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Comment créer et gérer des groupes de contacts dans Outlook 2010

Si vous constatez que vous envoyez des e-mails aux mêmes personnes tout le temps pendant la journée, il est fastidieux de saisir leurs adresses individuellement. Aujourd’hui, nous examinons la création de groupes de contacts pour rendre le processus beaucoup plus facile.

Créer des groupes de contacts

Ouvrez Outlook et cliquez sur Nouveaux éléments Plus d’éléments Groupe de contacts.

Cela ouvre la fenêtre Groupe de contrats. Donnez un nom à votre groupe, cliquez sur et sélectionnez les personnes que vous souhaitez ajouter à partir de vos contacts Outlook, de votre carnet d’adresses ou d’en créer de nouveaux.

Si vous sélectionnez dans votre carnet d’adresses, vous pouvez faire défiler et ajouter les contacts souhaités. Si vous avez un grand nombre de contacts, vous souhaiterez peut-être les rechercher ou utiliser la recherche avancée.

Si vous souhaitez ajouter un nouveau contact e-mail à votre groupe, il vous suffit de saisir son nom d’affichage et son adresse e-mail, puis cliquez sur OK. Si vous souhaitez que le nouveau membre soit ajouté à votre liste de contacts, assurez-vous que la case est cochée.

Une fois que vous avez les contacts souhaités dans le groupe, cliquez sur Enregistrer et fermer.

Désormais, lorsque vous rédigez un message, vous devriez pouvoir saisir le nom du groupe de contacts que vous avez créé…

Si vous voulez vous assurer que tout le monde est inclus dans le groupe, cliquez sur l’icône plus pour développer les contacts. Vous obtiendrez une boîte de dialogue vous informant que les membres du groupe seront affichés et que vous ne pourrez plus le réduire. Cochez la case pour ne plus voir le message, puis cliquez sur OK.

Ensuite, les membres du groupe apparaîtront dans le champ À. Bien entendu, vous pouvez également saisir un groupe de contacts dans les champs CC ou Cci.

Ajouter ou supprimer des membres à un groupe de contacts

Après avoir élargi le groupe, vous remarquerez peut-être que certains contacts ne sont pas inclus ou qu’il y a un ancien contact que vous ne souhaitez plus faire partie du groupe. Cliquez sur le bouton À…

Cliquez avec le bouton droit sur le groupe de contacts et sélectionnez Propriétés.

Vous pouvez maintenant continuer et ajouter des membres…

Ou mettez en surbrillance un membre et supprimez-le… lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer et fermer.

Si vous devez envoyer des e-mails à plusieurs des mêmes personnes, la création de groupes de contacts est un excellent moyen de gagner du temps en ne les saisissant pas individuellement. Si vous travaillez pour une grande entreprise, la création de groupes de contacts par département est un must!

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