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10 trucs et astuces pour Google Docs

Google Docs n’a pas le ruban encombré plein de fonctionnalités que vous trouverez dans Microsoft Office, mais il a quelques astuces utiles dans sa manche. Vous ne trouverez peut-être jamais ces fonctionnalités à moins de les rechercher.

La suite bureautique Web de Google a mûri au fil des ans et offre désormais tout, de l’accès hors ligne à la prise en charge des modules complémentaires tiers. Il s’agit toujours d’une suite bureautique facile à utiliser qui fonctionne partout avec d’excellentes fonctionnalités de collaboration en temps réel.

Activer l’accès hors ligne

Google Docs peut fonctionner hors connexion. Cela vous permet de créer de nouveaux documents, de continuer à travailler sur les documents actuels et même de simplement afficher vos documents lorsque vous n’avez pas de connexion Internet. Lorsque vous vous reconnecterez à Internet, vos modifications seront synchronisées en ligne.

Cette fonctionnalité nécessite Google Chrome, elle fonctionne donc sur Windows, Linux, Mac OS X et les Chromebooks. Pour configurer cela, ouvrez le site Web de Google Drive, cliquez sur le bouton d’engrenage dans le coin supérieur droit du site, puis cliquez sur Paramètres. Dans le volet Général, assurez-vous que l’option «Synchroniser votre travail sur cet ordinateur afin de pouvoir modifier hors connexion» est activée, puis cliquez sur Terminé. Pour utiliser Google Docs hors connexion, retournez simplement sur le site Web de Google Drive dans Chrome lorsque vous ne disposez pas d’une connexion Internet.

Collaborez en temps réel

Google Docs offre de meilleures fonctionnalités de collaboration que la version de bureau de Microsoft Office. Vous pouvez collaborer en temps réel et toutes les personnes ayant accès au document pourront le modifier à la fois. Vous verrez les curseurs d’autres personnes dans le document et pourrez les regarder taper en temps réel.

Cliquez sur Fichier> Partager pour commencer à partager le document. Vous pouvez inviter des personnes individuelles par leur adresse e-mail ou autoriser toute personne disposant d’un lien spécial vers le document à le modifier.

Le partage n’est pas seulement une question de modification – la fonction Partager peut vous permettre de partager un document avec une ou plusieurs personnes afin qu’elles puissent le visualiser. Ils auront toujours la copie la plus récente, donc cela peut être plus pratique que d’envoyer un fichier par e-mail. Vous pouvez également donner aux utilisateurs la possibilité de laisser des commentaires sur un document afin que vous puissiez obtenir leur contribution sans leur permettre de modifier votre document.

Publier un document

Google Docs vous permet de publier rapidement un document en ligne. Cliquez simplement sur Fichier> Publier sur le Web et cliquez sur le bouton Démarrer la publication. Vous recevrez un lien public vers le document sous forme publiée, afin que vous puissiez le partager avec d’autres personnes et les consulter. Vous n’êtes pas obligé d’héberger le document sur vos propres serveurs quelque part.

Cette fonction est distincte de la fonction de partage. Lorsqu’un document est publié, toute personne disposant du lien peut le consulter. Lorsqu’il est partagé, il ne peut être partagé qu’avec une poignée de personnes. Lorsque les utilisateurs accèdent à un document partagé, ils voient l’éditeur Google Docs. Lorsqu’ils accèdent à un document publié, ils voient le document comme une page Web typique.

Aller à Typo suivant / Typo précédent

Pour une correction rapide des erreurs, utilisez le raccourci clavier Ctrl + ‘pour passer à la faute de frappe suivante dans le document actuel et Ctrl +; pour aller à la faute de frappe précédente. Cela vous permet de corriger rapidement les fautes de frappe sans faire défiler le document actuel et rechercher ces soulignements rouges.

Google Docs a également récemment acquis une fonctionnalité de vérification orthographique qui vous permet de parcourir rapidement les problèmes d’un document actuel, une fonctionnalité qui lui manquait depuis longtemps – cliquez simplement sur Outils> Vérification orthographique pour l’utiliser.

Rechercher et insérer des liens

Google Docs intègre la puissance de la recherche Google pour vous aider à insérer facilement des liens dans votre document actuel. Plutôt que d’ouvrir un nouvel onglet de navigateur et de rechercher une page que vous souhaitez lier, vous pouvez effectuer une recherche directement à partir de la boîte de dialogue de lien. Pour ce faire, cliquez sur l’option Insérer> Lien. Tapez une recherche dans la boîte de dialogue et Google affichera les pages qui correspondent à votre recherche – cliquez sur une pour créer un lien vers l’adresse sélectionnée.

