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Comment configurer une réponse d’absence du bureau sur Outlook.com

Si vous allez être absent du bureau pendant un certain temps, Outlook.com facilite la configuration de réponses automatiques qui sont envoyées lorsque vous recevez un message, en informant l’expéditeur que vous ne lirez pas ou ne répondrez pas aux e-mails pendant cet instant.

Vous pouvez configurer un message personnalisé qui sera envoyé pendant une période spécifique, si vous le souhaitez, à tous ceux qui vous envoient un e-mail ou uniquement aux personnes de votre liste de contacts. Nous allons vous montrer comment.

REMARQUE: vous ne pouvez utiliser Outlook.com qu’avec des comptes de messagerie Microsoft —live.com, outlook.com, hotmail.com et msn.com.

Pour commencer, accédez à http://www.outlook.com dans votre navigateur préféré et connectez-vous au compte de messagerie Microsoft à partir duquel vous souhaitez envoyer une réponse automatique. Ensuite, cliquez sur l’icône d’engrenage dans le coin supérieur droit de la page Outlook.com et sélectionnez «Réponses automatiques» dans la liste déroulante.

Le volet Réponses automatiques s’ouvre. Pour activer les réponses automatiques, cliquez sur l’option «Envoyer des réponses automatiques». Vous pouvez définir une période pendant laquelle la réponse automatique sera envoyée afin que vous n’ayez pas à vous soucier de vous souvenir de l’activer avant de partir ou de l’éteindre à votre retour. Pour définir une période, cochez la case «Envoyer des réponses uniquement pendant cette période».

Pour spécifier quand la réponse automatique doit commencer à être envoyée, cliquez sur le menu déroulant du calendrier «Heure de début» puis cliquez sur la date souhaitée.

Cliquez sur le menu déroulant « Heure de début » et sélectionnez une heure pour le démarrage des réponses automatiques. Ensuite, sélectionnez une date et une heure à côté de «Heure de fin» pour indiquer quand les réponses automatiques cesseront d’être envoyées.

Vous pouvez sélectionner des options supplémentaires (cases à cocher) si vous souhaitez bloquer votre calendrier pour cette période, refuser automatiquement de nouvelles invitations pour des événements qui se produisent pendant cette période, ou refuser et annuler vos réunions pendant cette période.

Vous pouvez également choisir d’envoyer les réponses automatiques uniquement aux personnes de votre liste de contacts ou à toutes les personnes qui vous envoient un e-mail.

Saisissez le message que vous souhaitez envoyer automatiquement dans la case «Envoyer une réponse une fois à chaque expéditeur avec le message suivant». Utilisez la barre d’outils en haut de la boîte pour mettre en forme votre message.

Lorsque vous avez terminé de configurer votre réponse automatique, cliquez sur «OK» en haut du volet. Votre message personnalisé sera désormais automatiquement envoyé pendant la période que vous avez définie en réponse aux e-mails reçus répondant aux exigences que vous avez définies.

Si vous définissez une période pour votre réponse automatique, elle s’arrêtera à la fin de cette période. Cependant, vous pouvez également désactiver manuellement la réponse automatique en ouvrant à nouveau le volet Réponses automatiques et en sélectionnant l’option «Ne pas envoyer de réponses automatiques».

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