Dans Microsoft Excel, il est courant de faire référence à des cellules sur d’autres feuilles de calcul ou même dans différents fichiers Excel. Au début, cela peut sembler un peu intimidant et déroutant, mais une fois que vous comprenez comment cela fonctionne, ce n’est pas si difficile.
Dans cet article, nous verrons comment référencer une autre feuille dans le même fichier Excel et comment référencer un autre fichier Excel. Nous aborderons également des choses comme comment référencer une plage de cellules dans une fonction, comment simplifier les choses avec des noms définis et comment utiliser RECHERCHEV pour les références dynamiques.
Comment référencer une autre feuille dans le même fichier Excel
Une référence de cellule de base est écrite sous forme de lettre de colonne suivie du numéro de ligne.
Ainsi, la référence de cellule B3 fait référence à la cellule à l’intersection de la colonne B et de la ligne 3.
Lorsque vous faites référence à des cellules sur d’autres feuilles, cette référence de cellule est précédée du nom de l’autre feuille. Par exemple, vous trouverez ci-dessous une référence à la cellule B3 sur un nom de feuille «Janvier».
=January!B3
Le point d’exclamation (!) Sépare le nom de la feuille de l’adresse de la cellule.
Si le nom de la feuille contient des espaces, vous devez placer le nom entre guillemets simples dans la référence.
='January Sales'!B3
Pour créer ces références, vous pouvez les saisir directement dans la cellule. Cependant, il est plus facile et plus fiable de laisser Excel écrire la référence pour vous.
Tapez un signe égal (=) dans une cellule, cliquez sur l’onglet Feuille, puis sur la cellule à laquelle vous souhaitez effectuer une référence croisée.
Pendant que vous faites cela, Excel écrit la référence pour vous dans la barre de formule.
Appuyez sur Entrée pour terminer la formule.
Comment référencer un autre fichier Excel
Vous pouvez faire référence aux cellules d’un autre classeur en utilisant la même méthode. Assurez-vous simplement que l’autre fichier Excel est ouvert avant de commencer à taper la formule.
Tapez un signe égal (=), basculez vers l’autre fichier, puis cliquez sur la cellule de ce fichier que vous souhaitez référencer. Appuyez sur Entrée lorsque vous avez terminé.
La référence croisée complétée contient l’autre nom de classeur entre crochets, suivi du nom de la feuille et du numéro de cellule.
=[Chicago.xlsx]January!B3
Si le nom du fichier ou de la feuille contient des espaces, vous devrez placer la référence de fichier (y compris les crochets) entre guillemets simples.
='[New York.xlsx]January'!B3
Dans cet exemple, vous pouvez voir des signes dollar ($) parmi l’adresse de cellule. Il s’agit d’une référence de cellule absolue (en savoir plus sur les références de cellule absolues).
Lors du référencement de cellules et de plages sur différents fichiers Excel, les références sont rendues absolues par défaut. Vous pouvez changer cela en une référence relative si nécessaire.
Si vous examinez la formule lorsque le classeur référencé est fermé, il contiendra le chemin d’accès complet à ce fichier.
Bien que la création de références à d’autres classeurs soit simple, ils sont plus susceptibles de rencontrer des problèmes. Les utilisateurs créant ou renommant des dossiers et déplaçant des fichiers peuvent rompre ces références et provoquer des erreurs.
La conservation des données dans un classeur, si possible, est plus fiable.
Comment croiser une plage de cellules dans une fonction
Référencer une seule cellule est assez utile. Mais vous souhaiterez peut-être écrire une fonction (telle que SOMME) qui référence une plage de cellules sur une autre feuille de calcul ou un autre classeur.
Démarrez la fonction comme d’habitude, puis cliquez sur la feuille et la plage de cellules – comme vous l’avez fait dans les exemples précédents.
Dans l’exemple suivant, une fonction SUM additionne les valeurs de la plage B2: B6 sur une feuille de calcul nommée Sales.
=SUM(Sales!B2:B6)
Comment utiliser des noms définis pour des références croisées simples
Dans Excel, vous pouvez attribuer un nom à une cellule ou à une plage de cellules. Cela est plus significatif qu’une adresse de cellule ou de plage lorsque vous les regardez en arrière. Si vous utilisez beaucoup de références dans votre feuille de calcul, nommer ces références peut vous aider à voir plus facilement ce que vous avez fait.
Mieux encore, ce nom est unique pour toutes les feuilles de calcul de ce fichier Excel.
