Les professeurs sont parmi les personnes les plus occupées. Ils doivent donner des conférences, tenir des heures de bureau, travailler avec des étudiants diplômés et des collègues, assister à des conférences et autres événements publics, et mener, publier et présenter des recherches. Mais même s’ils manquent de temps, il existe des moyens de communiquer avec eux par e-mail et d’obtenir une réponse rapide afin que vous puissiez continuer à faire votre travail avec moins de revers.
Mettez un visage sur le nom
Il est idéal de rencontrer votre professeur en personne avant d’envoyer ce premier e-mail. Présentez-vous pendant la première semaine d’école. Informez votre professeur de vos centres d’intérêt, de vos questions ou de quelque chose d’autre qui vous est propre. Montrer que vous vous souciez suffisamment pour apprendre à les connaître plus personnellement les encourage à répondre en temps opportun à vos demandes. La meilleure impression que vous laissez, mieux ils se souviendront de vous.
Quand viendra le temps d’envoyer ce premier e-mail avec des questions sur un devoir, votre professeur pourra mettre votre visage sur votre nom. Cela les aide à mettre votre e-mail en contexte. S’ils ont déjà réussi à communiquer avec vous dans le passé, ils seront plus disposés à communiquer à nouveau sans hésitation. Et peut-être qu’ils auront déjà confiance que vous êtes un étudiant sérieux.
Utilisez une ligne d’objet détaillée
La ligne d’objet est essentielle pour obtenir une réponse rapide à un e-mail. Tout d’abord, lorsque les gens reçoivent des e-mails d’expéditeurs qu’ils ne connaissent pas, ils recherchent des indices dans la ligne d’objet. En se basant uniquement sur la ligne d’objet, ils peuvent supprimer les messages qui semblent spammés ou simplement sans importance pour eux.
Désormais, les professeurs sont tenus de répondre aux e-mails des étudiants pour les questions administratives et liées à la classe. Mais la ligne d’objet est toujours importante pour communiquer rapidement avec votre professeur. Créez une ligne d’objet de sorte qu’en la voyant, votre professeur l’ouvre et la lit immédiatement – plutôt que de la classer pour une lecture ultérieure. (Le prochain objectif est de rédiger l’e-mail de manière à ce que juste après la lecture, votre professeur réponde immédiatement, mais nous y reviendrons dans une section ultérieure.)
Donc, avant d’envoyer votre e-mail, limitez-le à son objectif spécifique. Énoncez cet objectif aussi directement que possible dans la ligne d’objet.
Au lieu d’utiliser «Je souhaite m’inscrire à votre cours», indiquez spécifiquement le nom du cours et comment ils peuvent vous aider à vous inscrire:
Plus vous pouvez être précis, plus vous facilitez la tâche de votre professeur. Un titre très spécifique leur permet de savoir en un coup d’œil ce que l’on attend d’eux.
Soyez courtois et formel
Une fois que vous avez utilisé une bonne ligne d’objet, vous devez vous assurer que votre ouverture n’empêche pas votre professeur de lire l’intégralité du message. Vous ne voulez pas dire «Hey», puis continuer avec votre message. Cela donne un ton non professionnel qui peut être un obstacle à une communication efficace. Vous voulez pécher par courtoisie.
Écrivez votre message aussi poliment et respectueusement que possible, même si cela signifie permettre une certaine inexactitude. Par exemple, disons que vous suivez un cours de collège communautaire pendant l’été pour répondre aux exigences générales. Votre instructeur n’est pas techniquement un professeur, mais vient de commencer à enseigner à temps partiel cette année.
Vous voulez toujours vous adresser à eux en tant que «professeur» car c’est formel, poli et cela montre que vous êtes désireux d’établir une bonne communication. Faites preuve de courtoisie jusqu’à ce que vous les corrigiez – lorsque votre instructeur vous insiste pour que vous les appeliez «M. Bob »ou« Joey ».
Voici quelques autres moyens de garder votre message courtois:
- Signez toujours avec votre nom – de préférence en premier et en dernier s’il y a beaucoup d’élèves dans la classe.
- Terminez par une phrase ou une expression qui démontre votre appréciation pour la lecture de votre message. Cela peut être une phrase avant de signer votre nom, par exemple: «J’apprécie que vous ayez regardé ce professeur John.» Ou cela peut simplement être un «Merci», suivi de votre nom.
- Restez sur le sujet; aller sur des tangentes indique que vous ne respectez pas vraiment leur temps, car ils ont probablement des centaines d’autres e-mails à consulter.
