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Comment mieux gérer les e-mails dans Outlook avec des étapes et des règles rapides

Si vous nous dites que l’e-mail n’est plus à la mode, nous vous demanderons de jeter un œil à nos boîtes de réception. Être capable de trier et d’organiser le désordre des messages qui arrivent quotidiennement est assez essentiel pour maintenir la santé mentale au travail.

Il ne s’agit pas uniquement de spam. Le spam existe toujours, une réalité ennuyeuse, mais il existe des moyens de gérer cela. C’est le béguin des autres e-mails que nous recevons – mises à jour sur les logiciels, invitations à des événements, listes de diffusion que nous [got] vous êtes abonné mais ne vous souvenez jamais de vous désinscrire – ce qui nécessite un moyen d’organiser, de trier et de classer les messages à leur place, qu’il s’agisse d’un dossier désigné ou de la corbeille.

Nous avons beaucoup parlé d’Outlook, y compris les bases de la messagerie électronique comme la composition et l’envoi, les moyens d’ajouter et de recevoir des pièces jointes, ainsi que l’importation de contacts et la gestion des carnets d’adresses. Nous voulons maintenant porter notre attention sur la situation dans son ensemble, en nous concentrant sur la gestion de la boîte de réception.

Maîtriser votre boîte de réception Outlook

Outlook dispose d’une multitude de fonctionnalités intégrées pour vous aider à filtrer votre courrier à ses emplacements appropriés. Pour commencer, si vous cliquez avec le bouton droit sur un message ou si vous passez la souris sur le ruban, vous remarquerez qu’il existe une fonctionnalité appelée Étapes rapides.

Si nous le développons à partir du ruban, nous pouvons voir cette fonctionnalité dans son intégralité.

La première chose à retenir est que les étapes rapides sont essentiellement des règles (il existe une fonctionnalité appelée Règles, dont nous parlerons sous peu). La deuxième chose à retenir est que, contrairement aux règles, qui fonctionnent dans les coulisses sans votre contribution, les étapes rapides reposent sur votre entrée pour fonctionner.

La première chose à faire est de sélectionner l’étape rapide que vous souhaitez créer. Faisons un simple pour illustrer notre propos.

Dans cette étape rapide, nous sélectionnons un message que nous jugeons divers et cliquons sur l’étape rapide, qui déplacera le message dans le dossier Divers et marquons le message comme lu.

Si vous cliquez sur le bouton «Options», vous pouvez voir comment l’étape rapide est construite et vous pouvez également la modifier, par exemple en ajoutant ou en supprimant des parties.

Par exemple, dans cette capture d’écran, vous pouvez supprimer l’étape où les messages sont marqués comme lus, de sorte que tout est déplacé vers le dossier Divers mais son état reste inchangé.

C’est ainsi que fonctionnent les étapes rapides, nous pourrions passer un peu de temps à vous montrer différentes façons de les créer et de les implémenter, mais nous voulons passer aux règles pour illustrer la différence.

Les règles de base des règles

Comme nous l’avons mentionné, les étapes rapides sont quelque chose sur lequel vous agissez tandis que les règles fonctionnent automatiquement, dans les coulisses, selon des critères que vous spécifiez. Lorsque vous cliquez sur le bouton «Règles», vous devez choisir «Créer une règle…» dans la liste déroulante.

Les conditions principales pour la création de règles sont assez basiques et vous n’aurez peut-être même pas besoin de vous plonger dans les options avancées, alors allons-y et examinons certains de leurs aspects les plus simples.

Dans l’image suivante, vous voyez que vous pouvez acheminer le courrier de certains expéditeurs, ou en fonction du sujet, ou à qui il est envoyé. À partir de là, vous pouvez faire en sorte qu’Outlook vous alerte visuellement et / ou avec un son. Vous pouvez également déplacer le message vers un dossier spécifique, ce qui, contrairement à l’utilisation d’une étape rapide, se produirait sans votre entrée.

Si vous cliquez sur le bouton «Créer une règle», la boîte de dialogue suivante de l’assistant apparaît.

Vous pouvez également cliquer sur «Nouvelle règle» dans la fenêtre Règles et alertes.

Cela ouvrira la première fenêtre de l’assistant de règles, qui vous guidera tout au long du processus.

Les règles sont étonnamment simples si vous savez déjà ce que vous voulez que la règle fasse. Cliquez sur «Options avancées…» et vous verrez ce que nous voulons dire. Non seulement vous verrez les options de l’écran de base Créer une règle, mais vous découvrirez un tout nouveau monde d’autres règles que vous pouvez utiliser.

Imaginez alors que nous prenons le Quick Step que nous avons créé plus tôt et que nous voulons en faire une règle. Nous souhaitons sélectionner nos critères parmi les options ci-dessus, puis cliquer sur « Suivant ». Dans ce cas, nous allons déplacer le courrier envoyé vers notre compte How-To Geek.

Sur l’écran suivant, nous choisissons l’option «déplacer vers un dossier spécifié», puis en bas, nous cliquons sur le lien souligné «déplacez-le vers le dossier spécifié». On nous montre alors des options qui nous permettront d’acheminer le courrier vers le dossier que nous choisissons, qui dans ce cas est «Divers».

