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Comment créer des règles côté serveur dans Outlook

Les règles côté serveur s’exécutent sur le serveur plutôt que dans le client Outlook, elles vous permettent donc d’appliquer des règles avant que les messages n’atteignent votre système. Voici comment ils fonctionnent et ce que vous pouvez en faire.

Que sont les règles côté serveur?

Lorsque vous configurez des règles normales dans Outlook, elles ne fonctionnent que lorsque l’application Outlook est ouverte sur votre système. Ils sont appelés car ils fonctionnent dans l’application client Outlook. Ils sont parfaits pour des choses comme le filtrage des e-mails dans différents dossiers, car les règles se déclenchent lorsque vous ouvrez Outlook ou lorsque des messages arrivent dans votre boîte de réception.

Mais que se passe-t-il si vous voulez des règles qui se déclenchent lorsque Outlook est fermé, telles que le transfert de messages à un collègue pendant que vous êtes en vacances? Pour cela, vous devez travailler sur le serveur qui gère votre courrier, que vous ayez ou non Outlook ouvert sur votre ordinateur. Outlook vous permet également de les créer, alors passons en revue le processus.

Caveat: Les règles côté serveur fonctionnent si vous utilisez Microsoft Exchange pour votre serveur de messagerie (O365 basé sur le cloud ou un serveur Exchange sur site), mais pas si vous utilisez Outlook pour traiter le courrier d’un fournisseur comme Gmail ou Yahoo !. Vous pouvez toujours configurer une réponse et des règles d’absence du bureau pour un compte non Microsoft, mais vous devrez laisser Outlook activé et en cours d’exécution. Si c’est ce dont vous avez besoin, nous avons des instructions pour vous.

Comment configurer des règles côté serveur

Vous créez des règles normales (côté client) dans le gestionnaire de règles en accédant à Accueil> Règles, mais nous ne les utilisons pas. Au lieu de cela, allez dans Fichier> Options et cliquez sur le bouton «Réponses automatiques».

Pour commencer à créer une règle côté serveur, cliquez sur le bouton «Règles».

Cela fait apparaître le panneau Règles de réponse automatique, et comme vous pouvez le voir, vous ne pouvez pas faire grand chose à part cliquer sur le bouton « Ajouter une règle ».

La fenêtre Modifier la règle qui s’ouvre vous permet de créer votre nouvelle règle côté serveur.

Vous verrez que les options pour ces règles sont beaucoup plus simples que dans le gestionnaire de règles. Cela est dû au fait que vous êtes limité aux actions pouvant être effectuées par le serveur. Si vous souhaitez qu’Outlook émette un son spécifique lorsqu’un e-mail de votre patron arrive, vous ne pouvez le faire qu’avec une règle côté client.

Disons que l’un des membres de l’équipe est absent et souhaite que tout courrier concernant How-To-Geek soit déplacé vers un dossier spécifique et transmis à une personne spécifique. Tout d’abord, ils sélectionneraient l’option «Envoyé directement à moi». Ensuite, ils entraient «How-To-Geek» dans la ligne d’objet. Ils sélectionneraient ensuite l’option «Copier vers» et choisiraient un dossier. Enfin, ils cocheraient l’option « Transférer », sélectionneraient le destinataire dans le carnet d’adresses, puis cliquaient sur « OK ».

La règle est ajoutée à la liste des règles côté serveur, puis sera exécutée indépendamment du fait qu’Outlook soit ouvert.

Vous pouvez ajouter autant de ces règles que vous le souhaitez. Et évidemment, vous pouvez faire plus avec eux que le simple exemple que nous avons montré ici. Vous pouvez les utiliser pour modifier l’importance des messages de contacts spécifiques ou qui contiennent certains mots dans le sujet. Ou vous pouvez demander à une règle côté serveur de supprimer certains types de messages avant qu’ils n’atteignent votre boîte de réception.

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