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Comment afficher vos heures de travail à d’autres personnes dans Outlook

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Qu’y a-t-il de pire que de ne pas pouvoir rencontrer quelqu’un? Obtenir une demande de réunion pour un moment où vous ne travaillez pas. Nous ne pouvons pas arrêter cela, mais nous pouvons vous aider à configurer Outlook pour qu’au moins les gens connaissent vos heures de travail.

Lorsque vous créez une demande de réunion dans Outlook, l’Assistant Réunion> Planification vous aide à trouver une heure à laquelle vous et les destinataires de la demande de réunion êtes tous les deux libres.

cliquez sur l'assistant de planification dans l'onglet réunion

Lorsque vous ouvrez l’assistant de planification, les heures affichées pour chaque jour ne sont cependant pas de minuit à minuit; ils sont de 8 h à 17 h.

les heures de réunion indiquent de 8 h à 17 h par défaut

Il s’agit de la valeur par défaut d’Outlook, que vous pouvez modifier en fonction des heures de travail. Cliquez sur Fichier> Options> Calendrier et recherchez la section «Temps de travail». Vous pouvez modifier vos heures de travail ici.

modifiez vos heures de travail dans Fichier> Options> Calendrier » width= »614″ height= »191″ onload= »pagespeed.lazyLoadImages.loadIfVisibleAndMaybeBeacon(this); » onerror= »this.onerror=null;pagespeed.lazyLoadImages.loadIfVisibleAndMaybeBeacon(this); »/></p>
<p>Par exemple, nous modifierons nos heures de travail de 10 h 00 à 16 h 00, puis nous cliquerons sur «OK».  Si nous ouvrons une nouvelle demande de réunion et cliquons sur l’assistant de planification, nos heures de travail ont changé pour refléter les nouvelles heures.</p>
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Outlook affichera ces heures à toute personne ayant accès à votre calendrier lorsqu’elle essaiera de réserver une réunion avec vous.

Disons que vous êtes un noctambule qui travaille à distance et peut définir vos propres heures. Vous devez être disponible dans l’après-midi pour qu’il y ait un certain chevauchement avec vos collègues lève-tôt, mais vous préférez un départ plus tard, vous modifiez donc vos heures de travail de 12 h à 20 h. Lorsque vous créez une demande de réunion et ajoutez un collègue, Outlook affiche vos heures de travail de 12 h 00 à 20 h 00 et toutes les heures pendant lesquelles ils ne travaillent pas pendant cette période s’affichent sous la forme d’une barre gris clair.

une barre gris clair indique les heures indisponibles

Lorsqu’ils essaient de réserver une réunion avec vous, toutes les heures jusqu’à midi s’afficheront de la même manière sous la forme d’une barre gris clair pour eux.

Vous pouvez également définir vos jours de travail, donc si vous êtes à temps partiel ou que vous travaillez le week-end, vous pouvez le modifier dans Fichier> Options> Calendrier> Semaine de travail.

modifiez vos jours de travail dans Fichier> Options> Calendrier> Semaine de travail » width= »516″ height= »179″ onload= »pagespeed.lazyLoadImages.loadIfVisibleAndMaybeBeacon(this); » onerror= »this.onerror=null;pagespeed.lazyLoadImages.loadIfVisibleAndMaybeBeacon(this); »/></p>
<p>Nous changerons le nôtre pour montrer que le vendredi est un jour non ouvrable.  Lorsque nous créons une nouvelle demande de réunion et que nous examinons l’assistant de planification, il affiche la journée entière sous la forme d’une barre gris clair, indiquant que ce ne sont pas des heures de travail pour nous.</p>
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Vous devrez peut-être informer votre collègue de la signification de la barre grise et l’encourager à y consacrer ses propres jours et heures de travail, mais une fois que tout le monde sait ce que cela signifie, au moins les gens ne seront responsables que s’ils réservent une réunion avec toi pendant un certain temps tu ne travailles pas.

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