Les chances sont assez bonnes que vous créiez les mêmes types de feuilles de calcul Excel encore et encore. La création d’un modèle personnalisé peut aider à rendre ce processus beaucoup plus fluide.
Lorsqu’ils sont confrontés à la création de feuilles de calcul similaires, de nombreuses personnes ouvrent une feuille existante, suppriment les données dont elles ne veulent pas, puis l’enregistrent dans un fichier différent. Pire encore, certains créent simplement le fichier à partir de zéro à chaque fois. Un modèle personnalisé peut rendre cela beaucoup plus rapide. Les fichiers de modèle sont plus ou moins les mêmes que les fichiers Excel standard, mais avec le formatage et le contenu standard déjà définis. Vous utilisez simplement le modèle pour créer un nouveau fichier Excel et remplir les données. Vous pouvez créer un modèle personnalisé à partir de zéro ou enregistrer une feuille de calcul existante en tant que modèle, puis la nettoyer un peu. La seule différence est de savoir si vous commencez avec une nouvelle feuille vierge ou une feuille que vous avez déjà créée.
Créer un modèle
Pour notre exemple, nous allons créer un modèle à partir d’une feuille de calcul existante. Voici une feuille standard que nous utilisons chez How-To Geek pour les notes de frais.
Le fichier est juste un fichier Excel ordinaire enregistré avec l’extension .xlsx. Le nôtre est déjà bien formaté, il nous suffit donc de supprimer toutes les données réelles dont nous n’avons pas besoin. Si vous adaptez une feuille existante (ou en créez une nouvelle), allez-y et nettoyez-la. Configurez la feuille de base, ajoutez vos titres, incluez des formules, mettez en forme des cellules, créez des bordures, peu importe. En bref, faites en sorte que lorsque vous créez un nouveau fichier basé sur le modèle, vous puissiez simplement commencer à taper des données.
Lorsque vous avez les choses comme vous le souhaitez, vous devez enregistrer le fichier en tant que modèle. Ouvrez le menu «Fichier», puis cliquez sur l’option «Enregistrer sous».
Dans la liste déroulante des types de fichiers (juste en dessous de la zone de texte du nom de fichier), sélectionnez l’option «Modèle Excel (.xltx)».
Par défaut, Excel aime enregistrer les modèles dans Documents Modèles Office personnalisés, mais vous pouvez les enregistrer partout où cela vous convient.
Si vous souhaitez une approche encore plus organisée, vous pouvez modifier l’emplacement par défaut où Excel enregistre les modèles. Dans le menu «Fichier», cliquez sur la commande «Options». Dans la fenêtre «Options Excel», cliquez sur la catégorie «Enregistrer» dans la colonne de gauche.
Sur la droite, vous verrez une zone « Emplacement des modèles personnels par défaut » dans laquelle vous pouvez taper un chemin vers un emplacement d’enregistrement personnalisé pour les modèles. Il existe un bouton «Parcourir» pour une raison quelconque, alors tapez le chemin complet du dossier que vous souhaitez utiliser ou copiez et collez l’emplacement à partir d’une barre d’adresse de l’explorateur de fichiers.
Utiliser un modèle pour créer un nouveau document
Maintenant que vous avez enregistré votre modèle, vous pouvez l’utiliser pour créer de nouveaux documents. Et vous pouvez le faire de deux manières.
Si vous enregistrez vos modèles dans le dossier officiel des modèles personnalisés qu’Office utilise (qu’il s’agisse de l’emplacement par défaut de Documents Modèles Office personnalisés ou que vous ayez configuré un nouvel emplacement d’enregistrement dans Paramètres), ces modèles deviennent disponibles sur l’écran de démarrage d’Office. Cet écran affiche les modèles en vedette par défaut, mais vous pouvez voir les modèles que vous avez enregistrés en cliquant sur le lien «Personnel».
Cliquez simplement sur le modèle que vous souhaitez utiliser et Excel crée un nouveau document pour vous basé sur ce modèle.
Vous pouvez également créer un nouveau fichier basé sur un modèle en double-cliquant simplement sur le modèle dans l’Explorateur de fichiers. L’action par défaut sur les fichiers de modèle est de créer un nouveau fichier plutôt que d’ouvrir le fichier de modèle, donc double-cliquer sur un modèle ouvre immédiatement un nouveau fichier Excel pour vous.
Si vous souhaitez ouvrir le fichier modèle réel pour le modifier, vous pouvez cliquer avec le bouton droit sur le fichier, puis choisir «Ouvrir» dans le menu contextuel.
En fin de compte, les fichiers de modèle ressemblent fonctionnellement aux fichiers Excel ordinaires. La grande différence réside dans la façon dont Excel gère ces fichiers, ce qui vous permet de créer facilement de nouveaux documents basés sur eux.