Configurez vos styles de texte

Plutôt que de formater manuellement chaque bit de texte de votre document, vous devez plutôt formater votre texte en utilisant des styles. Cela signifie que, plutôt que de définir tous vos titres sur une certaine taille de police et du texte en gras, vous devez simplement cliquer sur la case de style et les définir sur «Titre 1».

Vous pouvez également modifier facilement les paramètres de police utilisés pour différents styles. Tout d’abord, formatez du texte pour utiliser le type de mise en forme que vous souhaitez utiliser pour un style. Sélectionnez ce texte, cliquez sur la zone de style en haut de l’écran et cliquez sur la flèche à droite du style que vous souhaitez modifier. Cliquez sur l’option «Mettre à jour le nom du style» pour qu’il corresponde »et ce style utilisera désormais le type de formatage que vous avez sélectionné.

Pour enregistrer ces styles personnalisés et les utiliser dans d’autres documents, cliquez sur le menu Options en bas de la liste ici et sélectionnez « Enregistrer comme styles par défaut ».

Gérez votre dictionnaire personnel

Si Google Docs pense qu’un mot est une faute de frappe mais que vous savez qu’il est correct, vous pouvez cliquer avec le bouton droit sur le mot souligné et sélectionner Ajouter au dictionnaire personnel. Vous pouvez ensuite cliquer sur Outils> Dictionnaire personnel et modifier la liste de mots dans votre dictionnaire personnel. Si vous ajoutez accidentellement un mot mal orthographié à cette liste, vous devrez le supprimer d’ici avant que Google ne vous en avertisse à nouveau.

Cette option est une fonctionnalité assez récente – auparavant, Google Docs ne vous permettait pas de supprimer les mots que vous avez ajoutés à cette liste. Vous voudrez peut-être jeter un coup d’œil à la liste et vous assurer que vous n’avez pas accidentellement ajouté des mots incorrects à la liste dans le passé.

Copier et coller avec le Presse-papiers Web

Google Docs dispose d’une fonctionnalité de presse-papiers Web qu’il partage dans Google Docs, Sheets et Slides. Ce presse-papiers est associé à votre compte Google, il vous suivra donc sur tous les ordinateurs que vous utilisez. Contrairement au presse-papiers de votre système d’exploitation standard, le presse-papiers Web peut contenir plusieurs éléments. Le presse-papiers prend en charge le texte, les images, les dessins et d’autres bits de données provenant de documents Google.

Pour utiliser cette fonctionnalité, sélectionnez du texte, cliquez sur Modifier, utilisez le menu Presse-papiers Web. C’est le meilleur moyen de copier certains types de données, tels que des dessins, entre différents types de documents Google. Les éléments que vous enregistrez dans votre presse-papiers Web seront effacés après 30 jours si vous n’interagissez pas avec eux.

Utilisez l’outil de recherche

Google Docs contient une barre latérale conçue pour la recherche – ouvrez-la en cliquant sur Outils> Recherche. Cette barre latérale vous permet de rechercher des images, des citations et des résultats Web afin que vous puissiez facilement les insérer dans un document. Il permet également de rechercher facilement des études universitaires et d’insérer rapidement les notes de bas de page ou les citations appropriées pour les formats de citation MLA, APA ou Chicago. Vous pouvez également insérer rapidement des citations dans les résultats Web – cela peut être un moyen facile de créer une bibliographie pour un article scolaire.

Installer des modules complémentaires

Les modules complémentaires sont une fonctionnalité relativement nouvelle. Il s’agit de logiciels tiers créés avec Google Apps Script. Vous pouvez les installer en cliquant sur Outils> Gérer les modules complémentaires. Ils peuvent ensuite être utilisés à partir du menu Modules complémentaires.

Par exemple, vous pouvez installer un module complémentaire Thesaurus qui vous permet de sélectionner n’importe quel mot et de cliquer sur Modules complémentaires> Thesaurus> Rechercher des synonymes pour le mot sélectionné pour afficher les synonymes lors de la rédaction d’un document. D’autres modules complémentaires incluent un créateur de bibliographie facile, un outil de création de diagrammes et un générateur de table des matières.

Google Docs a également plus d’astuces dans sa manche. Le menu Fichier> Télécharger en tant que est particulièrement utile, vous permettant de télécharger votre document dans de nombreux formats différents. Vous pouvez le télécharger au format PDF ou Microsoft Office si vous devez envoyer ou envoyer le document par courrier électronique dans un format de fichier spécifique.

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