En cliquant sur «Suivant», il vous sera demandé s’il existe des exceptions à cette nouvelle règle. Si ce n’est pas le cas, vous pouvez cliquer sur « Suivant » et vous passerez à l’écran final, où il vous sera demandé de nommer votre nouvelle règle, si vous souhaitez l’activer, l’exécuter une fois terminée, et enfin , vous pourrez l’examiner.

Voilà, cliquez sur «Terminer» et vous êtes prêt à partir. Vous pouvez voir cette règle en cliquant sur le bouton «Règles», puis sur «Gérer les règles et les alertes» dans les sélections déroulantes.

Vous pouvez revenir à tout moment pour modifier votre règle, en ajouter de nouvelles, faire des copies, supprimer et d’autres fonctions. N’oubliez pas, si vous voulez garder une règle, mais que vous ne voulez pas qu’elle s’exécute tout le temps, vous pouvez simplement décocher la petite case à côté.

Si vous souhaitez en savoir plus sur le déplacement automatique des messages vers un dossier spécifique, nous vous recommandons de consulter cet article.

Supprimer et ignorer les e-mails

Vous recevrez beaucoup d’e-mails dont vous n’avez pas envie ou dont vous n’avez pas besoin, qu’il s’agisse de renvois d’un parent trop exubérant ou de spam, garder votre boîte de réception apprivoisée et bien entretenue sera un gros défi si vous ne le faites pas. savoir utiliser les outils à votre disposition.

Comme vous pouvez le voir bien en évidence sur le ruban, il y a une section entièrement consacrée à la suppression de choses, le plus notable est le gros bouton «Supprimer» et son X géant. Vous pouvez également simplement sélectionner un message ou un groupe de messages et cliquer sur ce bouton ou simplement appuyez sur «Supprimer» sur votre clavier.

Examinons un peu plus cette section Supprimer et voyons ce qu’elle a d’autre à offrir. Tout d’abord, il y a le bouton «Ignorer».

Que fait Ignorer? Lorsque vous sélectionnez un message ou une conversation et cliquez sur «Ignorer», une boîte de dialogue apparaît.

La différence entre cela et la simple suppression d’une conversation est que l’ignorer s’appliquera à ce message et à tous les futurs messages, ce qui signifie que si vous êtes sur une liste de diffusion et que les répondants continuent de répondre à tous, vous ne les verrez plus, ce qui est sacrément utile .

L’autre option notable est la fonction de nettoyage. Cliquer sur le bouton «Nettoyer» déclenchera un menu déroulant avec les options suivantes

Quelle que soit l’option que vous choisissez, vous verrez une boîte de dialogue offrant le même résultat, tous les messages redondants seront supprimés.

Si vous cliquez sur le bouton « Paramètres », vous serez dirigé vers les options de nettoyage de la conversation. Comme vous pouvez le voir, vous pouvez utiliser la fonction de nettoyage pour archiver d’anciennes conversations redondantes dans un autre dossier, ce qui est probablement l’option la plus utile ici. Il est souvent préférable d’archiver simplement des éléments plutôt que de les supprimer, au cas où vous auriez besoin de vous y référer ultérieurement.

Bien que ces fonctionnalités soient excellentes et que nous en voyions le mérite évident, elles n’auront pas beaucoup d’effet sur ce fléau impie de la boîte de réception: le spam.

Spam, Spam Go Away !!

Le spam n’obtient pas le même genre de gros titres qu’autrefois, car pour la plupart, les filtres anti-spam modernes font un très bon travail pour tout éliminer. Si vous utilisez Gmail ou d’autres services de messagerie Web, vous n’en voyez probablement pas beaucoup, ce qui ne veut pas dire qu’il n’est pas là, en particulier si vous faites l’erreur malheureuse de consentir à laisser une entreprise partager votre adresse. avec leurs partenaires marketing, ou vous cliquez sur la mauvaise case et vous vous inscrivez par erreur pour être sur une liste de distribution.

Le fait est que le spam se produit toujours, mais Outlook vous donne, espérons-le, des moyens de le garder largement sous contrôle avec des filtres indésirables. Lorsque vous recevez un message qui est clairement indésirable ou spam, vous pouvez sélectionner ce message puis cliquer sur le bouton «indésirable» pour une liste déroulante d’options. Pour les messages indésirables, vous choisirez «Bloquer l’expéditeur», mais pour tout le reste, vous voudrez ajuster les options de courrier indésirable.

Plus votre niveau de filtrage est restrictif, plus il y a de chances que quelque chose que vous voulez ou devez voir soit filtré par inadvertance. Si cela se produit, vous devrez traiter les e-mails concernés en utilisant les choix indiqués dans la capture d’écran précédente.

C’est une bonne idée de passer du temps à explorer les options de courrier indésirable. Vous pouvez configurer des listes blanches de certains expéditeurs et de certains destinataires, tout en bloquant explicitement les expéditeurs auxquels vous ne faites pas confiance.

Garder votre boîte de réception mince et moyenne demande du dévouement et une attention aux détails. Pour être honnête, quelques règles bien conçues peuvent compenser beaucoup de travail, mais il y aura toujours de nouveaux défis. N’oubliez pas ces outils – étapes rapides, règles, ignorer et filtres indésirables – et vous serez sur la bonne voie pour apprivoiser votre e-mail.

Écoutons votre avis maintenant. Parlez-nous de vos propres étapes rapides et règles préférées, ou de la manière dont vous gérez le spam. Notre forum de discussion est ouvert, alors faites-nous part de vos commentaires et questions.

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