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Comment composer et envoyer un e-mail dans Outlook 2013

Outlook est assez synonyme de courrier électronique. Par conséquent, au-delà de toutes ses autres fonctionnalités, vous voulez vous assurer de savoir comment l’utiliser le plus efficacement possible avec le courrier électronique.

Nous couvrons l’utilisation des aspects d’Outlook depuis un certain temps et les vétérans d’Office grisonnants connaissent déjà tout cela, mais les nouveaux utilisateurs, comme ceux qui ont besoin de savoir comment utiliser Outlook dans un bureau, devront peut-être savoir comment utiliser Outlook. sur une base quotidienne. Cela dit, il s’agit d’une application de messagerie polyvalente et mature que les utilisateurs de Windows devraient avoir dans leur boîte à outils.

Comme il y a tant à apprendre, nous avons peu de temps à perdre, alors commençons tout de suite avec la façon de composer et d’envoyer des messages, ainsi que le détail de toutes les options que vous pouvez modifier pour faire d’Outlook une expérience plus utile et plus agréable .

Composer et envoyer rapidement un message

Si vous souhaitez ou avez besoin de comprendre les bases d’Outlook, nous avons rédigé un guide pratique pour les débutants. Nous vous recommandons de le lire si Outlook est entièrement nouveau pour vous.

Sinon, à partir de la boîte de réception Outlook, vous pouvez cliquer sur le bouton «Nouvel e-mail» ou utiliser «CTRL + N».

La nouvelle fenêtre de message qui en résulte devrait être assez simple. Si vous avez déjà utilisé Microsoft Word ou un programme d’édition de texte similaire, les fonctionnalités de texte de base vous sembleront sans aucun doute familières.

À ce stade, vous spécifiez à qui vous envoyez votre message, rédigez votre message et cliquez sur le bouton «Envoyer». C’est bien beau si vous ne composez qu’un message ponctuel et que vous en avez terminé, mais il y a plus que cela.

Un rafraîchissement des contacts

Lorsque vous rédigez un nouvel e-mail, la première chose que vous ferez probablement est de saisir votre ou vos destinataires. Vous pouvez le faire en tapant simplement leur (s) adresse (s) e-mail ou vous pouvez cliquer sur «À…» et choisir des noms dans votre carnet d’adresses.

N’oubliez pas que si vous souhaitez choisir rapidement deux adresses ou plus simultanément, maintenez la touche CTRL enfoncée et cliquez sur chaque nom que vous souhaitez sélectionner, puis choisissez vos options d’adressage: À et Cc (ou Cci). Lorsque vous avez sélectionné tous vos destinataires, cliquez sur « OK ».

Si vous n’avez pas encore de carnet d’adresses, nous sommes là pour vous. Vous pouvez importer vos contacts dans Outlook à partir de votre Gmail ou d’un service de messagerie similaire.

Modification de l’adresse de réponse

Supposons que vous ayez plus d’un compte de messagerie associé à Outlook. Comment envoyez-vous des e-mails depuis vos autres comptes?

Vous remarquerez que sur le bouton «De», il y a une petite flèche. Cliquez sur ce bouton et vous verrez vos autres comptes dans une liste déroulante afin que vous puissiez choisir un autre compte de messagerie.

Vous pouvez également utiliser un compte de messagerie qui n’est pas associé à Outlook, par exemple si vous utilisez l’ordinateur de quelqu’un d’autre ou si vous utilisez votre ordinateur au travail et que vous souhaitez acheminer les réponses vers votre compte personnel.

Si vous faites cela, gardez quelques points à l’esprit. Tout d’abord, quel que soit le message que vous envoyez sera copié dans le dossier Courrier envoyé, alors n’envoyez rien de personnel à moins que vous n’ayez l’intention de le supprimer et de vider la corbeille. De plus, si vous envoyez un message à partir de votre travail, ils le stockeront probablement sur leur serveur de messagerie.

Signatures et stationnaires

Vous connaissez peut-être déjà le concept de signatures, ou vous pouvez même les utiliser vous-même. Fondamentalement, les signatures sont des morceaux de texte pré-composés spéciaux que vous pouvez ajouter à chaque message. Cela peut être vos coordonnées, des informations vitales sur un produit ou un événement dont vous faites la promotion, ou simplement une citation profonde que vous aimez vraiment.

Dans cet exemple, nous allons joindre une signature détaillant les futurs projets de vacances. Nous attacherons cette signature à tous les e-mails provenant de notre compte professionnel, mais pas aux réponses et aux transferts.

À partir de là, jusqu’à ce que vous supprimiez la signature à l’aide de ces paramètres, votre avertissement de vacances apparaîtra chaque fois que vous rédigerez un nouveau message électronique.

Stationnaire?

