Si vous avez déjà eu un problème avec des participants potentiels à une réunion qui transmettaient des demandes à d’autres, nous avons de bonnes nouvelles. Si vous disposez de la dernière version d’Outlook (2016 ou 365) ou si vous êtes abonné à Office 365 à l’aide de l’application Web Outlook, vous pouvez empêcher les personnes de transférer les demandes de réunion.
Organiser une réunion avec les bons participants peut être frustrant. Vous devez trouver un moment où tout le monde est disponible. Ensuite, vous devez trouver une chambre libre. Ensuite, espérez que les participants ne transmettent pas la demande de réunion à une personne supplémentaire qui n’a pas besoin d’y assister ou, pire, ne transfèrent pas la réunion à un subordonné pour y assister à la place. Nous ne pouvons pas forcer les gens à être libres, et nous ne pouvons pas vous créer une salle de réunion, mais si vous utilisez Outlook, nous pouvons vous montrer comment empêcher les gens de transférer votre demande de réunion. Nous allons jeter un coup d’oeil.
Mise à jour: Un de nos lecteurs nous a signalé que cette technique n’est disponible que sur la version Windows d’Outlook et la version macOS. Merci de l’avoir signalé, Floris!
Empêcher une demande d’être transférée dans Outlook ou Outlook Web App
Arrêter le transfert d’une demande de réunion est aussi simple que de retourner un paramètre unique avant d’envoyer la demande.
Dans le client Outlook complet, avec une demande de réunion ouverte, passez à l’onglet «Réunion». Cliquez sur le bouton «Option de réponse», puis sur le bouton «Autoriser le transfert» dans la liste déroulante pour le désactiver (il est activé par défaut).
Dans Outlook Web App, assurez-vous qu’une demande de réunion est ouverte et qu’au moins un participant est ajouté. Cliquez sur le rouage «Participants», puis sur le bouton bascule «Autoriser le transfert» pour le désactiver pour cette réunion.
Malheureusement, il n’y a aucun moyen de désactiver l’option «Autoriser le transfert» par défaut. Vous devez le désactiver chaque fois que vous créez une nouvelle demande.
Alors, que se passe-t-il si quelqu’un essaie de transmettre ma demande de réunion?
Trois choses peuvent se produire lorsque quelqu’un essaie de transférer un message pour lequel vous avez désactivé l’option « Autoriser le transfert »:
- Si votre participant utilise la même version d’Outlook que vous (et s’il travaille pour la même entreprise, il est très probable qu’il le soit), il n’aura pas la possibilité de transférer la demande de réunion.
- S’ils utilisent une ancienne version d’Outlook, ils pourront alors transférer la demande de réunion, mais Microsoft Exchange bloquera la remise et enverra à votre participant un message « non distribuable ».
- S’ils utilisent un système de messagerie non-Microsoft, comme Gmail, ils pourront alors transférer la demande de réunion sans aucune restriction. En effet, les systèmes tiers n’ont aucune obligation de respecter l’indicateur «ne pas transmettre» de Microsoft. À l’avenir, il est possible qu’ils commencent à le respecter (c’est souvent une situation « vous me grattez le dos et je vais gratter le vôtre », où quelqu’un comme Google veut qu’Outlook respecte un drapeau spécifique à Gmail, donc un accord est conclu ), mais il est également tout à fait possible qu’aucun système en dehors d’Outlook ne respecte jamais le drapeau.
Néanmoins, tant que vous organisez des réunions avec des membres de votre organisation, cela devrait fonctionner correctement.
