Si vous souhaitez garder Outlook 2010 propre et fonctionner plus rapidement, une méthode consiste à configurer la fonctionnalité d’archivage automatique. Aujourd’hui, nous vous montrons comment configurer et gérer la fonctionnalité dans Outlook 2010.
L’utilisation de l’archivage automatique vous permet de gérer l’espace dans votre boîte aux lettres ou sur le serveur de messagerie en déplaçant les éléments plus anciens vers un autre emplacement sur votre disque dur.
Activer et configurer l’archivage automatique
Dans Outlook 2010, l’archivage automatique n’est pas activé par défaut. Pour l’activer, cliquez sur l’onglet Fichier pour accéder à la vue Backstage, puis cliquez sur Options.
La fenêtre Options Outlook s’ouvre, cliquez sur Avancé puis sur le bouton Paramètres d’archivage automatique.
La fenêtre d’archivage automatique s’ouvre et vous remarquerez que tout est grisé. Cochez la case à côté de
Vous pouvez maintenant choisir les paramètres de gestion de la fonction d’archivage automatique. Sélectionnez la fréquence à laquelle vous souhaitez qu’elle s’exécute, l’invite avant l’exécution de la fonctionnalité, l’emplacement de déplacement des éléments et les autres actions que vous souhaitez effectuer pendant le processus. Après avoir effectué vos sélections, cliquez sur OK.
Configurer manuellement des dossiers individuels
Pour plus de contrôle sur les dossiers individuels archivés, cliquez avec le bouton droit sur le dossier et cliquez sur Propriétés.
Cliquez sur l’onglet Archivage automatique et choisissez les paramètres que vous souhaitez modifier pour ce dossier. Par exemple, vous pouvez ne pas vouloir archiver un certain dossier ou déplacer des données archivées vers un dossier spécifique.
Si vous souhaitez archiver et sauvegarder manuellement un élément, cliquez sur l’onglet Fichier, Outils de nettoyage, puis Archiver.
Cliquez sur le bouton radio à côté de. Sélectionnez le dossier que vous souhaitez archiver. Dans cet exemple, nous voulons archiver ce dossier dans un emplacement spécifique qui lui est propre.
Les fichiers .pst sont enregistrés dans votre dossier de documents et si vous avez besoin d’y accéder ultérieurement, vous pouvez.
Après avoir configuré l’archivage automatique, vous pouvez trouver des éléments dans les fichiers archivés. Dans le volet de navigation, développez le dossier Archives dans la liste. Vous pouvez ensuite afficher et accéder à vos messages.
Vous pouvez également y accéder en cliquant sur l’onglet Fichier Ouvrir puis sur Ouvrir le fichier de données Outlook.
Ensuite, vous pouvez accéder au fichier archivé que vous souhaitez ouvrir.
L’archivage d’anciens e-mails est un bon moyen de conserver une belle boîte aux lettres propre, d’accélérer votre expérience Outlook et d’économiser de l’espace sur le serveur de messagerie. L’autre chose intéressante est que vous pouvez configurer vos archives de courrier électronique et vos dossiers spécifiques pour répondre à vos besoins en matière de courrier électronique.
