Microsoft Planner est assez simple à utiliser, mais certaines de ses fonctionnalités les plus utiles ne sont pas à l’avant-plan. Si vous ne faites que créer et déplacer des tâches, voici six façons d’obtenir un peu plus de Planner. Voici tout ce que vous devez savoir.
Recevoir des notifications sur les tâches
Si vous avez déjà connecté le planificateur à votre Outlook, vous recevrez déjà des notifications sur les dates d’échéance. Mais si vous ne l’avez pas fait ou si vous voulez savoir quand des éléments vous ont été attribués, il existe une fonction de notification supplémentaire.
Cliquez sur l’engrenage Paramètres en haut à droite de la Planificateur Microsoft puis sélectionnez l’option «Notifications».
Cela ouvrira le panneau des options de notification. Choisissez l’une des préférences de notification, puis sélectionnez le bouton «Enregistrer».
Si vous choisissez « Quelqu’un m’assigne une tâche », cela vous alertera par e-mail, Microsoft Teams (si vous avez Teams) et avec des notifications push mobiles (si vous avez installé le application mobile, que nous vous montrerons plus loin dans cet article). Cette fonctionnalité est très utile lorsque vous travaillez en équipe, même si ce n’est que vous et votre partenaire qui utilisez Planner pour régler les tâches.
Si vous n’avez pas encore connecté le planificateur à votre Outlook, l’option « Une tâche qui m’est attribuée est en retard, à échéance aujourd’hui ou dans les 7 prochains jours » vous avertit par e-mail si vous êtes en retard dans vos tâches. Cette fonctionnalité fonctionne très bien, mais elle persiste à vous dire qu’une tâche est en retard. Cela peut être formidable si vous avez du mal à respecter les délais et avez besoin de rappels, mais cela peut aussi être trop si cela vous rend démotivé.
Nous sommes fans de systèmes qui vous aident à faire avancer les choses, nous préférons donc cette dernière option, mais ce choix est définitivement une préférence personnelle.
Ajouter un plan à vos favoris
Lorsque vous commencez à utiliser Planner, vos plans s’affichent dans la section «Plans récents» de la barre latérale.
Si vous n’avez qu’un ou deux plans, c’est très bien, mais si vous avez plusieurs plans – et surtout si vous êtes dans un environnement d’entreprise où les gens peuvent vous ajouter à des plans de manière inattendue – la section « Plans récents » peut devenir assez rapidement compliquée .
Vous pouvez à la place ajouter des plans à la section «Favoris» de la barre latérale. Cela vous permet de contrôler les plans que vous voyez, ce qui facilite grandement la recherche de vos plans importants.
Pour déplacer un plan vers la section Favoris, cliquez sur l’icône étoile à côté du nom du plan.
Cela déplacera immédiatement votre plan dans la section Favoris de la barre latérale.
Pour supprimer un plan de vos favoris, cliquez à nouveau sur l’icône en forme d’étoile et le plan reviendra à la section Plans récents.
Modifier les groupes de tâches
Par défaut, vos tâches sont regroupées dans les compartiments que vous utilisez: À faire, En cours, Terminé et tout autre compartiment que vous avez créé. Cependant, ce n’est pas le seul moyen de regrouper vos tâches, c’est pourquoi Planner vous offre la possibilité de regrouper les tâches en fonction de leurs propriétés, telles que la date d’échéance, le cessionnaire, la priorité, etc.
Pour modifier vos regroupements de tâches, cliquez sur le bouton «Regrouper par bucket» en haut à droite de l’interface.
Choisissez une propriété différente pour regrouper vos tâches et elles se réorganiseront automatiquement. Par exemple, si vous choisissez «Priorité», vos tâches seront regroupées dans de nouveaux segments de priorité.
Pour revenir à l’affichage de vos tâches dans les buckets d’origine, cliquez simplement sur « Regrouper par » et choisissez « Bucket ».
Cette fonctionnalité est vraiment utile pour voir les tâches par ordre de date ou, si vous travaillez en équipe, par affectateur, afin que vous puissiez voir qui est surchargé et qui n’a pas assez de travail. Si vous utilisez le système d’étiquetage coloré pour suivre un projet, cela peut vous montrer toutes les tâches de ce projet simplement en choisissant de regrouper par étiquettes.
Filtrer les tâches par propriétés spécifiques
Le regroupement est une façon d’organiser vos tâches, mais vous pouvez également les filtrer pour n’afficher que les tâches que vous souhaitez voir. Dans un plan d’équipe, cela est utile pour voir uniquement les tâches qui vous sont assignées ou uniquement les tâches pour une étiquette spécifique.
Pour filtrer les tâches, cliquez sur «Filtrer» en haut à droite.
Cliquez sur l’un des noms de propriété pour choisir une valeur sur laquelle filtrer. Nous allons filtrer sur la valeur « Urgent » dans la propriété Priority.
Le plan affichera désormais uniquement les tâches dont la priorité est «Urgent».
Vous pouvez appliquer autant de filtres que vous le souhaitez en même temps, de sorte que vous pouvez filtrer pour les tâches urgentes avec une étiquette jaune attribuée à Jane et due la semaine prochaine par exemple.
Si les propriétés ne sont pas assez spécifiques, vous pouvez également filtrer sur des mots-clés dans les tâches.
Cela montrera n’importe quelle tâche qui a le mot-clé n’importe où dans le titre. Pour effacer le filtre, cliquez à nouveau sur «Filtre», puis sélectionnez le bouton «Effacer».
Plus il y a de tâches dans votre agenda, plus le filtrage devient utile.
Générez des statistiques sur votre plan
Si vous êtes un manager qui a besoin de rendre compte du travail de votre équipe, vous connaissez l’importance des statistiques. Le planificateur fournit des graphiques de base pour vous aider à comprendre l’état actuel de votre plan de manière à faciliter la création de rapports.
Pour accéder aux graphiques du planificateur, cliquez sur Graphiques en haut du plan.
Cela vous donne des représentations visuelles du plan tel qu’il se présente actuellement.
Il vous donne également une ventilation des tâches en fonction de la priorité et du cessionnaire plus bas dans la page. Ces graphiques sont utiles jusqu’à un certain point, mais ils ne sont pas particulièrement détaillés ou personnalisables. Pour cela, vous devez exporter votre plan vers Excel, où vous pouvez faire le graphique vous-même, ou brancher la feuille de calcul dans un outil comme Power BI pour tirer les statistiques pour vous.
Pour exporter le plan, cliquez sur les trois points en haut du plan, puis sélectionnez «Exporter le plan vers Excel».
Cela créera une feuille de calcul contenant un instantané des données sur le plan et les tâches, que vous pouvez utiliser pour créer des représentations visuelles de votre plan à l’aide de l’outil de votre choix.
Installez l’application mobile Planner
Si vous voulez pouvoir vérifier vos plans lors de vos déplacements, vous aurez besoin du Application mobile Planner. Microsoft a rendu très facile son obtention sans avoir à accéder à votre boutique d’applications; cliquez simplement sur le lien «Get The Planner App» en bas de la barre latérale.
Cela ouvrira un panneau où vous pourrez entrer votre numéro de téléphone. Microsoft enverra ensuite un lien de téléchargement vers l’App Store approprié. Si vous ne souhaitez pas utiliser votre numéro de téléphone (ou s’il s’agit d’une tablette sans numéro de téléphone), vous pouvez fournir une adresse e-mail à la place.
Installez l’application comme d’habitude et vous pourrez désormais garder un œil sur votre travail sans avoir à transporter un ordinateur portable avec vous.
