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Comment mettre en forme automatiquement un document existant dans Word 2013

Word dispose d’une fonctionnalité pratique qui met automatiquement en forme ce que vous tapez, au fur et à mesure que vous le tapez. Cela inclut la modification des citations en citations intelligentes, la création automatique de listes à puces et numérotées et la création de liens hypertexte à partir d’adresses Web. Cependant, que se passe-t-il si vous avez un document existant que vous souhaitez formater automatiquement?

La fonctionnalité de mise en forme automatique de Word fonctionne non seulement sur le texte au fur et à mesure que vous le tapez, mais elle est également disponible à la demande pour mettre en forme tout un document existant. Ceci est utile si vous obtenez un document de quelqu’un d’autre qui a besoin de beaucoup de petites retouches de mise en forme. Notez dans l’image ci-dessus que les adresses Web et e-mail ne sont pas formatées en tant que liens hypertexte et que la liste de deux éléments n’est pas formatée en tant que liste numérotée. Nous allons vous montrer comment configurer Word afin que vous puissiez facilement modifier la mise en forme d’un document entier en quelques clics.

L’outil de mise en forme automatique de Word n’est disponible sur aucun des onglets du ruban. Par conséquent, nous devons l’ajouter à la «Barre d’outils d’accès rapide» pour l’utiliser. Cliquez sur la flèche vers le bas sur le côté droit de la «Barre d’outils d’accès rapide» et sélectionnez «Plus de commandes» dans le menu déroulant.

L’écran «Barre d’outils d’accès rapide» s’affiche dans la boîte de dialogue «Options Word». Sélectionnez «Commandes absentes du ruban» dans la liste déroulante «Choisir les commandes dans».

Faites défiler la liste sous la liste déroulante «Choisir les commandes dans» jusqu’à ce que vous trouviez les commandes AutoFormat. Sélectionnez «AutoFormat…» et cliquez sur «Ajouter».

REMARQUE: La commande «AutoFormat…» est celle qui ouvre la boîte de dialogue «AutoFormat» afin que vous puissiez modifier les paramètres avant d’appliquer la mise en forme automatique à votre document. Vous pouvez également ajouter la commande «Mise en forme automatique maintenant» si vous savez que les paramètres sont comme vous les aimez et que vous souhaitez simplement appliquer le formatage automatique immédiatement. Pour cet exemple, nous souhaitons accéder à la boîte de dialogue « Mise en forme automatique » à partir de la « Barre d’outils d’accès rapide ».

La commande «AutoFormat…» est ajoutée à la liste sur le côté droit de la boîte de dialogue. Utilisez les flèches situées à droite de la liste pour déplacer la commande «Mise en forme automatique…» vers un autre emplacement dans la «Barre d’outils Accès rapide».

Cliquez sur « OK » dans la barre d’outils « Options Word » pour le fermer.

Désormais, la fonction de mise en forme automatique est disponible dans la «Barre d’outils Accès rapide». Cliquez sur le bouton « Boîte de dialogue AutoFormat » dans la barre d’outils.

La boîte de dialogue «AutoFormat» s’affiche. Vous pouvez choisir de formater automatiquement tout ce qui se trouve dans le document à la fois («Mise en forme automatique maintenant») ou de revoir chaque modification au fur et à mesure que Word les rencontre («Mise en forme automatique et révision de chaque modification»).

Vous pouvez également spécifier le type de document («Document général», «Lettre» ou «E-mail») pour permettre à Word d’appliquer plus facilement le processus de mise en forme automatique avec précision.

Vous pouvez définir des options supplémentaires pour déterminer ce que Word change lorsqu’il met automatiquement en forme le document. Cliquez sur «Options…» pour accéder à ces paramètres.

L’onglet «Mise en forme automatique» de la boîte de dialogue «Correction automatique» s’affiche. Sélectionnez les éléments que vous souhaitez que Word formate automatiquement. Cliquez sur OK. »

Vous êtes renvoyé à la boîte de dialogue «AutoFormat». Cliquez sur «OK» pour commencer le processus de formatage automatique.

Notez, dans notre exemple, que les liens Web et e-mail sont désormais des hyperliens formatés et que la liste est devenue une liste numérotée formatée.

Notez qu’il est très peu probable que la fonctionnalité de mise en forme automatique intercepte toutes les modifications de mise en forme nécessaires dans votre document. Chaque document est différent et vous devez examiner le document après avoir appliqué la mise en forme automatique pour voir s’il existe d’autres modifications de mise en forme que vous devez appliquer manuellement.

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