Le «bureau sans papier» qui nous a été promis ne semble jamais arriver pour beaucoup de gens. La réalité, cependant, est qu’un bureau sans papier est ici aujourd’hui si vous voulez en profiter.
Si vous êtes toujours quelqu’un qui imprime des e-mails, des pages Web et d’autres documents, vous pouvez vous arrêter maintenant. Il existe de meilleures façons de garder une trace de vos informations et d’y accéder plus rapidement – vous ne pouvez pas rechercher des mots sur des morceaux de papier, après tout.
L’affaire contre l’impression
L’impression est coûteuse et peu pratique, nécessitant des cartouches d’encre, du papier d’imprimante et de nouvelles imprimantes souvent onéreux lorsque cette imprimante à jet d’encre bon marché échoue inévitablement. Tout ce papier devient un fouillis qui doit être correctement organisé, sinon vous ne pourrez jamais trouver ce que vous cherchez. Vous ne pouvez pas y accéder lorsque vous êtes loin de votre bureau, vous ne pouvez pas effectuer de recherche à travers, et vous n’avez qu’une seule copie, donc vous avez des problèmes si quelque chose lui arrive.
L’impression était nécessaire lorsque les ordinateurs étaient de lourdes briques attachées aux bureaux. Nous nous promenons maintenant avec des ordinateurs dans nos poches, des tablettes pouvant mesurer la taille d’un morceau de papier et des services cloud capables de sauvegarder et de synchroniser tous vos documents sur tous vos appareils. Vous pouvez rechercher les documents que vous avez enregistrés par les mots qu’ils contiennent afin de ne pas avoir à configurer et maîtriser un système de classement complexe.
Comment ne pas imprimer
Nous, les geeks, avons peut-être cessé d’imprimer il y a longtemps, mais il y a beaucoup de gens qui impriment encore régulièrement des courriels et des pages Web. Nous essaierons d’offrir quelques conseils pour vous guider loin de l’imprimante et vers une nouvelle façon d’enregistrer et d’organiser les informations qui a du sens.
- Créer un classeur numérique: Tout d’abord, vous voudrez décider où vous sauvegarderez les choses au lieu de les imprimer. Il est utile d’avoir un emplacement cohérent où vous enregistrez tout. Nous vous recommandons une sorte de service cloud qui se synchronise sur tous vos appareils afin que vous puissiez y accéder sur les smartphones et les tablettes ainsi que sur votre PC. Beaucoup de gens utilisent Evernote comme archive pour toutes leurs notes et documents, mais vous pouvez également choisir d’enregistrer dans un service de stockage en nuage comme Dropbox, Google Drive, ou Microsoft OneDrive. Si vous préférez vraiment le stockage local, vous pouvez enregistrer vos fichiers dans un seul dossier sur votre PC – mais assurez-vous de le sauvegarder. Ce sera moins pratique car vous devrez copier manuellement des fichiers sur vos autres appareils si vous souhaitez les afficher ailleurs.
- Imprimer au format PDF: Tout ce que vous souhaitez imprimer – qu’il s’agisse d’un reçu, d’un document, d’un e-mail ou d’une page Web – peut être imprimé dans un fichier PDF. Tout d’abord, vous devrez installer une imprimante PDF sur votre ordinateur Windows. Vous pouvez ensuite effectuer le processus d’impression normalement, en sélectionnant l’imprimante PDF virtuelle. Vous obtiendrez un fichier que vous pouvez stocker dans quelque chose comme Evernote ou Dropbox.
- Impression d’e-mails: Les e-mails peuvent être imprimés au format PDF de la même manière. Vous pouvez également essayer de les mettre en vedette (si vous utilisez Gmail) ou de les ajouter à un dossier spécial ou à une étiquette où vous pourrez vous y référer ultérieurement. Vous pouvez accéder à ces e-mails plus tard à partir de n’importe quel appareil avec un client de messagerie – pas besoin d’imprimer.