Par exemple, nous pourrions nommer une cellule «ChicagoTotal», puis la référence croisée se lirait:
=ChicagoTotal
C’est une alternative plus significative à une référence standard comme celle-ci:
=Sales!B2
Il est facile de créer un nom défini. Commencez par sélectionner la cellule ou la plage de cellules que vous souhaitez nommer.
Cliquez dans la zone Nom dans le coin supérieur gauche, tapez le nom que vous souhaitez attribuer, puis appuyez sur Entrée.
Lors de la création de noms définis, vous ne pouvez pas utiliser d’espaces. Par conséquent, dans cet exemple, les mots ont été joints dans le nom et séparés par une majuscule. Vous pouvez également séparer les mots par des caractères comme un trait d’union (-) ou un trait de soulignement (_).
Excel dispose également d’un gestionnaire de noms qui facilite la surveillance de ces noms à l’avenir. Cliquez sur Formules> Gestionnaire de noms. Dans la fenêtre Gestionnaire de noms, vous pouvez voir une liste de tous les noms définis dans le classeur, où ils se trouvent et quelles valeurs ils stockent actuellement.
Vous pouvez ensuite utiliser les boutons situés en haut pour modifier et supprimer ces noms définis.
Comment mettre en forme des données sous forme de tableau
Lorsque vous travaillez avec une liste complète de données associées, l’utilisation de la fonction Format comme tableau d’Excel peut simplifier la façon dont vous y référencez les données.
Prenez le tableau simple suivant.
Cela pourrait être formaté sous forme de tableau.
Cliquez sur une cellule de la liste, passez à l’onglet «Accueil», cliquez sur le bouton «Mettre en forme comme tableau», puis sélectionnez un style.
Confirmez que la plage de cellules est correcte et que votre tableau comporte des en-têtes.
Vous pouvez ensuite attribuer un nom significatif à votre table à partir de l’onglet «Conception».
Ensuite, si nous avions besoin de faire la somme des ventes de Chicago, nous pourrions nous référer au tableau par son nom (à partir de n’importe quelle feuille), suivi d’un crochet carré ([) to see a list of the table’s columns.
Select the column by double-clicking it in the list and enter a closing square bracket. The resulting formula would look something like this:
=SUM(Sales[Chicago])
Vous pouvez voir comment les tables peuvent faciliter le référencement des données pour les fonctions d’agrégation telles que SOMME et MOYENNE par rapport aux références de feuille standard.
Ce tableau est petit à des fins de démonstration. Plus le tableau est grand et plus vous avez de feuilles dans un classeur, plus vous verrez d’avantages.
Comment utiliser la fonction RECHERCHEV pour les références dynamiques
Les références utilisées jusqu’à présent dans les exemples ont toutes été fixées à une cellule ou plage de cellules spécifique. C’est génial et est souvent suffisant pour vos besoins.
Cependant, que se passe-t-il si la cellule que vous référencez a le potentiel de changer lorsque de nouvelles lignes sont insérées ou que quelqu’un trie la liste?
Dans ces scénarios, vous ne pouvez pas garantir que la valeur souhaitée sera toujours dans la même cellule que vous avez initialement référencée.
Une alternative dans ces scénarios consiste à utiliser une fonction de recherche dans Excel pour rechercher la valeur dans une liste. Cela le rend plus durable contre les modifications de la feuille.
Dans l’exemple suivant, nous utilisons la fonction RECHERCHEV pour rechercher un employé sur une autre feuille par son ID d’employé, puis renvoyer sa date de début.
Voici l’exemple de liste d’employés.
La fonction RECHERCHEV regarde la première colonne d’une table, puis renvoie les informations d’une colonne spécifiée vers la droite.
La fonction RECHERCHEV suivante recherche l’ID d’employé entré dans la cellule A2 de la liste ci-dessus et renvoie la date de jointure à partir de la colonne 4 (quatrième colonne du tableau).
=VLOOKUP(A2,Employees!A:E,4,FALSE)
Vous trouverez ci-dessous une illustration de la manière dont cette formule recherche la liste et renvoie les informations correctes.
L’avantage de cette RECHERCHEV par rapport aux exemples précédents est que l’employé sera trouvé même si la liste change dans l’ordre.
Remarque: RECHERCHEV est une formule incroyablement utile, et nous n’avons fait qu’effleurer sa valeur dans cet article. Vous pouvez en savoir plus sur l’utilisation de VLOOKUP dans notre article sur le sujet.
Dans cet article, nous avons examiné plusieurs façons de faire des références croisées entre les feuilles de calcul Excel et les classeurs. Choisissez l’approche qui convient à votre tâche et avec laquelle vous vous sentez à l’aise de travailler.
