être un casse-tête si vous avez un bureau à domicile. Votre télécopieur doit être allumé et écouter les télécopies en permanence. Vous avez besoin d’une ligne dédiée pour recevoir des fax afin de ne manquer aucun fax lorsque vous êtes au téléphone. Vous pouvez essayer de demander aux gens de vous télécopier un document à un moment précis lorsque vous êtes sûr que votre téléphone fixe n’est pas bloqué.
Plutôt que de gérer toutes ces absurdités, demandez aux gens de numériser et de vous envoyer des documents par courrier électronique. Vous pouvez également utiliser d’autres outils si vous ne souhaitez pas vous fier au courrier électronique – par exemple, vous pouvez utiliser JotForm avec Dropbox pour créer une page Web sur laquelle les utilisateurs peuvent télécharger des fichiers PDF et ils apparaissent dans un dossier de votre Dropbox.
Vous pouvez également essayer d’utiliser un service qui vous fournit un numéro de fax dédié et vous permet d’y recevoir des fax. Celles-ci coûtent généralement de l’argent – après tout, le service de télécopie doit payer un numéro de téléphone fixe dédié et le surveiller pour vous. eFax offre 10 pages entrantes gratuites par mois, bien qu’elles ne vous donnent pas de pages sortantes gratuites. BonjourFax vous permet d’envoyer cinq pages gratuites, mais c’est tout. Chaque service de télécopie en ligne gratuit a un piège comme celui-ci: l’offre gratuite existe pour vous attirer, tandis que vous devez payer pour les fonctionnalités les plus importantes. La télécopie implique l’interfaçage avec des télécopieurs et des numéros de téléphone fixes, et ce n’est pas gratuit. Il est également souvent utilisé à des fins commerciales et les entreprises sont prêtes à dépenser de l’argent pour ce genre de choses.
Le dernier recours: utiliser un télécopieur réel sans en posséder un
Si vous ne souhaitez pas vous occuper de services en ligne ou de courrier postal et que vous n’avez absolument pas d’autre choix que d’envoyer occasionnellement un document sous forme de fax, il existe encore une alternative à l’achat de votre propre télécopieur et à l’utilisation d’un téléphone fixe. Vous pouvez probablement visiter un magasin local qui propose des photocopies et ils vous laisseront payer quelques centimes pour envoyer un fax. Ce n’est pas idéal si vous envoyez fréquemment des télécopies, mais si vous devez télécopier quelque chose une fois par an, cela peut être une bonne option.
Bien sûr, cela implique toujours l’utilisation d’un télécopieur. Certaines organisations ne demandent que des télécopies et vous ne vous sentirez peut-être pas à l’aise de télécharger des documents extrêmement sensibles vers un service de télécopie Web. Vous ne pouvez pas faire grand-chose si vous devez traiter avec une organisation qui exige des télécopies.
La télécopie sera encore avec nous pendant un certain temps, ne serait-ce qu’en raison de réglementations qui encouragent les organismes de santé et les organisations juridiques à continuer à utiliser l’ancien système de télécopie au lieu d’alternatives modernes.
Crédit d’image: Abhisek Sarda sur Flickr, contes d’un youkai errant sur Flickr, AuthenticEccentric sur Flickr