- Impression de pages Web: Si vous imprimez des pages Web auxquelles vous pourrez vous référer ultérieurement, vous pouvez les imprimer au format PDF à la place. Vous pouvez également les ajouter à vos favoris pour les afficher plus tard (vos favoris peuvent être synchronisés sur tous vos appareils). Si vous souhaitez lire la page Web plus tard, utilisez un service tel que Poche ou Instapaper pour créer une liste de choses que vous voulez lire. Des services comme ceux-ci prennent une page Web, la convertissent en un article lisible et ne contenant que du texte et même la stockent hors ligne sur des appareils mobiles afin que vous puissiez lire la page Web plus tard sans avoir à l’imprimer.
- Impression de cartes: Vous ne devriez pas avoir à imprimer de cartes si vous possédez un smartphone avec GPS. Si vous utilisez Google Maps, vous pouvez vous connecter à l’application Google Maps et afficher une liste des recherches que vous avez effectuées sur le site Web de Google Maps sur votre PC. Vous pouvez également simplement imprimer la carte au format PDF, bien sûr.
- Télécopie de documents: Certaines vieilles entreprises calcifiées exigent toujours des fax. Vous pouvez utiliser un service comme BonjourFax pour envoyer des télécopies sur le Web. HelloFax propose cinq télécopies gratuites par mois – cela devrait être plus que suffisant pour les utilisateurs à domicile qui n’ont besoin de télécopier qu’une entreprise occasionnellement.
- Quand quelqu’un insiste sur les documents imprimés: Malheureusement, certaines organisations insistent encore sur les documents imprimés. Il n’y a tout simplement pas moyen de contourner cela. S’ils ne prennent pas de PDF par e-mail, vous devrez peut-être imprimer.
- Que faire avec vos anciens documents papier: Il est plus facile de commencer à avancer sans papier au lieu de décider de convertir méthodiquement tous vos anciens documents papier en versions numériques – cela peut demander beaucoup de travail. Néanmoins, vous pouvez numériser vos anciens documents en fichiers PDF avec un scanner.
Utilisation de vos fichiers numériques
Votre espace de travail numérique présente désormais un certain nombre d’avantages que le papier n’a pas:
- Sauvegarde: Vos fichiers sont sauvegardés si vous les avez stockés avec un service comme Evernote, Dropbox, Google Drive ou SkyDrive. Si votre maison brûle, vous ne perdrez pas vos documents importants.
- Chercher: Vous pouvez facilement rechercher dans tous vos documents électroniques pour trouver les documents dont vous avez besoin sans passer au crible des montagnes de papier. Evernote, Dropbox, Google Drive, SkyDrive et même Windows – ils ont tous des fonctionnalités de recherche en texte intégral.
- Accédez partout: Vos papiers sont accessibles où que vous soyez à partir d’un PC, d’un smartphone ou d’une tablette. Si vous êtes absent et que vous avez besoin de chercher quelque chose, vous pouvez le faire à partir de votre smartphone plutôt que de rentrer chez vous et de fouiller dans vos papiers.
- Pas de désordre: Vous n’avez pas à vous soucier du stockage, de l’organisation, de l’espace et du désencombrement de vos documents.
- Aucun frais d’impression: Si vous n’avez pas besoin d’acheter de l’encre chère, des imprimantes bon marché et des piles de papier pour imprimante, vous économiserez de l’argent.
Bien entendu, certains documents peuvent être trop sensibles pour être stockés en ligne. Dans des situations comme celle-ci, vous pouvez toujours utiliser le cryptage – créez un conteneur crypté et stockez-le dans un service comme Dropbox, Google Drive ou SkyDrive. Les gens auront besoin du mot de passe avant de pouvoir accéder à vos documents.
Crédit d’image: Sarah Kolb-Williams sur Flickr, cellanr sur Flickr, jeremyfoo sur Flickr
