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Boostez votre productivité de rédaction d’e-mails avec le publipostage Microsoft Word

Le publipostage de Microsoft Word est un excellent outil de productivité. Savoir comment créer des lignes d’objet et des pièces jointes personnalisées que la fonctionnalité de base de fusion et publipostage de Word ne prend pas en charge peut vous sauver la vie lorsque vous devez écrire des e-mails en masse.

Dans l’article d’aujourd’hui, vous apprendrez à utiliser l’assistant de publipostage 2010 de Word, à rédiger des sujets de courrier électronique personnalisés et à configurer différentes pièces jointes pour chacun de vos destinataires de courrier électronique.

Créer une liste de distribution

Le publipostage de Word nous évite la tâche fastidieuse de saisir manuellement l’adresse e-mail de chaque destinataire en nous permettant d’importer des adresses e-mail à partir de contacts Outlook, de sources de données Excel ou Access ou de fichiers de données Word.

Le contact Outlook est la meilleure option parmi les trois, et si vous ne l’avez pas utilisé, ce sera le bon moment pour mettre à jour votre carnet d’adresses Outlook, et nous vous montrerons comment le faire. Vous pouvez ignorer la section suivante et commencer à écrire votre publipostage, si vous savez déjà comment configurer le contact Outlook, sinon les deux sections suivantes vous donneront quelques notions de base sur la configuration de votre contact Outlook en important votre liste de contacts Web.

Configurer votre profil de messagerie

La configuration du contact Outlook commence par la création d’un profil de messagerie qui stocke l’adresse e-mail, le mot de passe, les informations de serveur de votre compte et des liens vers d’autres données telles que les e-mails et les adresses.

Icône du panneau de contrôle du courrier

Vous pouvez créer des profils, chacun adapté à un compte de messagerie spécifique.

image

Un nom de profil approprié vous permet d’identifier le compte de messagerie que vous associez à votre profil de messagerie.

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Vous avez la possibilité de configurer votre profil de messagerie à l’aide de l’adresse e-mail que vous avez reçue de votre FAI ou de votre propre compte de messagerie en sélectionnant la troisième option.

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Sélectionnez «Internet E-mail» pour utiliser un fournisseur de messagerie qui propose un service POP – par exemple, GMail.

image

Chaque fournisseur de messagerie Internet a une configuration POP différente, assurez-vous de lire leur manuel d’utilisation pour connaître leur configuration POP.

gmail_pop_setup

Toutes nos félicitations! Si vous voyez cet écran, vous avez configuré votre profil de messagerie avec succès. Maintenant, nous sommes prêts à configurer le dossier de contacts de notre Outlook.

image

Remplir votre dossier de contacts

Vous pouvez entrer votre liste de distribution manuellement dans Outlook ou importer d’autres carnets d’adresses Web, tels que le carnet d’adresses GMail, Yahoo ou Hotmail. La plupart des fournisseurs de messagerie Web nous permettent d’exporter leur carnet d’adresses dans une source de données compatible Outlook. Par exemple, Gmail nous offre la possibilité d’exporter nos contacts dans un fichier CSV compatible Outlook.

gmail_contacts

La fonction d’importation Outlook prend en charge une variété de types de fichiers: csv, vcard, RSS, iCalendar et bien d’autres, ce qui en fait un excellent outil pour créer votre liste de distribution de publipostage.

image

Le fichier CSV appartient à la catégorie «Autre programme ou fichier» dans Outlook.

image

Le fichier ACT, DOS CSV, Lotus, Access 97-2003, les fichiers PST, sont quelques-uns des fichiers programmes pris en charge par Outlook – pour nous, nous avons choisi le type de fichier Valeurs séparées par des virgules (Windows).

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Maintenant, recherchez le fichier CSV que nous venons d’exporter à partir du carnet d’adresses Gmail.

image

Parmi tous ces dossiers, le dossier de contacts est la meilleure option pour notre objectif de fusion et publipostage.

image

Outlook a besoin de quelques minutes pour importer votre contact en fonction du nombre d’adresses e-mail que vous importez.

image

Nous devrions pouvoir utiliser ce dossier de contacts, une fois qu’Outlook a fini d’importer tous vos contacts, pour le publipostage.

Commencez avec un document vierge et ouvrez le ruban «Mailings» pour commencer notre publipostage.

image

L’assistant est le meilleur moyen pour les débutants de commencer leur premier exercice de publipostage.

image

Sélection des destinataires du message

L’assistant nous demandera de choisir le type de document pour notre publipostage. Les messages électroniques sont le type de document approprié pour l’exercice de publipostage d’aujourd’hui.

image

Nous pouvons commencer à rédiger notre message électronique à partir d’un document vierge, d’un modèle ou d’un document existant.

image

Choisissez notre dossier de contacts Outlook comme liste de distribution de publipostage à l’étape 3.

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Nous avons la possibilité d’utiliser n’importe quel profil de messagerie que nous avons configuré dans notre système.

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Votre nombre de contacts doit être supérieur à zéro si Outlook a importé votre adresse Gmail avec succès.

select_Contact

Choisissez les personnes que vous souhaitez inclure dans votre distribution de courrier électronique en cochant les cases appropriées.

choose_Contact_for_email

Rédaction du message électronique

Commencez à rédiger votre e-mail et insérez les champs de fusion dans lesquels vous souhaitez placer des messages personnalisés, tels que le titre ou le nom de famille, à l’endroit approprié sur votre document.

