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5 fonctionnalités de Google Sheets à connaître

Vous connaissez probablement les bases de Google Sheets, mais l’offre de feuilles de calcul de Google propose de nombreuses fonctionnalités qui ne sont pas évidentes à première vue. Voici quelques-uns de nos choix favoris.

Bien sûr, vous connaissez probablement déjà certaines formules de base, comme SUM et MOYENNE. Et il est probable que vous ayez assez bien connu la barre d’outils, mais c’est assez étonnant de voir à quel point tout cela est profond. J’adore les feuilles de calcul, mais même à ce jour, je découvre encore de nouvelles astuces dans Google Sheets.

Importer des tableaux de données

Cela semble super ennuyeux, mais c’est en fait vraiment chouette. Si un site Web contient un tableau ou une liste d’informations dont vous souhaitez effectuer le suivi, vous pouvez utiliser la fonction ImportHTML pour essentiellement récupérer ces données et les coller dans une feuille de calcul. À partir de là, les données sont automatiquement mises à jour chaque fois que vous ouvrez la feuille de calcul (si des modifications ont été apportées à la table d’origine, bien sûr). La fonction ressemblerait à ceci:

=ImportHTML(“URL”, "table", 0)

L’URL est la page Web sur laquelle se trouvent les données, «table» est la façon dont les données sont affichées sur la page Web (vous pouvez également utiliser «liste» s’il s’agit d’une liste) et «0» représente la table que vous souhaitez import s’il y a plusieurs tables sur la page Web (0 est le premier, 1 est le second, et ainsi de suite).

Un exemple de cela serait de garder une trace des statistiques sportives pour une ligue fantastique. Vous pouvez importer diverses statistiques à partir d’un site comme Référence de baseball dans une feuille de calcul. Bien sûr, vous pouvez simplement ajouter le site à vos favoris, mais avec ImportHTML, vous pouvez personnaliser des éléments tels que les statistiques qui s’affichent exactement (en ajoutant Col1, Col4, etc. après le «0»), ainsi que récupérer des données d’autres tables sur un autre page Web et tout afficher dans une seule feuille de calcul.

Données de référence d’autres feuilles de calcul

Si vous avez plusieurs feuilles de calcul (ou plusieurs feuilles dans une feuille de calcul) qui sont toutes liées les unes aux autres d’une manière ou d’une autre, vous pouvez vous retrouver souvent à faire des va-et-vient entre elles. Il existe un moyen de rendre tout cela un peu plus facile.

Vous pouvez référencer des cellules à partir d’autres feuilles (ou d’une autre feuille de calcul entièrement). Par exemple, disons que conservez des registres de tout ce que vous dépensez en épicerie sur une seule feuille et que cette feuille contient également un montant total dépensé pour le mois. Et disons que vous avez une autre feuille qui vous donne un résumé de ce que vous dépensez chaque mois dans différentes catégories. Dans votre feuille récapitulative, vous pouvez faire référence à cette feuille d’épicerie et à la cellule spécifique qui contient le total. Chaque fois que vous mettez à jour la feuille d’origine, la valeur de la feuille récapitulative est mise à jour automatiquement.

La fonction ressemblerait à ceci:

=sheet1!B5

«Sheet1» serait le nom de la feuille avec les données que vous souhaitez référencer, et «B5» est la cellule que vous souhaitez référencer. Le point d’exclamation se situe entre les deux. Si vous souhaitez référencer des données à partir d’une feuille de calcul entièrement différente, vous utiliserez la fonction IMPORTRANGE, comme ceci:

=IMPORTRANGE("URL", "sheet1!B5")

L’URL est le lien vers l’autre feuille de calcul. Cela lie la cellule de cette feuille de calcul à la cellule dans laquelle vous entrez la formule ci-dessus. Chaque fois que la cellule est mise à jour avec une valeur différente, l’autre cellule est mise à jour avec elle. Comme le nom de la fonction l’indique, vous pouvez également référencer une plage de cellules, comme B5: C10.

Mise en forme conditionnelle

Cette fonctionnalité est un peu plus connue que certaines des autres que j’ai mentionnées, mais j’ai l’impression qu’elle n’est toujours pas aussi populaire qu’elle devrait l’être.

La mise en forme conditionnelle vous permet de modifier l’apparence d’une cellule en fonction des données qu’elle contient. Vous pouvez accéder à la fonctionnalité en cliquant sur «Format» dans la barre d’outils, puis en sélectionnant la commande «Mise en forme conditionnelle». Dans le volet qui s’ouvre à droite, vous pouvez configurer vos paramètres. Par exemple, vous pouvez rendre une cellule (ou des cellules) verte si le nombre qu’elles contiennent est supérieur à zéro.

Il y a aussi la fonction IF, qui ne fait pas techniquement partie de la fonctionnalité de formatage conditionnel, mais elle peut en quelque sorte la faire passer au niveau suivant. Cela vous permet de faire des choses comme ajouter une certaine valeur à une cellule distincte chaque fois que la valeur de la cellule active est un nombre particulier:

=IF(B4>=63,"35","0")

Donc, dans cet exemple, si la valeur de la cellule B4 est de 63 ou plus, vous pouvez automatiquement rendre la valeur de la cellule actuelle 35. Et puis afficher un 0 sinon. Bien sûr, ce n’est qu’un exemple, car vous pouvez en faire beaucoup plus.

Incorporer des feuilles de calcul sur un site Web

Si vous avez créé un calendrier ou une liste dans Google Sheets que vous souhaitez partager avec d’autres personnes, vous pouvez simplement partager le document réel avec eux en leur envoyant une invitation par e-mail à le consulter. Cependant, si vous avez besoin de le compléter avec d’autres informations figurant sur votre blog ou votre site Web, vous pouvez en fait intégrer des feuilles de calcul sur des pages Web.

Tout ce que vous avez à faire est de naviguer vers Fichier> Publier sur le Web. À partir de là, cliquez sur l’onglet «Incorporer», puis choisissez de publier la totalité de la feuille de calcul ou simplement une feuille spécifique. Après cela, copiez et collez simplement le code iFrame dans votre page Web.

Jouez avec les scripts

Pour tout ce que Google Sheets ne peut pas faire dès le départ, il existe généralement un script Google Apps que vous pouvez utiliser avec votre feuille de calcul pour faire à peu près tout se produire.

Nous avons déjà parlé des scripts Google Apps et vous pouvez faire beaucoup avec ce type de fonctionnalité. Vous explorez les modules complémentaires disponibles en accédant à Outils> Modules complémentaires, ou vous pouvez écrire vos propres scripts en sélectionnant l’éditeur de script dans le menu Outils.

Par exemple, j’ai un script personnalisé qui me permet d’appuyer sur un seul bouton pour ajouter instantanément des valeurs spécifiques aux valeurs existantes dans une poignée de cellules. Vous ne pouvez pas faire cela avec Google Sheets prêt à l’emploi, donc avoir l’éditeur de script ici donne à Google Sheets une bonne dose de stéroïdes.

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