- Ne présumez pas qu’ils feront tout ce que vous demandez. Il y a certaines choses que les professeurs doivent faire pour les étudiants, comme vous donner la permission de participer à un cours si vous remplissez les conditions préalables. Mais même ainsi, ne présumez pas qu’ils feront tout ce que vous demandez. Vous ne voulez pas manquer de respect ou leur donner des raisons de reconsidérer comment et s’ils veulent vous aider. Alors demandez poliment, en indiquant le moins d’hypothèses possible.
Utilisez des noms et des étiquettes appropriés
Comme déjà indiqué, utilisez des étiquettes appropriées dans votre ligne d’objet spécifique et référez-vous à votre professeur avec courtoisie. Assurez-vous que les étiquettes, les chiffres, les dates et les heures sont corrects. Si vous n’êtes pas sûr de l’heure de la réunion ou si vous référencez accidentellement le mauvais test, votre professeur devra passer plus de temps pour vérifier et éventuellement vous envoyer un nouveau courriel pour plus de clarté. Cela transforme une réponse potentiellement rapide à une conversation qui s’étend sur plusieurs e-mails.
Tenez-vous en au point
Lorsque vous passez à une tangente dans un e-mail ou que vous divulguez plus d’informations (personnelles) que nécessaire pour la tâche à accomplir, cela fait perdre le précieux temps de lecture de votre professeur – ainsi que votre propre temps. S’en tenir à l’essentiel est l’une des nombreuses façons de réduire le temps passé à envoyer des e-mails et de réduire le besoin d’écrire des e-mails supplémentaires pour clarifier.
Biffez les mots et les phrases inutiles, comme «Je me demandais si» ou «Pensez-vous que vous pourriez peut-être…» À la place, posez simplement la question. Il peut être intimidant d’être aussi franc avec votre professeur, mais avec de la pratique, ce ne sera pas le cas pour longtemps. Parce que vous apprendrez à comprendre de manière professionnelle, et cela renforce la confiance.
Voici un exemple de message qui prend plus de temps à lire et qui est plus distrayant dans sa forme plus longue:
Comme vous pouvez le voir, le formulaire condensé fait passer le message plus efficacement:
Soyez bref
Rester bref, c’est comme rester sur le point. Idéalement, vous ne voulez pas plus de trois à quatre phrases dans un paragraphe. Et vous ne voulez pas bourrer un message avec trop de paragraphes. À moins que vous ne partagiez des commentaires ou une histoire personnelle qui aidera votre professeur à vous connaître et à mieux comprendre comment il peut vous aider.
Faire une demande directe
Même si vous avez une bonne ligne d’objet, vous devez toujours faire un suivi dans le message lui-même. Pour ce faire, faites votre demande directement. Cela peut être plus clair si vous formulez la demande sous forme de question. Ou si vous utilisez l’ouverture de « S’il vous plaît … [request here]. » Gardez à l’esprit que si vous envoyez un e-mail à votre professeur juste pour avoir son avis sur un sujet, cela reste une demande parce que vous demandez qu’il prenne le temps de partager ce qu’il sait.
Faites votre demande si clairement que votre professeur n’aura pas de questions sur ce que vous lui demandez. Si vous pouvez accomplir cette étape importante, vous pouvez aider votre professeur à agir immédiatement après avoir lu votre e-mail. Et non seulement vous obtiendrez une réponse rapide de leur part, mais vous entrerez également dans cette classe d’attente beaucoup plus tôt.
Suivre
Même si vous appliquez avec succès les principes ci-dessus en envoyant un e-mail à votre professeur et que vous n’obtenez pas de réponse en temps opportun, il se peut que votre professeur n’ait pas encore reçu votre e-mail ou qu’il soit actuellement indisponible pendant un certain temps. Ne vous inquiétez pas des raisons, faites simplement un suivi courtois si vous n’avez pas eu de réponse depuis plus de deux jours. Différents campus ont des politiques ou des cultures différentes (même non écrites) pour ce qui est considéré comme une réponse rapide, donc cela peut varier en fonction de votre institution ou du contexte.
Appliquez les exemples de principes énumérés ci-dessus à votre e-mail de suivi. Si, pour une raison quelconque, vous ne réussissez toujours pas, un autre e-mail de suivi peut être approprié après trois à quatre jours supplémentaires (encore une fois, selon la situation). Ou il est peut-être temps de parler à votre professeur en personne. Si tel est le cas, assurez-vous de découvrir auprès d’eux la meilleure façon de communiquer par e-mail.
Communiquer efficacement avec votre professeur au besoin améliore considérablement vos chances de réussir dans une classe particulière. Gardez cette communication opportune, fluide et productive afin que vous puissiez rester concentré sur votre travail.