Les signatures sont assez faciles à comprendre, mais qu’en est-il de la stationnaire? Tant qu’il est là, allons-y et discutons-en. Comme avec les signatures, vous avez probablement vu des e-mails stationnaires sous une forme ou une autre, mais fondamentalement, cela fonctionne comme ceci: puisque vous envoyez des e-mails au format HTML, stationnaire vous permet simplement d’attribuer des arrière-plans, différents styles de police et des couleurs à votre messages.

Vous voyez ici comment cela fonctionne. Nous avons sélectionné le thème «Ours» dans la liste, ce qui nous donne un arrière-plan avec des ours en peluche qui l’ornent.

Bien sûr, si vous êtes au travail, vous voudrez peut-être vous abstenir de messages avec des ours en peluche et autres, mais si vous voulez que vos messages se démarquent vraiment, vous pouvez utiliser la fonction stationnaire pour créer des résultats vraiment attrayants.

Répondre aux messages et les transférer

Répondre et transférer des messages est simple et vous avez probablement déjà remarqué les outils de réponse sur le ruban.

Vous voyez les options de réponse, de réponse à tous (à utiliser avec prudence) et de transfert, qui sont assez explicites, mais qu’en est-il des autres options?

Si vous cliquez sur «Réunion», vous pouvez demander une réunion lorsque vous répondez; Découvrez toutes les options que vous obtenez lorsque vous faites cela.

Nous allons couvrir les réunions plus en détail dans un prochain article où nous discuterons des pouvoirs de calendrier d’Outlook.

Définition des options de réponse et de transfert

Ouvrons les options de réponse et de transfert pour un aperçu rapide. Il existe plusieurs façons de modifier l’apparence des messages originaux lorsque vous répondez ou transférez, ou s’ils sont inclus en tant que pièce jointe, ou pas du tout.

Vous pouvez également définir le mode d’ouverture des réponses et des transferts et si vos commentaires sont précédés de votre nom.

Le reste des options de messagerie d’Outlook

Il y a beaucoup d’autres choses qui se passent dans les options de courrier, donc avant de vous quitter aujourd’hui, nous voulons passer un peu de temps à en parler.

Voici quelques éléments de base tels que les options de l’éditeur pour modifier la façon dont vous composez les messages, les options d’orthographe et de correction automatique, ainsi que les options de signature et de stationnaire, que nous avons déjà évoquées.

Beaucoup de ces options ouvrent à des sous-options Par exemple, si vous cliquez sur «Options de l’éditeur…», vous allez découvrir toute une série de cases à cocher supplémentaires (divisées en deux catégories, Proofing et Advanced) à parcourir.

En faisant défiler vers le bas, il existe des options d’arrivée des messages pour sélectionner la façon dont Outlook vous avertit lorsque des messages arrivent dans votre boîte de réception.

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Ainsi que la façon dont Outlook marque les éléments comme lus lorsque vous utilisez le volet de lecture.

Vous pouvez décider de la fréquence à laquelle les messages sont automatiquement enregistrés, où ils sont enregistrés, etc.

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Lorsque vous envoyez des messages, que se passe-t-il? Avec les options «Envoyer des messages», sélectionnez les niveaux d’importance et de sensibilité par défaut, la vérification automatique des noms et quelques autres ajustements minuscules mais distincts que vous pouvez apporter à votre expérience utilisateur.

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Si vous souhaitez suivre les messages, il existe également des moyens de procéder à des ajustements. Par exemple, c’est ici que vous pouvez activer les accusés de lecture, qui vous envoie une notification chaque fois que quelqu’un lit votre e-mail.

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Enfin, nous trouvons quelques options pour modifier le format de vos messages, que vous n’utiliserez probablement jamais.

Les autres options ont des fonctionnalités utiles, telles que l’affichage des options de collage (peut-être ennuyeux) et s’il faut afficher les liens suivants et précédents dans les en-têtes de message lors de la lecture de plusieurs messages dans votre boîte de réception (probablement utile).

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Il existe également des options pour configurer la façon dont le programme effectue le nettoyage des conversations, mais nous aborderons cela et d’autres aspects de la gestion du courrier Outlook dans un prochain article.

Le courrier électronique fait tellement partie intégrante d’Outlook qu’il n’est pas étonnant qu’il existe de nombreuses façons de le configurer. Inutile de dire qu’au fur et à mesure que vous apprenez à utiliser Outlook, vous reviendrez occasionnellement aux options pour modifier certains aspects du formatage et du comportement des e-mails.

Nous n’avons pas fini d’explorer Outlook, nous avons encore beaucoup à vous montrer, comme la façon dont vous allez gérer l’envoi et la réception de pièces jointes, l’agenda, les tâches et bien plus encore. Pour le moment cependant, nous aimerions en savoir plus sur vous, alors prenez un moment pour nous envoyer un petit mot dans notre forum de discussion.

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