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Chaque champ de fusion sera enfermé à l’intérieur d’un double chevron; ils seront remplacés par les informations de votre carte de visite lorsque vous aurez terminé l’assistant de publipostage.preview_merge_fields

Prévisualisez votre message électronique pour voir comment Word traite les champs de fusion en cliquant sur le lien «Suivant: Aperçu de vos messages électroniques».

image

Si vous êtes satisfait de l’aperçu, cliquez sur le lien «Suivant: terminer la fusion» et Word enverra l’e-mail fusionné à tous vos destinataires avec une ligne d’objet commune.

Personnaliser votre ligne d’objet

L’assistant divise le processus de fusion et publipostage en ces étapes: choisir le type de document et le modèle appropriés, créer une liste de distribution, évaluer l’aperçu du publipostage et envoyer des e-mails à tous vos destinataires.

À ce stade, vous remarquerez peut-être deux activités courantes d’écriture d’e-mails que l’Assistant ne prend pas en charge: l’écriture de lignes d’objet personnalisées et la configuration de pièces jointes différentes. Nous devons utiliser une macro pour les effectuer dans le publipostage, de préférence avant de terminer l’assistant.

Avec votre lettre ouverte, appuyez sur « Alt + F11 » et double-cliquez sur « ThisDocument » dans votre fenêtre Word de travail, pour ouvrir l’éditeur de macros.

image

Collez ce code de macro, écrit par un codeur de macro expert hutchinsfairy, dans le volet vide et enregistrez-le.

Dim WithEvents wdapp As Application
Dim EMAIL_SUBJECT As String
Dim FIRST_RECORD As Boolean

Sous-document privé_Open ()

Définir wdapp = Application
ThisDocument.MailMerge.ShowWizard 1

End Sub

Sous-document privé_Close ()

Set wdapp = Rien

End Sub

Sous privé wdapp_MailMergeBeforeRecordMerge (ByVal Doc As Document, Cancel As Boolean)
Dim i As Integer

Avec ActiveDocument.MailMerge

Si FIRST_RECORD = Vrai, alors
EMAIL_SUBJECT = .MailSubject
FIRST_RECORD = Faux
Sinon .MailSubject = EMAIL_SUBJECT
Fin si

i = .DataSource.DataFields.Count

Faire pendant que i> 0
.MailSubject = Remplacer (.MailSubject, «  », .DataSource.DataFields (i) .Value« ,, vbTextCompare)
i = i – 1
Boucle

Terminer par

End Sub

Private Sub wdapp_MailMergeBeforeMerge (ByVal Doc As Document, ByVal StartRecord As Long, ByVal EndRecord As Long, Cancel As Boolean)

FIRST_RECORD = Vrai

End Sub

Sous privé wdapp_MailMergeAfterMerge (ByVal Doc As Document, ByVal DocResult As Document)

ActiveDocument.MailMerge.MailSubject = EMAIL_SUBJECT

End Sub

Revenez à votre document et cliquez sur le lien «Suivant: terminer la fusion» pour envoyer votre e-mail.

complete_the_merge_link

Cliquez sur le lien «Courrier électronique…» pour envoyer votre message.

Courrier électronique

Placez les champs de fusion appropriés, entourés d’un chevron, dans la ligne d’objet.

subject_merge_field

La macro analysera le champ de fusion et le remplacera par le nom de famille du destinataire lorsque Word enverra le document par courrier électronique.

Joindre différents éléments à votre e-mail

Jusqu’à présent, nous avons appris à utiliser l’assistant de publipostage et à personnaliser les champs d’objet – et pour terminer le didacticiel d’aujourd’hui, nous vous montrerons un complément tiers qui nous permettent de joindre un fichier différent pour chaque e-mail.

Téléchargez le complément, décompressez-le et vous constaterez que le complément se présente sous forme de modèles de document Word. Utilisez «CreateEMailData Word 2007 Ver02», si vous utilisez Word 2007 ou 2010, et «CreateEMailData Word 2003 Ver02», si vous utilisez Word 2003.

image

Copiez le modèle de document approprié dans votre dossier «% appdata% Microsoft Word STARTUP» où «% appdata%» est votre dossier de démarrage Microsoft – dans notre cas, c’est «C: Users zainul AppData Roaming».

image

Redémarrez votre Word, après avoir copié le fichier dans le dossier de démarrage de Microsoft, et vous devriez voir deux nouveaux compléments: Créer un fichier de données et Fusionner vers un e-mail, sous le menu ruban «Mailing».

new_add_in

Préparez un fichier de données avec un tableau à deux colonnes – l’adresse e-mail du destinataire dans la colonne de gauche et le chemin complet de votre fichier de pièce jointe dans la colonne de droite, puis enregistrez-le dans le même dossier que votre document de fusion d’e-mails sous «MergeAttachmentsData». Nous devons souligner que vous devez enregistrer le fichier sous «MergeAttachmentsData», sinon le complément ne peut pas trouver le fichier pour rechercher les pièces jointes.

image

Revenez à votre document de fusion et publipostage et divisez les documents en fichiers individuels.

image

Une nouvelle fenêtre de document Word devrait apparaître, et cliquez sur le bouton de complément «Fusionner avec e-mail». Cliquez simplement sur le bouton «Ok» dans la boîte de dialogue jaune, car nous avons déjà préparé le fichier de données.

image

Mettez un objet approprié pour votre e-mail, cliquez sur OK et Outlook enverra votre e-mail avec la pièce jointe que vous spécifiez dans le fichier de données.

image

Word, avec ses nombreuses fonctionnalités utiles, est vraiment un excellent outil de productivité. Nous sommes impatients d’écrire d’autres articles Word pour nos lecteurs. En attendant, consultez les autres articles Words sur notre site.

Nous espérons que vous avez appris à utiliser le publipostage Word à partir de l’article d’aujourd’hui. N’hésitez pas à discuter d’autres astuces de publipostage avec les autres lecteurs dans la section commentaires.

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